Ngày nay, việc ký tài liệu không còn cần máy in, bút hoặc máy quét. Nếu bạn nhận được hợp đồng, biểu mẫu hoặc yêu cầu phê duyệt dạng PDF qua email, bạn có thể ký trực tiếp trên máy tính hoặc thiết bị di động và gửi lại trong vài phút. Với các công cụ như tính năng Ký PDF Ký PDF của PDF2Go, việc thêm chữ ký của bạn trở nên nhanh chóng và an toàn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình ký một file PDF được gửi qua email và trả lại một cách dễ dàng. Ngoài ra, chúng tôi còn có thêm một số mẹo để quy trình mượt mà hơn!
Hướng dẫn từng bước để ký tệp đính kèm PDF trong email
Bước 1: Tải tệp PDF đính kèm
Khi bạn nhận được email có file PDF cần chữ ký, hãy bắt đầu bằng cách tải file xuống. Mở email, tìm tệp đính kèm và nhấn Tải xuống hoặc Lưu để lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị di động. Chọn vị trí dễ tìm, như thư mục Tải xuống hoặc Màn hình chính.
Bước 2: Mở công cụ Ký PDF của PDF2Go
Navigate to Công cụ Ký PDF của PDF2Go. Giao diện trực quan giúp bạn dễ dàng bắt đầu, với khu vực tải lên rõ ràng cho tệp PDF.
PDF2Go là một nền tảng bảo mật, dựa trên đám mây, hoạt động trên mọi thiết bị như Windows, macOS, iOS hoặc Android. Tệp của bạn được mã hóa trong quá trình tải lên và xử lý, đảm bảo tài liệu nhạy cảm luôn an toàn.
Bước 3: Tải PDF lên
Kéo và thả file PDF đã tải xuống vào khung tải tệp trên trang web PDF2Go. Hoặc nhấp nút tải lên để duyệt file trên thiết bị của bạn. Nếu PDF được lưu trên đám mây, bạn có thể nhập trực tiếp từ Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive, giúp bạn không phải tải xuống rồi tải lên lại.
Mẹo hữu ích: Hãy kiểm tra kỹ bạn đã tải đúng file, đặc biệt nếu email có nhiều tệp đính kèm.
Bước 4: Thêm chữ ký của bạn
Sau khi PDF được tải lên, nhấp Thiết lập chữ ký để tạo chữ ký của bạn. PDF2Go cung cấp ba lựa chọn linh hoạt:
- Vẽ bằng tay: Dùng chuột, trackpad hoặc màn hình cảm ứng để vẽ chữ ký cho cảm giác cá nhân.
- Nhập dưới dạng văn bản: Nhập tên của bạn và chọn phông chữ.
- Tải hình ảnh chữ ký: Nếu bạn có sẵn hình ảnh chữ ký (tốt nhất là PNG trong suốt), hãy tải lên để có kết quả trau chuốt hơn.
Sau khi tạo chữ ký, hãy kéo và thả các phần tử chữ ký vào tài liệu để thêm chúng vào PDF.
Bạn có thể kéo đến đúng vị trí, thay đổi kích thước hoặc xoay để vừa khít.
Mẹo: PDF2Go cho phép bạn thêm chữ viết tắt, ngày tháng hoặc con dấu công ty, rất hữu ích cho các biểu mẫu cần thêm thông tin.
Bước 5: Lưu và trả lời qua email
Khi chữ ký đã ở đúng vị trí, nhấn "Save" để hoàn tất thay đổi. Tải file PDF đã ký về thiết bị của bạn.
Mở email, trả lời thư gốc, đính kèm file đã ký và nhấn Gửi. Xong rồi!
Mẹo bổ sung khi ký PDF
- Kiểm tra vị trí chữ ký: Trước khi lưu, hãy phóng to để đảm bảo chữ ký rõ ràng và đặt đúng chỗ. Chữ ký bị mờ hoặc lệch có thể gây vấn đề cho người nhận.
- Kiểm tra tính tương thích tệp: Đảm bảo người nhận có thể mở file PDF đã ký. PDF2Go tạo ra các file PDF chuẩn tương thích với hầu hết trình đọc, nhưng xác nhận trước với người gửi có thể tránh được chậm trễ.
- Dùng PNG trong suốt cho hình ảnh chữ ký tải lên: Nếu bạn tải lên hình ảnh chữ ký, PNG trong suốt sẽ giúp hiển thị đẹp, không bị nền trắng xung đột với tài liệu.
Tổng kết
Như bạn có thể thấy, việc ký một PDF được gửi qua email chưa bao giờ dễ dàng hơn, nhờ các công cụ như PDF2Go.
Với tính năng Ký PDF thân thiện với người dùng, bạn có thể thêm chữ ký viết tay, chữ ký gõ hoặc ảnh chữ ký chỉ với vài lần nhấp, không cần in hay quét. Dù bạn đang hoàn tất một thỏa thuận kinh doanh hay phê duyệt biểu mẫu, quy trình này giúp tiết kiệm thời gian, giảm phiền toái và giữ tài liệu của bạn an toàn.
Try PDF2Go ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm sự tiện lợi của chữ ký số. Chúc bạn ký tài liệu hiệu quả!
