PDF/A - দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভিংয়ের জন্য ISO মান

কোম্পানি, সরকারি সংস্থা বা ব্যক্তিগত ব্যবহারকারী - যেই হোক না কেন, ডিজিটাল তথ্য দীর্ঘ সময়ের জন্য (কয়েক বছর, দশক বা শতাব্দী ধরে) সংরক্ষণের প্রয়োজনীয়তা PDF/A মানকে আজ ব্যবহারের জন্য অগ্রাধিকারযোগ্য ফাইল ফরম্যাটে পরিণত করেছে।

PDF/APDF-এর উপর ভিত্তি করে তৈরি একটি আর্কাইভিং ফরম্যাট, যা এমনভাবে ইলেকট্রনিক নথি উপস্থাপনের ব্যবস্থা দেয়, যা সময়ের সাথে সাথে তাদের ভিজ্যুয়াল রূপ সংরক্ষণ করে, এবং যা ফাইল তৈরি, সংরক্ষণ ও পুনরুৎপাদনের জন্য ব্যবহৃত টুল ও সিস্টেমের ওপর নির্ভরশীল নয়। PDF/A 2005 সালে ISO মান হিসেবে প্রকাশিত হয়। তারপর থেকে এটি ব্যবসায়িক প্রয়োজন, নতুন প্রযুক্তি ও মানদণ্ডের সাথে সামঞ্জস্য রাখতে ধারাবাহিকভাবে উন্নত হচ্ছে।

বিশ্বজুড়ে অনেক প্রতিষ্ঠান PDF/A ব্যবহারের সুপারিশ করে বা স্পষ্টভাবে এই মানের ব্যবহারকে বাধ্যতামূলক করে, যা নথি ব্যবস্থাপনায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভিং গুরুত্বপূর্ণ কেন?

তথ্যের পরিমাণ সূচকীয় হারে বাড়ছে, নতুন তথ্য প্রযুক্তি প্রবণতায় এই গতি আরও বাড়ছে - ডিজিটাল আর্কাইভিং ক্রমেই আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠছে। দীর্ঘ সময় ধরে তথ্য সংরক্ষণ ও প্রয়োজনের সময় এগুলোর অ্যাক্সেস নিশ্চিত করা এখন অপরিহার্য হিসেবে বিবেচিত।

আজ, উদাহরণস্বরূপ, আমরা ২০ বা তারও বেশি বছর আগে তৈরি বা প্রাপ্ত সব নথি আর খুলতে পারি না। আমাদের বর্তমান সফটওয়্যার টুল দিয়ে তখন তৈরি করা অনেক নথি আর ব্যাখ্যা করা যায় না। প্রযুক্তিগত পরিবর্তনের কারণে ফরম্যাট সামঞ্জস্যতা আর আগের মতো নেই।

এই চ্যালেঞ্জ কাটিয়ে ওঠার সমাধান হলো এমন কিছু ব্যবস্থা নেওয়া, যা নিশ্চিত করবে:

• নতুন মাধ্যমেও ডিজিটাল আর্কাইভ রেকর্ডগুলোর ধারাবাহিকতা, এবং একই সঙ্গে
• উপযুক্ত ডিজিটাল ফরম্যাট ব্যবহার করে নির্ভরযোগ্য উপস্থাপনার ধারাবাহিকতা (প্ল্যাটফর্ম নির্বিশেষে এবং দীর্ঘ সময় পরেও)।

হার্ড কপির তুলনায় ডিজিটাল কনটেন্ট ব্যবহারে পরিবর্তন আনা অনেক বেশি কার্যকরী। নথি তৈরির শেষ ধাপ হিসেবে আর্কাইভিংয়ের ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। ডিজিটাল আর্কাইভিংয়ের সুবিধা হলো কম খরচ, বেশি নির্ভরযোগ্যতা, নিরাপত্তা এবং নথিতে থাকা তথ্যের উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত অনুসন্ধানযোগ্যতা।

কেন শুধু PDF নয়, PDF/A?

