ไฟล์ PDF 3 ประเภทที่คุณควรรู้จัก

ไฟล์ PDF กลายเป็นมาตรฐานในโลกดิจิทัล ใช้สำหรับทุกอย่างตั้งแต่การเก็บและแชร์เอกสาร ไปจนถึงการกรอกแบบฟอร์มหรือสร้างอีบุ๊ก อย่างไรก็ตาม PDF ไม่ได้มีรูปแบบเดียวกันทั้งหมด คุณรู้หรือไม่ว่าจริงๆ แล้วมี ประเภทของ PDF หลักอยู่ 3 ประเภท? ตั้งแต่แบบพื้นฐานไปจนถึงแบบฟอร์ม PDF แบบโต้ตอบและไดนามิก การเข้าใจประเภทของ PDF เหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่ทำงานกับเอกสารดิจิทัล

ประเภทของ PDF

ตลอด 30 ปีที่ผ่านมา PDF ได้พัฒนาและเพิ่มประเภทไฟล์เข้ามาอีกหลายแบบ เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจและการใช้งานที่หลากหลายมากขึ้น มาตรฐาน PDF เพิ่มเติมอีกหกแบบ ได้ถูกเพิ่มเข้ามาบนพื้นฐานของ ISO (องค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน) มาตรฐาน PDF อยู่ภายใต้ข้อกำหนด ISO 32000-1 มาตรฐานนี้กำหนดสเปกของไฟล์ PDF และวิธีการใช้งาน มาตรฐาน PDF ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับเอกสารของคุณขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณต้องการเก็บ แชร์ และใช้งาน

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PDF Subsets ที่นี่ให้กับเอกสารของคุณ

ไฟล์ PDF สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทตามแหล่งที่มา วิธีการสร้างยังเป็นตัวกำหนดความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหา (ข้อความ รูปภาพ ตาราง) ภายในไฟล์ PDF ด้วย

ประเภทของ PDF 3 แบบ:

• PDF แบบ "แท้" หรือ Real PDF
• PDF ที่สแกน
• PDF ที่ค้นหาได้

1. PDF แบบ "แท้" หรือสร้างแบบดิจิทัล

True PDF (หรือที่เรียกว่า PDF ที่สร้างแบบดิจิทัล) ถูกสร้างขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft Word, Excel หรือใช้ฟังก์ชัน "พิมพ์เป็น PDF" ในโปรแกรมเหล่านั้น ภายในประกอบด้วยข้อความและรูปภาพ

PDF เหล่านี้ควรถูกมองว่ามี 2 เลเยอร์ คือ เลเยอร์รูปภาพ และ เลเยอร์ข้อความเลเยอร์รูปภาพจะแสดงให้เห็นว่าเอกสารจะมีหน้าตาอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา ขณะที่เลเยอร์ข้อความคือข้อความที่ค้นหาได้และถูกถ่ายทอดมาจากไฟล์ Word ต้นฉบับเข้าสู่ไฟล์ PDF ใหม่

หนึ่งในข้อดีหลักของ PDF ที่สร้างแบบดิจิทัลคือสามารถ แก้ไขได้ง่าย และจัดรูปแบบได้ สามารถเปลี่ยนแปลงข้อความ รูปภาพ เลย์เอาต์ หรือหน้าตาเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม การจะอนุญาตให้แก้ไขไฟล์ PDF ได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่ใช้เปิดไฟล์ PDF

True PDF สามารถแก้ไขได้ด้วยโปรแกรมหลากหลาย รวมถึงโปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ที่หาใช้ได้ง่าย ด้วยฟีเจอร์และตัวเลือกที่หลากหลาย เครื่องมือออนไลน์อย่าง PDF2Go จะช่วยให้คุณจัดการไฟล์ PDF ได้อย่างสะดวก นอกจากนี้ยังสามารถ แปลง PDF เป็นไฟล์ประเภทอื่น และแปลงกลับได้

PDF แบบ "แท้" หรือที่สร้างแบบดิจิทัลเป็นรูปแบบไฟล์ที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้ ใช้ได้กับการแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสาร สิ่งพิมพ์ แบบฟอร์มและใบสมัคร คู่มือ การจัดเก็บและเก็บถาวร รายงาน และงานนำเสนอ สามารถแก้ไข ค้นหา และรองรับฟีเจอร์แบบโต้ตอบได้อย่างเต็มรูปแบบ ทำให้เหมาะกับการใช้งานหลากหลาย

2. PDF แบบ "รูปภาพเท่านั้น" หรือ PDF ที่สแกน

แบบรูปภาพเท่านั้น หรือ PDF ที่สแกน เป็นไฟล์ดิจิทัลของเอกสารกระดาษที่สแกนจากสแกนเนอร์หรืออุปกรณ์ถ่ายภาพดิจิทัลอื่นๆ PDF เหล่านี้คือรูปภาพของเอกสารต้นฉบับ ดังนั้นจึง ไม่สามารถแก้ไขหรือจัดรูปแบบได้ เช่นเดียวกับ PDF มาตรฐานหรือ PDF แบบโต้ตอบ อย่างไรก็ตามสามารถใส่คำอธิบายประกอบและไฮไลต์ได้ด้วยโปรแกรมอ่านหรือโปรแกรมแก้ไข PDF

เนื่องจาก PDF แบบรูปภาพเท่านั้นมีเพียงภาพสแกนของหน้าเอกสาร โดยไม่มีเลเยอร์ข้อความซ้อนอยู่ ไฟล์ PDF ประเภทนี้จึงไม่สามารถค้นหาได้ ข้อความมักไม่สามารถแก้ไขหรือมาร์กอัปได้ PDF แบบ "รูปภาพเท่านั้น" สามารถทำให้ค้นหาได้ โดยการใช้ OCR ซึ่งจะเพิ่มเลเยอร์ข้อความเข้าไป โดยปกติจะซ่อนอยู่ใต้ภาพหน้ากระดาษ

หมายเหตุ: หากต้องการแก้ไขไฟล์ "Scanned PDF" คุณสามารถใช้ ตัวแปลง PDF เป็น Word ซอฟต์แวร์ที่มี OCR (optical character recognition) ในตัว

3. PDF ที่ค้นหาได้

PDF ที่ค้นหาได้ คือไฟล์ PDF ประเภทหนึ่งที่ให้ผู้ใช้ค้นหาข้อความเฉพาะภายในเอกสารได้ ไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้มักถูกสร้างด้วย OCR (Optical Character Recognition) OCR จะแปลงข้อความภายในรูปภาพหรือเอกสารสแกนให้เป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ ข้อความที่รู้จำได้จะถูกเพิ่มเป็นเลเยอร์ข้อความทับบนเลเยอร์รูปภาพ ข้อความใน PDF ที่ค้นหาได้สามารถเลือก คัดลอก และมาร์กอัปได้

กระบวนการนี้มักทำผ่านซอฟต์แวร์ OCR บนเดสก์ท็อปเฉพาะทาง แอปบนมือถือ หรือ บริการบนเว็บให้กับเอกสารของคุณ

PDF ที่ค้นหาได้เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับธุรกิจและองค์กร เพราะเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับผู้ที่ต้องการค้นหาข้อมูลในเอกสารขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว