Ero ti ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀ ti wà fún ọ̀pọ̀ ọdún bayii. Bí ó tilẹ̀ jẹ́ pé a ní àwọn ìmọ̀-ẹrọ tó dín lílo ìwé kù àti pé a ti ń rí àǹfààní rẹ̀, ìlọsíwájú kò tíì yára tó. Àwọn dìjítàlì dọ́kúméńtì bí PDFs wà lórí gbogbo irú ẹ̀rọ. Ṣùgbọ́n lílo ìwé ṣi ń wọ́pọ̀ gan.
Ohun tí gbogbo ilé-iṣẹ́ ń wá ni bí wọ́n ṣe lè mú iṣẹ́ wọn rọrùn, fi àkókò pamọ́, dín ináwó kù, kí wọ́n sì túnbọ̀ mú dídára iṣẹ́ tí wọ́n ń pèsè pọ̀ si. Ọ̀pọ̀ ilé-iṣẹ́ ti gbé àìlékọpọ́rọ̀ sórí ìpele tó ga jù, wọ́n sì ti fi hàn pé ọ̀nà yìí dára jù lọ ní ọ̀nà púpọ̀.
Yípadà sí ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀ kì í ṣòro tó bí ó ṣe lè hàn. Èyí ni ìdí tí yíyípadà sí ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀ ṣe jẹ́ ọ̀nà tó munadoko gan-an láti ṣe àtúnṣe ilé-iṣẹ́ kí o sì túnbọ̀ ṣe àtúnṣe lórí gbogbo ìlànà rẹ̀.
Dijítàlíséṣọ̀ ni àkànṣe ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀
Àwọn ìdí tí ilé-iṣẹ́ fi ń dijítàlísé àwọn ètò àti ìlànà rẹ̀ lè yàtọ̀ síra, ṣùgbọ́n ohun tí wọ́n ní lápapọ̀ ni pé ó ṣe pàtàkì láti rò nípa ilé-iṣẹ́ ọ̀la. Ìlọsíwájú kíákíá nípa imọ̀-èlétòọ́nisí ń rọrùn iṣẹ́ ojoojúmọ́ ilé-iṣẹ́, ó sì ń jẹ́ kí wọ́n fipamọ́ owó. Fífi owó sí dijítàlíséṣọ̀ ilé-iṣẹ́ túmọ̀ sí fífi owó sí ipamọ́ ìyè rẹ̀ àti ìdíje rẹ̀ lórí ọjà.
Ilé-iṣẹ́ máa ń jẹ́ olùdíje dáadáa nígbà tí ìrìnàjò àlàyé láàrín àwọn alábàáṣiṣẹ́ bá yara, tí ó sì lágbára. Dijítàlíséṣọ̀ iṣẹ́ ń mú kí iṣẹ́ rọrùn, ó ń dá ànfààní sílẹ̀ fún ìmọ̀ràn tuntun, ó ń yí ìṣìṣe ojoojúmọ́ padà, ó sì ń mú lílo ọ̀pọ̀ ètò inú ilé-iṣẹ́ rọrùn.
Àwọn ìdí mẹ́fà tó fi tọ́ ilé-iṣẹ́ lára láti kọ́kọ́kọ́ ìwé sílẹ̀
1. Aàbò
Yíyàn láti pa gbogbo dọ́kúméńtì sílẹ̀ gẹ́gẹ́ bí ìwé túmọ̀ sí fífi owó sílẹ̀ sínú àpótí tí a ti dì mó́lẹ̀ àti àkáǹṣe àfipamọ́. Ó ṣe dandan láti ní àwọn òfin ìparun dọ́kúméńtì láti dá àṣírí wọn bó. Bí ó tilẹ̀ rí bẹ́ẹ̀, a kò lè ní ìdánilójú pipe pé ààbò àti àṣírí dọ́kúméńtì yóò dáa patapata.
Àwọn ìlànà tó dá lórí ìwé ń dá àbáwọ́n ààbò tó lágbára kalẹ̀. Bí a kò bá ní àfẹẹ́dá dìjítàlì, ilé-iṣẹ́ máa ń ṣì wà lára ewu ìjàmbá àlàyé, ìpadànù, jíjẹ́ ji tàbí ìbàjẹ́ nítorí àjálù. Ewu ìpadànù àlàyé lè ní ìpa búburú lórí bí ilé-iṣẹ́ ṣe ń bá a lọ láìdákẹ́.
Sọ́fụ́wẹ́à àbójútó ilé-iṣẹ́ ń dá àṣírí bó pẹ̀lú lílo ààbò imọ̀-ẹrọ tó ga. Ó jẹ́ ọ̀nà láti yàgò fún àwọn ewu tó lè dá ìlànà iṣẹ́ rú.