আমরা প্রতিদিন যে PDF ব্যবহার করি, সেটি নথির সব উপাদান যেমন ফন্ট ও ছবি, 3D অবজেক্ট, অডিও এবং ভিডিও নিজের মধ্যে এম্বেড করতে পারে। PDF/A-তে সক্রিয় কনটেন্ট নিষিদ্ধ।

ডকুমেন্ট আর্কাইভের জন্য মানদণ্ড অনেক বেশি কঠোর। সব অবস্থায় কনটেন্টকে সবসময় একদম একইভাবে দেখাতে হবে। তবে সহজলভ্যতা ও ব্যাপক গ্রহণযোগ্যতার কারণে ডিজিটাল নথির আর্কাইভিং মানদণ্ড তৈরির জন্য PDF-কে বেছে নেওয়া স্বাভাবিক পছন্দ ছিল।

সহজ কথায়, PDF/A হলো এমন একটি PDF, যা দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভিংয়ে বাধা হতে পারে এমন কিছু ফাংশন নিষিদ্ধ করে। ফাইলকে এমন কিছু শর্ত পূরণ করতে হয়, যা নির্ভরযোগ্য পুনরুৎপাদন নিশ্চিত করে। অর্থাৎ এটি হতে হবে - PDF/A অনুবর্তীবাড়ানোর বিষয়।

এর মানে হলো, PDF-কে দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভের জন্য প্রস্তুত করতে কিছু সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে:

• প্রয়োজনীয় সব ফন্ট অবশ্যই PDF-এর ভেতর এম্বেড থাকতে হবে
• এম্বেড করা ভিডিও এবং অডিও ডেটা নিষিদ্ধ
• ফাইলে বাইরের কনটেন্টের কোনো রেফারেন্স থাকা যাবে না
• ফাইল পাসওয়ার্ড দিয়ে এনক্রিপ্ট করা যাবে না, কারণ সব কনটেন্ট সবসময় সম্পূর্ণভাবে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকতে হবে
• এবং সফটওয়্যারকে মেটাডেটার জন্য XMP ফরম্যাটও ব্যবহার করতে হবে, ইত্যাদি।

বাস্তবে নথি আর্কাইভ করার জন্য একাধিক ডিজিটাল ফরম্যাট ব্যবহার করা হয়। তবুও, দীর্ঘমেয়াদি নথি সংরক্ষণের জন্য সুপারিশকৃত ডিজিটাল ফরম্যাট হলো PDF/A।

PDF/A ফরম্যাটে হতে হবে ডিভাইস-, সফটওয়্যার- ও ভার্সন-স্বাধীন, স্বনির্ভর, স্ব-নথিভুক্ত এবং স্বচ্ছ (সহজে বিশ্লেষণযোগ্য ও কাঠামোগতভাবে বোধগম্য)। এটি নথি দেখা, প্রিন্ট এবং আদান-প্রদানকে মানসম্মত করে, যা আপনার আর্কাইভে প্রযুক্তিগতভাবে গ্রহণযোগ্য PDF নিশ্চিত করার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

PDF/A ব্যবহারের কারণ

নথি দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভ করার সুবিধা ছাড়াও, PDF/A মান ব্যবহার করার আরও কিছু ভালো কারণ রয়েছে:

