ไฟล์ PDF ถูกใช้อย่างแพร่หลายในหลายอุตสาหกรรมและหลายสาขา อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกไฟล์ PDF จะถูกออกแบบโดยคำนึงถึงการเข้าถึง PDF ที่ใช้งานได้สำหรับทุกคนมีบทบาทสำคัญในการทำให้ผู้พิการสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเท่าเทียม ในบทความนี้ เราจะอธิบายเพิ่มเติมว่า PDF ที่ใช้งานได้สำหรับทุกคนคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร นอกจากนี้ เรายังจะแนะนำวิธีการใส่แท็กใน PDF โดยใช้ Adobe Acrobat Pro และ Microsoft Word เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์สามารถเข้าถึงได้โดยทุกคน
PDF ที่ใช้งานได้สำหรับทุกคนคืออะไร
PDF ที่ใช้งานได้สำหรับทุกคน คือเอกสารที่ออกแบบมาให้โปรแกรมช่วยเหลือผู้ใช้งาน เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ สามารถอ่านได้ โดยโปรแกรมเหล่านี้สามารถแปลงข้อความเป็นเสียง แสดงผลเป็นอักษรเบรลล์ และใช้งานกับอุปกรณ์อื่นๆ ทำให้ผู้พิการสามารถเข้าถึงข้อมูลและทำงานที่ปกติแล้วอาจทำได้ยากหรือทำไม่ได้เลย
ส่วนสำคัญของการทำให้ PDF เข้าถึงได้คือกระบวนการ การใส่แท็ก. การใส่แท็กใน PDF คือการเพิ่มเมทาดาทาที่ซ่อนอยู่เข้าไปในเอกสาร เพื่อกำหนดโครงสร้างและบริบทของเนื้อหา
ทำไมต้องใส่แท็กใน PDF
การใส่แท็กใน PDF เป็นขั้นตอนสำคัญในการสร้าง เอกสารที่ทุกคนเข้าถึงได้. เมื่อคุณใส่แท็กใน PDF คุณกำลังกำหนดโครงสร้างให้เอกสาร เพื่อให้เทคโนโลยีช่วยเหลือสามารถเลื่อนดูและอ่านเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
หากไม่มีการใส่แท็กอย่างถูกต้อง PDF อาจใช้งานได้ยาก หรือไม่สามารถเข้าถึงได้เลยสำหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นหรือความพิการอื่นๆ โปรแกรมอ่านหน้าจออาจอ่านข้อความไม่เรียงลำดับ ข้ามข้อมูลสำคัญ หรือไม่สามารถระบุหัวเรื่อง รูปภาพ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่ให้บริบทและโครงสร้างกับเอกสารได้
ด้วยการใส่แท็กใน PDF คุณกำลังทำให้เนื้อหาทั้งหมดถูกจัดระเบียบและจัดรูปแบบอย่างเหมาะสม ไม่เพียงทำให้เอกสารเข้าถึงได้ง่ายขึ้น แต่ยังแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจด้านความครอบคลุมและการเข้าถึง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในโลกดิจิทัลปัจจุบัน
ลักษณะของไฟล์ PDF ที่ใช้งานได้สำหรับทุกคน
PDF ที่ออกแบบมาให้เข้าถึงได้จะมีคุณลักษณะหลายอย่าง ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะหัวข้อต่อไปนี้
- ข้อความที่ค้นหาได้: ก่อนจัดการเรื่องการเข้าถึงในเอกสาร รูปภาพที่สแกนต้องถูกแปลงเป็นข้อความที่ค้นหาได้ด้วยเทคโนโลยีจดจำอักขระจากภาพ (OCR)
- ฟอนต์ที่สามารถแยกอักขระออกมาเป็นข้อความได้ ฟอนต์ใน PDF ที่เข้าถึงได้ต้องมีข้อมูลเพียงพอให้ซอฟต์แวร์สามารถดึงตัวอักขระทั้งหมดออกมาเป็นข้อความได้อย่างถูกต้อง เพื่อวัตถุประสงค์อื่นที่นอกเหนือจากการแสดงข้อความบนหน้าจอ
- คุณสมบัติการโต้ตอบอื่นๆ ไฮเปอร์ลิงก์และตัวช่วยนำทาง เช่น ลิงก์ ที่คั่นหน้า หัวเรื่อง สารบัญ และลำดับแท็บที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับช่องฟอร์ม เป็นตัวอย่างของตัวช่วยนำทางใน PDF ที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องอ่านทั้งเอกสาร โดยเฉพาะที่คั่นหน้าที่สร้างจากหัวเรื่องของเอกสาร จะช่วยให้ผู้ใช้ไปยังส่วนที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- การระบุภาษาของเอกสารและชื่อเรื่อง การระบุภาษาของเอกสารใน PDF ช่วยให้โปรแกรมอ่านหน้าจอบางตัวสามารถสลับตัวสร้างเสียงพูดไปยังภาษาที่เหมาะสม เพื่อให้ออกเสียงเนื้อหาภาษาต่างๆ ได้ถูกต้อง
- การตั้งค่าความปลอดภัยที่ไม่รบกวนเทคโนโลยีช่วยเหลือ ข้อความใน PDF ที่เข้าถึงได้ต้องสามารถอ่านได้โดยโปรแกรมอ่านหน้าจอ การตั้งค่าความปลอดภัยของ Acrobat สามารถตั้งให้ป้องกันเนื้อหาเอกสารได้ โดยไม่รบกวนความสามารถของโปรแกรมอ่านหน้าจอในการแปลงข้อความบนจอภาพเป็นเสียงหรืออักษรเบรลล์
- แท็กโครงสร้างเอกสารและลำดับการอ่านที่ถูกต้อง แท็กโครงสร้างเอกสารใน PDF ใช้กำหนดลำดับการอ่าน และระบุหัวเรื่อง ย่อหน้า ส่วน ตาราง และองค์ประกอบอื่นๆ บนหน้า แท็กโครงสร้างยังช่วยให้สามารถปรับขนาดและจัดเรียงเอกสารใหม่ เพื่อการดูในขนาดใหญ่ขึ้นและบนอุปกรณ์พกพาได้
- ข้อความอธิบายทางเลือกสำหรับองค์ประกอบที่ไม่ใช่ข้อความ รูปภาพและช่องกรอกฟอร์มแบบโต้ตอบต้องมีข้อความทางเลือกเพื่อให้ผู้ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเข้าใจได้ ข้อความทดแทนสามารถให้คำอธิบายที่มีความหมายมากกว่าข้อความลิงก์เพียงอย่างเดียว และทูลทิปกับข้อความทางเลือกสำหรับรูปภาพยังช่วยผู้ใช้ที่มีความบกพร่องด้านการเรียนรู้ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังต้องมีสื่อเทียบเท่าสำหรับมัลติมีเดีย เช่น เสียงและวิดีโอ
วิธีทำให้ PDF เข้าถึงได้: การใส่แท็กให้เนื้อหา PDF
ขั้นตอนแรกของการสร้างไฟล์ PDF ที่เข้าถึงได้คือการ ใส่แท็กให้เนื้อหาอย่างถูกต้อง. ซึ่งรวมถึงการระบุหัวเรื่อง ย่อหน้า ตาราง รูปภาพ และองค์ประกอบอื่นๆ การใส่แท็กอย่างถูกต้องมีความสำคัญต่อการนำทางและการทำความเข้าใจเอกสาร
ตัวอย่างเช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอต้องรู้ว่าส่วนใดของเอกสารคือหัวเรื่องเพื่อประกาศให้ผู้ใช้ทราบ
เมื่อใส่แท็กให้เนื้อหา สิ่งสำคัญคือการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลำดับการอ่านถูกต้อง. ลำดับการอ่านควรเป็นไปตามลำดับการแสดงผลบนหน้า
ตัวอย่างเช่น หากมีตารางอยู่ถัดจากย่อหน้า ตารางนั้นควรถูกอ่านหลังจากย่อหน้าดังกล่าว หากไม่รักษาลำดับการอ่าน อาจทำให้ผู้ใช้สับสนและทำให้เอกสารไม่สามารถเข้าถึงได้
วิธีใส่แท็กในไฟล์ PDF เพื่อการเข้าถึงโดยใช้ Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro มาพร้อมฟีเจอร์ใส่แท็กในตัว ที่ช่วยให้ผู้ใช้ใส่แท็กให้เนื้อหาใน PDF ได้ทั้งแบบแมนนวลและอัตโนมัติ
หากต้องการเพิ่มแท็กให้ PDF โดยใช้ Adobe Acrobat Pro ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิด แผงแท็ก (Tags Panel) เพื่อให้คุณสามารถแท็กเอกสารได้อย่างง่ายดาย
- เมื่อเปิดไฟล์ PDF ของคุณแล้ว ให้คลิก ดู ที่แถบเมนู
- ไปที่ แสดง/ซ่อน, จากนั้นเลือก บานหน้าต่างนำทาง. เลือก แท็ก จากรายการ
- ต้นไม้แท็กจะปรากฏในหน้าต่างใหม่ที่ยึดอยู่ทางแถบด้านซ้าย
- หากต้องการเปิดแผงแท็ก ให้คลิกที่ไอคอนแท็ก
การแท็กอัตโนมัติให้ PDF ที่ยังไม่มีแท็ก
หากเอกสารยังไม่ได้แท็ก จะแสดงคำว่า No Tags Available เป็นรากหลักและจะไม่มีโครงสร้างต้นไม้ปรากฏขึ้น บางครั้ง Acrobat อาจมองว่าเอกสารยังไม่ได้แท็ก แม้ว่าจะดูเหมือนมีแท็กในแผงแท็กแล้วก็ตาม หากต้องการระบุว่าเอกสารมีการแท็กแล้ว ให้คลิกขวาที่ แท็ก แล้วเลือก Document is Tagged PDF จากรายการ
วิธีแท็กอัตโนมัติให้ PDF
หากต้องการแท็กเอกสารอัตโนมัติ ให้ทำดังนี้:
วิธีที่ 1:
- คลิกที่ Tools เมนู
- คลิก การช่วยการเข้าถึง ซึ่งอยู่ในส่วน Protect & Standardize ตัวเลือก Accessibility จะแสดงเป็นทางลัดในเมนูนำทางด้านขวา
- คลิก Autotag Document.