2. Ìmúdára ìlànà ìṣèjọba ilé-iṣẹ́
Pẹ̀lú ìrànlọ́wọ́ sọ́fụ́wẹ́à àbójútó ilé-iṣẹ́, àwọn oṣiṣẹ́ lè wo, fọwọ́sí àti rán àlàyé lọ pẹ̀lú tẹ̀ẹ́ kan ṣoṣo. Èyí ń yara ìlànà rira, fífi ìwé àdéhùn sílẹ̀, awin, ìròyìn ináwó, bẹ́ẹ̀ bẹ́ẹ̀ lọ.
Bakannáà, àwọn oṣiṣẹ́ lè ṣiṣẹ́ pọ̀ lórí àwọn iṣẹ́ nípa lílo dọ́kúméńtì kan naa ní àkókò kan. Iṣẹ́ máa parí kíákíá, a sì lè gba ìfèsì lẹ́sẹ̀kẹsẹ̀. Ní afiwe pẹ̀lú ìlànà dìjítàlì, àwọn ìlànà tó dá lórí ìwé ń gba àkókò púpọ̀, wọ́n sì ní ìpa búburú lórí àgbára ilé-iṣẹ́: wọ́n ń dí àwọn tó ń ṣiṣẹ́ pẹ̀lú ìmọ̀ láyè kúrò nínú iṣẹ́ tó munadoko jùlọ.
3. Ìròrùn ìbànúṣọ̀mọ́ sí dọ́kúméńtì
Lẹ́yìn tí a bá ti dijítàlísé gbogbo dọ́kúméńtì, a lè yan ẹni tí yóò ní àyè láti rí i àti lo ó àti ẹni tí kò ní ìwọlé. Ọ̀pọ̀ ènìyàn lè wọlé sí dọ́kúméńtì kan naa lọ́kàn-ò-jọ̀-ọ́. Gbogbo wọn máa rí àtúnyẹ̀wò tuntun jùlọ ti dọ́kúméńtì náà. Gbogbo àtúnṣe dọ́kúméńtì ni a ń forúkọsílẹ̀ sínú ìkànsí iṣẹ́, nítorí náà ó hàn gbangba ní gbogbo àkókò ẹni tí ṣe ohun tí. Ànfààní mìíràn tó wà nínú iṣẹ́ dìjítàlì ni àfẹẹ́dá àlàyé.
Ní àfikún sí i, a lè wọlé sí àwọn dọ́kúméńtì dìjítàlì láti ibikíbi: kò ṣe dandan mọ́ láti wà ní ọfiisi gan-an. Ní àkókò kan naa, ìlànà iṣẹ́ kì yóò dá rú. Ní àkókò òní tí ìmúlò ojútùú ọlọ́gbọ́n àti ọfiisi ilé ti ń pọ̀ sí i, ànfààní láti lè wọlé sí dọ́kúméńtì jẹ́ pàtàkì gan.
4. Ìna owó kékèké
Àwọn ilé-iṣẹ́ tó fẹ́ dín ináwó kù tí wọ́n sì fẹ́ tẹ̀síwájú láti jẹ́ aláèrè àti alágbára ń yí padà sí ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀. Dọ́kúméńtì ìwé ń jẹ owó púpọ̀, ó sì ń di àìdáradára síi bí ìmọ̀ ẹrọ àìlékọpọ́rọ̀ ṣe ń pọ̀ si, tí ó sì rọrùn láti lo.
Nípa yíyọ ìwé kúrò, kò sí dandan mọ́ láti bójú tó pínítà, rà tónà (àti ìwé), tàbí gbàwọ́ àwọn oṣiṣẹ́ fún ìtójú àfipamọ́. Kò sí ìdí láti ra tàbí yá àyè àfipamọ́. Àyè tí yóò ṣí silẹ̀ nípa yíyọ apò dọ́kúméńtì lórí ṣéèlì lè lò fún fífi ọfiisi gbooro síi tàbí kí ó ràn lówó láti dá àyè iṣẹ́ tó rọrùn, tí kò sì kún fún nǹkan, sílẹ̀.
5. Ìtẹ́lọ́rùn oníbàárà
Nígbà tí a bá ti dijítàlísé dọ́kúméńtì, oníbàárà kì í ní dúró pẹ́ kí wọ́n tó gba àlàyé tí wọ́n nílò. Pẹ̀lú tẹ̀ẹ́ kan ṣoṣo, àwọn oṣiṣẹ́ lè rí ohun gbogbo tí wọ́n ń wá ní ríròrùn, ní kíákíá. Kò sí dandan mọ́ láti na àkókò nípa wá kiri nínú àfipamọ́ ìwé.