• সম্পূর্ণ টেক্সট অনুসন্ধান: PDF/A আপনাকে নির্দিষ্ট কোনো ডেটা সেটের ভেতরে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে বের করতে ও তাতে অ্যাক্সেস পেতে সহায়তা করে। স্ক্যান করা নথির ক্ষেত্রে, এই মান OCR - অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) এর মাধ্যমে তৈরি অনুসন্ধানযোগ্য টেক্সটকে অনুমোদন করে।
• কনটেন্ট পুনরায় ব্যবহার: PDF/A Conformance Level A কনটেন্ট পুনরায় ব্যবহারকে সহজ করে। এ ধরনের ফাইল অন্য ফরম্যাটে রূপান্তর করা খুবই সহজ।
• আইনগতভাবে বাধ্যতামূলক নথি: ডিজিটালি স্বাক্ষরিত নথির জন্য PDF/A একটি চমৎকার বিকল্প। PDF/A নথিগুলো সবসময় সর্বশেষ প্রযুক্তি ব্যবহার করে ডিজিটাল সিগনেচার করা যায়।
• অন্যান্য মানের সাথে PDF/A: PDF/A ISO-র অন্যান্য PDF মানের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত।
• একাধিক অংশবিশিষ্ট PDF/A মান ব্যবহারকারীদের জন্য অনেক বেশি নমনীয়তা প্রদান করে।
• প্ল্যাটফর্ম-স্বাধীন: PDF/A প্ল্যাটফর্ম-স্বাধীন।
• স্থান সাশ্রয়ী PDF/A: দক্ষ কমপ্রেশন অ্যালগরিদম ব্যবহারের ফলে PDF/A নথি সাধারণত আকারে ছোট হয়।
• PDF/A ব্যাপকভাবে গৃহীত: ইউরোপ এবং এশিয়ার বেশ কয়েকটি সরকার ও সংস্থায় দীর্ঘমেয়াদি আর্কাইভিংয়ের জন্য PDF/A ইতিমধ্যেই সুপারিশকৃত বা প্রয়োজনীয় এবং আইনি ভাবে নির্ধারিত। উত্তর আমেরিকায়, বিচারব্যবস্থা ও লাইব্রেরি খাতে এ ধরনের সুপারিশ রয়েছে। এই মানের চাহিদা ক্রমাগত বাড়ছে।

PDF/A ভ্যালিডেশন সম্পর্কে কী - এটা কি প্রয়োজন?

কারণ সব সময় বোঝা সহজ নয় যে কোনো বিদ্যমান PDF ফাইল আসলে ISO-র PDF/A মান পূরণ করছে কি না, তাই আপনার ডকুমেন্টের সব প্রাসঙ্গিক অংশ পরীক্ষা করে এমন একটি ভ্যালিডেশন চেক করা উত্তম।

কখন এটি করা উচিত?

• একটি PDF/A ফাইল তৈরি হওয়ার পরই সঙ্গে সঙ্গে ভ্যালিডেট করা উচিত, যাতে নিশ্চিত হওয়া যায় যে প্রক্রিয়াটি সফলভাবে সম্পন্ন হয়েছে।
• PDF/A ফাইল গ্রহণ বা পাঠানোর ক্ষেত্রেও ভ্যালিডেশন করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
• ডিজিটাল আর্কাইভে সংরক্ষণের আগে অবশ্যই ডেটা ভ্যালিডেট করে নিন।

PDF/A ফাইল কীভাবে ভ্যালিডেট করবেন?

কোনো ফাইল আসলেই PDF/A কিনা তা নিশ্চিত করতে PDF/A ভ্যালিডেটর ব্যবহার করা যায়। এগুলো অনলাইন টুল, যা যাচাই করে দেখে মানের সব উপাদান পূরণ হয়েছে কিনা।

আমাদের ফ্রি অনলাইন টুল দিয়ে তৈরি করা PDF/A ফাইলগুলো ISO-সম্মত এবং এগুলো পাস করে Vera PDF ভ্যালিডেশন। Vera PDF একটি ওপেন সোর্স ফাইল-ফরম্যাট ভ্যালিডেটর, যা সব PDF/A অংশ এবং কনফরম্যান্স লেভেল কভার করে।

অনলাইনে PDF থেকে PDF/A-এ রূপান্তর করুন

PDF/A কনভার্সন প্রক্রিয়াটি সহজেই সম্পন্ন করা যায় একটি অনলাইন PDF/A কনভার্টার ব্যবহার করে, যা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে PDF-কে ISO-সম্মত PDF/A ফাইলে রূপান্তর করতে পারে।

একজন প্রিমিয়াম ব্যবহারকারীহিসেবে, আপনি সহজেই অনলাইনে PDF থেকে PDF/A-এ রূপান্তর করতে পারেন আমাদের নতুন PDF/A কনভার্সন টুল ব্যবহার করে!

এখনও প্রিমিয়াম ব্যবহারকারী নন? PDF2Go আপনাকে কার্যকর PDF কনভার্সন সমাধান দেয়! আপনার ডকুমেন্ট দীর্ঘ সময়ের জন্য সংরক্ষণ করুন। সহজেই আপনার PDF ফাইল ম্যানেজ করুন। প্রিমিয়াম ব্যবহার করুন!