Pliki PDF są powszechnie wykorzystywane w różnych branżach i dziedzinach, jednak nie wszystkie są projektowane z myślą o dostępności. Dostępne pliki PDF odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu osobom z niepełnosprawnościami równego dostępu do informacji. W tym artykule omówimy dokładniej, czym jest dostępny PDF i dlaczego jest tak ważny. Dodatkowo pokażemy, jak otagować plik PDF za pomocą Adobe Acrobat Pro i Microsoft Word aby zapewnić jego dostępność dla wszystkich.
Czym jest dostępny PDF
Dostępny PDF to dokument zaprojektowany tak, aby mógł być odczytywany przez technologie asystujące, takie jak czytniki ekranu, które zamieniają tekst na mowę, wyświetlacze brajlowskie i inne urządzenia. Dzięki temu osoby z niepełnosprawnościami mogą uzyskiwać dostęp do informacji i wykonywać zadania, które w przeciwnym razie byłyby trudne lub niemożliwe.
Kluczowym elementem tworzenia dostępnego pliku PDF jest proces tagowania. Tagowanie pliku PDF polega na dodaniu do dokumentu ukrytych metadanych, które nadają treści strukturę i kontekst.
Dlaczego tagować PDF
Tagowanie pliku PDF to kluczowy krok w tworzeniu dostępnego dokumentu. Tagując plik PDF, nadajesz dokumentowi strukturę, która pozwala technologiom asystującym łatwiej poruszać się po treści.
Bez właściwego tagowania plik PDF może być trudny lub wręcz niemożliwy do odczytania dla osób z wadami wzroku lub innymi niepełnosprawnościami. Czytniki ekranu mogą odczytywać treść w złej kolejności, pomijać ważne informacje lub nie rozpoznawać nagłówków, obrazów i innych elementów nadających dokumentowi kontekst i strukturę.
Tagując plik PDF, zapewniasz, że cała treść jest odpowiednio uporządkowana i sformatowana. Zwiększa to dostępność dokumentu, a jednocześnie pokazuje dbałość o inkluzywność i dostępność, co jest istotne we współczesnym cyfrowym świecie.
Cechy dostępnych plików PDF
Pliki PDF projektowane z myślą o dostępności mogą mieć szereg cech, w tym między innymi:
- Tekst możliwy do wyszukania: Zanim zajmiemy się dostępnością dokumentu, zeskanowane obrazy muszą zostać przekształcone w tekst możliwy do wyszukania przy użyciu optycznego rozpoznawania znaków (OCR).
- Czcionki umożliwiające wyodrębnianie znaków do tekstu: Czcionki w dostępnym pliku PDF muszą zawierać wystarczającą ilość informacji, aby oprogramowanie mogło poprawnie wyodrębnić wszystkie znaki do tekstu w innych celach niż samo wyświetlenie ich na ekranie.
- Inne funkcje interaktywne: Hiperłącza i elementy nawigacyjne, takie jak linki, zakładki, nagłówki, spis treści oraz wstępnie ustawiona kolejność przechodzenia po polach formularza, są przykładami funkcji nawigacyjnych, które można wykorzystać w pliku PDF, aby pomóc użytkownikom sprawnie odnajdywać informacje bez konieczności czytania całego dokumentu. Zakładki tworzone z nagłówków dokumentu są szczególnie pomocne, ponieważ umożliwiają łatwe przechodzenie do konkretnych sekcji.
- Określenie języka dokumentu i tytułu: Wskazanie języka dokumentu w pliku PDF umożliwia niektórym czytnikom ekranu przełączenie syntezatora mowy na odpowiedni język, co pozwala na poprawną wymowę treści w różnych językach.
- Zabezpieczenia, które nie utrudniają działania technologii asystujących: Tekst dostępnego PDF musi być dostępny dla czytnika ekranu. Ustawienia zabezpieczeń w Acrobat można skonfigurować tak, aby chronić zawartość dokumentu, jednocześnie nie utrudniając czytnikowi ekranu zamiany tekstu z ekranu na mowę lub alfabet Braille'a.
- Tagi struktury dokumentu i prawidłowa kolejność odczytu: Tagi struktury dokumentu w pliku PDF określają kolejność odczytu i identyfikują nagłówki, akapity, sekcje, tabele oraz inne elementy strony. Struktura tagów umożliwia także zmianę rozmiaru i przelewanie treści dokumentu w celu wygodnego wyświetlania w większych rozmiarach i na urządzeniach mobilnych.
- Alternatywne opisy tekstowe dla elementów nietekstowych: Obrazy i interaktywne pola formularzy wymagają tekstu alternatywnego, aby mogły być zrozumiane przez użytkowników czytników ekranu. Tekst zastępczy może dostarczyć bardziej znaczących opisów niż sam tekst linku, a podpowiedzi i tekst alternatywny dla obrazów mogą pomóc osobom z trudnościami w uczeniu się. Należy także zapewnić odpowiedniki multimediów, w tym audio i wideo.
Jak stworzyć dostępny PDF: tagowanie treści PDF
Pierwszym krokiem w tworzeniu dostępnych plików PDF jest prawidłowe otagowanie treści. Obejmuje to oznaczenie nagłówków, akapitów, tabel, obrazów i innych elementów. Właściwe tagowanie ma kluczowe znaczenie dla nawigacji i zrozumienia dokumentu.
Na przykład czytnik ekranu musi wiedzieć, która część dokumentu jest nagłówkiem, aby odpowiednio to zakomunikować użytkownikowi.
