ไม่ว่าจะเป็นบริษัท หน่วยงานภาครัฐ หรือผู้ใช้ทั่วไป ความต้องการในการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลระยะยาวเป็นเวลาหลายปี หลายสิบปี หรือหลายร้อยปี มาตรฐาน PDF/A เป็นตัวเลือกประเภทไฟล์ที่เหมาะสมที่สุดในการใช้งานในปัจจุบัน
PDF/Aเป็นรูปแบบเอกสารจัดเก็บถาวรที่พัฒนาจาก PDF มีวิธีการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้คงลักษณะการแสดงผลเดิมไว้ได้ตลอดเวลา โดยไม่ขึ้นกับเครื่องมือหรือระบบที่ใช้สร้าง จัดเก็บ และเปิดใช้งานไฟล์ PDF/A ได้รับการประกาศให้เป็นมาตรฐาน ISO ในปี 2005 และได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ เทคโนโลยีใหม่ และมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง
สถาบันหลายแห่งทั่วโลกแนะนำหรือกำหนดให้ต้องใช้ PDF/A โดยเฉพาะ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการจัดการเอกสาร
ทำไมการจัดเก็บระยะยาวจึงสำคัญ
เมื่อปริมาณข้อมูลเติบโตแบบก้าวกระโดดและเพิ่มความเร็วอย่างต่อเนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศแนวโน้มใหม่ ๆ การจัดเก็บเอกสารดิจิทัล จึงมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ เป้าหมายของการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวและการสามารถเข้าถึงได้เมื่อต้องการถือเป็นสิ่งจำเป็น
ทุกวันนี้ ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถเปิดเอกสารทั้งหมดที่เราเคยสร้างหรือได้รับเมื่อ 20 ปีก่อนหรือมากกว่านั้นได้ เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เรามีอยู่ในปัจจุบันไม่สามารถอ่านเอกสารจำนวนมากที่สร้างขึ้นในสมัยนั้นได้ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีทำให้ไม่มีความเข้ากันได้ของรูปแบบไฟล์อีกต่อไป
แนวทางในการแก้ไขปัญหานี้คือชุดของมาตรการที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า:
- การคงอยู่ของระเบียนในคลังเอกสารดิจิทัลบนสื่อใหม่ รวมถึง
- การแสดงผลที่เชื่อถือได้อย่างต่อเนื่องด้วยรูปแบบดิจิทัลที่เหมาะสม (ไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์มและแม้จะผ่านเวลานานก็ตาม)
การจัดการเนื้อหาดิจิทัลทำได้มีประสิทธิภาพมากกว่าสำเนาเอกสารกระดาษ เช่นเดียวกับขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างเอกสารคือการจัดเก็บ จุดเด่นของการจัดเก็บแบบดิจิทัลคือช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มความเชื่อถือได้ ความปลอดภัย และเพิ่มความสามารถในการค้นหาข้อมูลภายในเอกสารได้อย่างมาก
ทำไมต้องใช้ PDF/A แทนที่จะเป็น PDF ปกติ
PDF ที่เราใช้กันทุกวันสามารถฝังองค์ประกอบทั้งหมดของเอกสารไว้ในตัวเองได้ เช่น ฟอนต์และรูปภาพ วัตถุ 3 มิติ เสียง และวิดีโอ แต่ใน PDF/A ห้ามใช้คอนเทนต์แบบโต้ตอบหรือทำงานอัตโนมัติ
คลังเอกสารต้องการมาตรฐานที่เข้มงวดกว่ามาก เนื้อหาต้องถูกแสดงผลเหมือนเดิมทุกครั้งภายใต้ทุกเงื่อนไข อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก PDF มีการใช้งานแพร่หลายและเข้าถึงได้ง่าย การเลือกใช้ PDF เพื่อสร้างมาตรฐานการจัดเก็บระยะยาวสำหรับเอกสารดิจิทัลจึงเป็นตัวเลือกที่ชัดเจน
พูดแบบง่ายที่สุด PDF/A คือ PDF ที่ห้ามใช้ฟังก์ชันบางอย่างซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดเก็บระยะยาว ไฟล์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่รับประกันการแสดงผลซ้ำได้อย่างเชื่อถือได้ นั่นคือไฟล์ต้อง สอดคล้องตามมาตรฐาน PDF/Aให้กับเอกสารของคุณ
ซึ่งหมายความว่าเพื่อให้ PDF พร้อมสำหรับการจัดเก็บระยะยาว ต้องมีการเตรียมการบางอย่าง ได้แก่:
- ต้องฝังฟอนต์ที่จำเป็นทั้งหมดไว้ใน PDF
- ห้ามฝังข้อมูลวิดีโอและเสียง
- ไฟล์ต้องไม่มีการอ้างอิงไปยังคอนเทนต์ภายนอก
- ห้ามเข้ารหัสไฟล์ด้วยรหัสผ่าน เนื่องจากต้องสามารถเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดได้ตลอดเวลา
- และซอฟต์แวร์ต้องใช้รูปแบบ XMP สำหรับข้อมูลเมตาดาทา เป็นต้น
ในการใช้งานจริง มีการใช้รูปแบบดิจิทัลหลายประเภทในการจัดเก็บเอกสาร อย่างไรก็ตาม รูปแบบดิจิทัลที่แนะนำสำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาวคือ PDF/A