Ó ṣeé ṣe láti bá oníbàárà sọ̀rọ̀ nípa ojú ọ̀nà dìjítàlì, kí a sì rán ìlànà tí wọ́n nílò sí wọn nípasẹ̀ imeèlì. Lo ìwé owó imeèlì láti yara ìlànà sísànwó. Yàtọ̀ sí pé ó yara, ó sì munadoko gẹ́gẹ́ bí ọ̀nà ìbánisọ̀rọ̀, a tún lè fi imeèlì pamọ́ gẹ́gẹ́ bí dọ́kúméńtì míì, èyí tí yóò mú kí ìtẹ̀síwájú ìtàn rọrùn láti wá.
Nípa ìbánisọ̀rọ̀ dìjítàlì, o tún lè lo sọ́fụ́wẹ́à ìṣírò owó itanna láti rán ìwé ìsanwó àti ìrísí-gbà owó taara sí oníbàárà. Èyí tún máa yọ ináwó fífọ ìwé kúrò nínú ilé-iṣẹ́ rẹ.
6. Ìtọ́jú ayé
A ń jẹ́ ìwé iṣẹ́ ní ìwọn púpọ̀ gan-an káàkiri ayé lóde òní. Iwọn lílo tó ga kì í ṣe pé ó jẹ́ ináwó ńlá fún ilé-iṣẹ́ nìkan, ó tún ń fa ìbànújẹ láti ojú-ọ̀nà ìtọ́jú ayé.
Gẹ́gẹ́ bí Statista ṣe sọ: "The global consumption of paper and board amounted to an estimated 399 million metric tons in 2020. It is expected that demand will increase steadily over the next decade, reaching approximately 461 million metric tons in 2030."
Ìmòye nípa bí ènìyàn ṣe ń kan ayé ń lágbára sí i lóde òní, gbogbo ìgbésẹ̀ sí àdániyàn ayé ju tẹ́lẹ̀ lọ ni a ń yìn, a sì ń mọ̀ọ́rírì rẹ̀. Nípa yíyípadà sí ọfiisi dìjítàlì, ìwọ kì yóò ṣe àtúnṣe rere fún ayé nìkan, ìwọ yóò tún rí àfipamọ́ owó tó lágbára.
Báwo láti bójú tó ìṣàn iṣẹ́ tuntun aláìlékọpọ́rọ̀ ní ríròrùn?
Lẹ́yìn ìmúlò aṣeyọrí àwọn ìlànà iṣẹ́ dìjítàlì, púpọ̀ nínú iṣẹ́ rẹ ti parí. Nígbà tí o bá ti yípadà sí ọfiisi aláìlékọpọ́rọ̀ tí o sì ti dín àkúnya dọ́kúméńtì ilé-iṣẹ́ kù, ìtójú ìṣèjọba aláìlékọpọ́rọ̀ máa rọrùn.
Fún ìròrùn lílo oríṣìíríṣìí irú fáìlì, ṣíṣàtúnṣe àti ìyípadà àwọn dọ́kúméńtì tí a ti dijítàlísé, rò lílo sófitiwia orí ayélujára.
PDF2Go, oníṣàgbèsọ́ PDF lórí ayélujára, pèsè àwọn app 50 fún: ìyípadà dọ́kúméńtì sí PDF, ṣíṣàtúnṣe PDF nípa yíyí ojúewé ká, ìṣọ̀kan àwọn fáìlì PDF, fífi àbò ọ̀rọ̀ aṣínà kún fáìlì PDF tàbí yíyọ ọ́ kúrò, àti ọ̀pọ̀lọpọ̀ míì.
Lílo OCR, sófitiwia ìmú-àwọ̀n-àmì-ọ̀rọ̀-nú-àwòrán (optical character recognition software), yípadà àwọn dọ́kúméńtì PDF tí a ti skani sí ti a lè wá ọ̀rọ̀ nínú rẹ̀. A lè fi àwọn PDF wọ̀nyí sínú ìlànà iṣẹ́ deede ní ríròrùn lẹ́yìn náà. Fún ìdí àfipamọ́ pípẹ́ àti ìtójú àkókò pípẹ́ àwọn dọ́kúméńtì dìjítàlì, ìyípadà sí fọ́ọ́màtì PDF/A ni a ṣe àbávọ̀ gan-an.
Pẹ̀lú PDF2Go, kò sí iṣẹ́ tó kan PDF tí ìwọ kò lè ṣe! Ṣe àtúnṣe àgbára rẹ, bó o tilẹ̀ jẹ́ pé o ń ṣiṣẹ́ láti ọfiisi, láti ilé tàbí nígbà tí o wà lórí ọ̀nà.