Podczas tagowania treści istotne jest także, aby zapewnić prawidłową kolejność odczytu. Kolejność odczytu powinna odpowiadać wizualnej kolejności treści.
Na przykład, jeśli tabela znajduje się po akapicie, powinna być odczytana po tym akapicie. Zignorowanie kolejności odczytu może wprowadzać użytkowników w błąd i sprawić, że dokument stanie się niedostępny.
Jak otagować plik PDF pod kątem dostępności w Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro oferuje wbudowaną funkcję tagowania, która pozwala użytkownikom tagować treści w PDF ręcznie lub automatycznie.
Aby dodać tagi do pliku PDF za pomocą Adobe Acrobat Pro, wykonaj następujące kroki:
- Otwórz panel Tags Panel aby móc łatwo oznaczać (tagować) dokument.
- Przy otwartym pliku PDF kliknij Wyświetlić na pasku menu.
- Przejdź do Pokaż/Ukryj, następnie Okienka nawigacji. Wybierz Tagi z listy.
- Drzewo tagów pojawi się w nowym oknie zadokowanym w lewym pasku bocznym.
- Aby otworzyć panel Tagi, kliknij ikonę tagu.
Automatyczne tagowanie nietagowanego PDF
Jeśli dokument nie ma tagów, jako element główny wyświetlą się słowa Brak dostępnych tagów i nie pojawi się żadne drzewo struktury. Czasami dokument może nie być uznany przez Acrobat za otagowany, mimo że w panelu Tagi wygląda na otagowany. Aby wskazać, że dokument jest otagowany, kliknij prawym przyciskiem myszy Tagi i wskaż Dokument jest otagowanym plikiem PDF z listy.
Jak automatycznie otagować plik PDF
Aby automatycznie otagować dokument, wykonaj następujące kroki:
Metoda 1:
- Kliknij Narzędzia menu.
- Kliknij Dostępność w sekcji Ochrona i standaryzacja (Protect & Standardize). Opcja Ułatwienia dostępu pojawi się jako skrót w menu nawigacji po prawej stronie.
- Kliknij Automatycznie taguj dokument.
Metoda 2:
- Z poziomu Tagi panelu, kliknij prawym przyciskiem myszy Brak dostępnych tagów.
- Wybierz Dodaj tagi do dokumentu.
Jak sprawdzić i poprawić istniejące tagi
Panel tagów pozwala zobaczyć wszystkie tagi powiązane z bieżącym dokumentem. Możesz je modyfikować zgodnie z potrzebami i sprawdzić, do której części dokumentu każdy tag jest zastosowany.
Aby wyświetlić wszystkie tagi dokumentu:
- Otwórz Tags panelu, przytrzymaj klawisz Control i kliknij > znajdujący się obok Tagi, aby pokazać wszystkie tagi i drzewo struktury.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy Tags i wskaż Podświetl zawartość z listy.
- Kliknij konkretny tag w drzewie tagów i zobacz, co oznacza w dokumencie.
UWAGA: Adobe Acrobat Pro mają wbudowany moduł sprawdzania dostępności który pomaga wykrywać błędy w tagowaniu i inne problemy z dostępnością w pliku PDF. Uruchomienie narzędzia sprawdzania dostępności może pomóc upewnić się, że plik PDF jest w pełni dostępny.
Jak otagować plik PDF pod kątem dostępności za pomocą Microsoft Word
Korzystanie z Word dla Windows
- Otwórz dokument Word, który chcesz przekonwertować na otagowany plik PDF.
- Przejdź do Plik > Zapisz jako.
- W polu listy „Zapisz jako typ” wybierz PDF.
- Kliknij przycisk „Opcje”.
- W oknie dialogowym „Opcje PDF” zaznacz „Tagi struktury dokumentu dla dostępności” i zaznacz Twórz zakładki na podstawie oraz opcji Nagłówki .
- Kliknij "OK", aby zamknąć okno dialogowe.
- Kliknij "Zapisz", aby zapisać plik PDF z znacznikami.
Korzystanie z Worda dla komputerów Mac
W programie Microsoft Word dla komputerów Mac możesz zapisać dokument Worda jako oznakowany plik PDF, wykonując następujące kroki:
- Wybierz Plik > Zapisz jako (lub naciśnij Command+Shift+S).
- Wpisz nazwę pliku w polu Zapisz jako a następnie wybierz miejsce, w którym plik ma zostać zapisany.
- W oknie dialogowym Zapisz jako przejdź do pola Format pliku rozwijanej listy.
- Użyj klawisza Strzałka w dół, aby przeglądać typy plików i wybierz PDF.
- Zaznacz przycisk opcji "Najlepszy do elektronicznej dystrybucji i ułatwień dostępu (korzysta z internetowej usługi Microsoft)".
- Wybierz Zapisz.
Podsumowanie: Dostępny plik PDF
Zapewnienie dostępności plików PDF poprzez ich prawidłowe oznakowanie jest kluczowe, aby każdy, niezależnie od swoich możliwości, mógł uzyskać dostęp do zawartych w nich informacji i z nich korzystać.
Stosując kroki opisane w tym artykule, możesz zwiększyć dostępność swoich plików PDF i poprawić komfort korzystania z nich dla wszystkich użytkowników. Pamiętaj, aby testować pliki PDF pod kątem spełniania standardów dostępności.
Dzięki tym wskazówkom i odrobinie praktyki szybko zaczniesz tworzyć bardziej inkluzywne pliki PDF, które przyniosą korzyści wszystkim. Spróbuj i przekonaj się, jak łatwo można tworzyć dostępne pliki PDF.