รูปแบบ PDF/A ต้องไม่ขึ้นกับอุปกรณ์/ซอฟต์แวร์/เวอร์ชัน ต้องเป็นไฟล์แบบสมบูรณ์ในตัวเอง มีการอธิบายโครงสร้างในตัวเอง และมีความโปร่งใส (วิเคราะห์และเข้าใจโครงสร้างได้ง่าย) รูปแบบนี้ทำให้การแสดงผล การพิมพ์ และการแลกเปลี่ยนเอกสารเป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งมีความสำคัญมากเพราะช่วยรับประกันว่าไฟล์ PDF ในคลังเอกสารของคุณมีคุณสมบัติด้านเทคนิคที่เหมาะสม
เหตุผลที่ควรใช้ PDF/A
นอกจากความสามารถในการจัดเก็บเอกสารระยะยาวแล้ว นี่ยังเป็นเหตุผลดี ๆ บางประการที่ควรพิจารณาใช้มาตรฐาน PDF/A:
- การค้นหาข้อความทั้งหมด: PDF/A ช่วยให้คุณค้นหาและเข้าถึงข้อมูลเฉพาะภายในชุดข้อมูลได้ เมื่อต้องทำงานกับเอกสารสแกน มาตรฐานนี้รองรับข้อความที่ค้นหาได้ซึ่งสร้างขึ้นด้วย OCR การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)
- นำเนื้อหาไปใช้ซ้ำ: PDF/A ระดับความสอดคล้องแบบ A ช่วยให้การนำเนื้อหาไปใช้ซ้ำทำได้ง่ายขึ้น ไฟล์ประเภทนี้แปลงเป็นรูปแบบอื่นได้ง่ายมาก
- เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย: PDF/A เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับเอกสารลงลายมือชื่อดิจิทัล เอกสาร PDF/A สามารถลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยเทคโนโลยีล่าสุดได้เสมอ
- PDF/A ร่วมกับมาตรฐานอื่น: PDF/A มีความเกี่ยวข้องใกล้ชิดกับมาตรฐาน PDF อื่น ๆ ของ ISO
- มาตรฐาน PDF/A แบบหลายส่วน ช่วยมอบความยืดหยุ่นให้ผู้ใช้อย่างมาก
- ไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์ม: PDF/A ไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์ม
- PDF/A ประหยัดพื้นที่: โดยทั่วไปเอกสาร PDF/A จะมีขนาดเล็กกว่าเนื่องจากใช้ขั้นตอนการบีบอัดที่มีประสิทธิภาพ
- PDF/A ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลาย: PDF/A เป็นมาตรฐานที่ได้รับการแนะนำหรือกำหนดใช้ตามกฎหมายสำหรับการเก็บถาวรระยะยาวแล้วในหน่วยงานภาครัฐและองค์กรต่างๆ ทั่วยุโรปและเอเชีย ในทวีปอเมริกาเหนือก็มีคำแนะนำลักษณะเดียวกันนี้ในด้านตุลาการและห้องสมุด ความต้องการใช้มาตรฐานนี้กำลังเติบโตอย่างต่อเนื่อง
แล้วการตรวจสอบความถูกต้องของ PDF/A ล่ะ จำเป็นไหม?
เนื่องจากไม่สามารถบอกได้ง่ายเสมอไปว่าไฟล์ PDF ที่มีอยู่เดิมตรงตามมาตรฐาน PDF/A ของ ISO จริงหรือไม่ จึงควรทำการตรวจสอบความถูกต้อง (validation) เพื่อวิเคราะห์ทุกส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสารของคุณ
ควรทำเมื่อไร?
- ไฟล์ PDF/A ควรได้รับการตรวจสอบความถูกต้องทันทีหลังสร้างเสร็จ เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการแปลงสำเร็จสมบูรณ์
- หากมีการรับหรือส่งไฟล์ PDF/A ก็ควรตรวจสอบความถูกต้องเช่นกัน
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนจัดเก็บไว้ในคลังเอกสารดิจิทัลเสมอ
จะตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ PDF/A ได้อย่างไร?
คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบ PDF/A เพื่อยืนยันว่าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ PDF/A จริงๆ เครื่องมือตรวจสอบออนไลน์เหล่านี้จะตรวจว่าได้ปฏิบัติตามองค์ประกอบทั้งหมดของมาตรฐานแล้วหรือไม่
ไฟล์ PDF/A ที่สร้างด้วยเครื่องมือออนไลน์ฟรีของเรา เป็นไปตามมาตรฐาน ISO และยังผ่านการทดสอบ Vera PDFอีกด้วย Vera PDF เป็นเครื่องมือตรวจสอบรูปแบบไฟล์แบบโอเพ่นซอร์สที่รองรับ PDF/A ทุกพาร์ตและทุกระดับความสอดคล้อง
แปลง PDF เป็น PDF/A ออนไลน์
คุณสามารถดำเนินการแปลงเป็น PDF/A ได้อย่างสะดวกด้วยตัวแปลง PDF/A ออนไลน์ ซึ่งจะแปลง PDF ให้เป็นไฟล์ PDF/A ที่เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ได้ภายในไม่กี่วินาที
ในฐานะ ผู้ใช้ Premiumคุณสามารถ แปลง PDF เป็น PDF/A ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย ด้วยเครื่องมือแปลงเป็น PDF/A ตัวใหม่ของเรา!
ยังไม่ได้เป็นผู้ใช้ Premium ใช่ไหม? PDF2Go มีโซลูชันการแปลง PDF ที่มีประสิทธิภาพให้คุณ ใช้เก็บรักษาเอกสารของคุณในระยะยาว และจัดการไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดาย อัปเกรดเป็น Premium