วิธีที่ 2:
- จากแผง แท็ก ให้คลิกขวาที่ No tags available.
- เลือก Add Tags to Document.
วิธีตรวจสอบและแก้ไขแท็กที่มีอยู่
แผงแท็กช่วยให้คุณเห็นแท็กทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารปัจจุบัน คุณสามารถปรับแก้แท็กเหล่านี้ตามต้องการ และระบุได้ว่าแต่ละแท็กถูกใช้กับส่วนใดของเอกสาร
หากต้องการดูแท็กทั้งหมดของเอกสาร:
- เปิดหน้า Tags ให้เปิดแผง > กดคีย์ Control ค้างไว้แล้วคลิกที่สัญลักษณ์ > ถัดจากแท็ก เพื่อแสดงแท็กทั้งหมดและโครงสร้างต้นไม้
- คลิกขวาที่ Tags แล้วเลือก Highlight Content จากรายการ
- คลิกที่แท็กใดแท็กหนึ่งในต้นไม้แท็ก เพื่อดูว่าแท็กนั้นกำลังแท็กส่วนใดของเอกสาร
หมายเหตุ: Adobe Acrobat Pro มี ตัวตรวจสอบการเข้าถึง ในตัว ที่ช่วยระบุข้อผิดพลาดด้านแท็กและปัญหาการเข้าถึงอื่นๆ ในไฟล์ PDF การรันตัวตรวจสอบการเข้าถึงเป็นขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ในการทำให้แน่ใจว่า PDF สามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์
วิธีแท็กไฟล์ PDF เพื่อการเข้าถึงโดยใช้ Microsoft Word
การใช้ Word สำหรับ Windows
- เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF ที่มีแท็ก
- ไปที่ File > Save As
- ในดรอปดาวน์ "Save as type" ให้เลือก PDF
- คลิกปุ่ม "Options"
- ในกล่องโต้ตอบ "PDF Options" ให้เลือก "Document structure tags for accessibility" และทำเครื่องหมายที่ Create bookmarks using และตัวเลือก Headings ตัวเลือก
- คลิก "ตกลง" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
- คลิก "บันทึก" เพื่อบันทึกไฟล์ PDF พร้อมแท็ก
การใช้ Word สำหรับ Mac
ใน Microsoft Word สำหรับ Mac คุณสามารถบันทึกเอกสาร Word ของคุณเป็น PDF ที่มีการแท็กได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือก File > Save As (หรือกด Command+Shift+S)
- พิมพ์ชื่อไฟล์ในช่อง Save As จากนั้นเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์
- ในกล่องโต้ตอบ Save As ให้ไปที่กล่อง File Format แบบดรอปดาวน์
- ใช้ปุ่มลูกศรลงเพื่อเลื่อนดูประเภทไฟล์ แล้วเลือก PDF
- เลือกปุ่มตัวเลือก "Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)."
- เลือก Save.
สรุป: PDF ที่เข้าถึงได้
การทำให้ PDF เข้าถึงได้ผ่านการแท็กอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้ข้อมูลภายในได้ ไม่ว่าความสามารถของพวกเขาจะเป็นอย่างไร
โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวไว้ในโพสต์นี้ คุณจะทำให้ไฟล์ PDF ของคุณเข้าถึงได้มากขึ้นและช่วยปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานสำหรับทุกคน อย่าลืมทดสอบไฟล์ PDF ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานการเข้าถึง
ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้และการฝึกฝนเพียงเล็กน้อย คุณก็จะสามารถสร้างไฟล์ PDF ที่ครอบคลุมและเป็นมิตรกับทุกคนได้มากขึ้น ลองทำดูแล้วคุณจะเห็นว่าการสร้าง PDF ที่เข้าถึงได้ไม่ใช่เรื่องยาก
