Αρχεία PDF χρησιμοποιούνται ευρέως σε πολλούς κλάδους και τομείς· ωστόσο, δεν έχουν όλα τα PDF σχεδιαστεί με γνώμονα την προσβασιμότητα. Τα προσβάσιμα PDF παίζουν κρίσιμο ρόλο στην παροχή ισότιμης πρόσβασης στην πληροφορία για άτομα με αναπηρίες. Σε αυτό το άρθρο θα εξερευνήσουμε πιο βαθιά τον ορισμό ενός προσβάσιμου PDF και τη σημασία του. Επίσης, θα σας καθοδηγήσουμε στο πώς να προσθέσετε ετικέτες (tag) σε ένα PDF χρησιμοποιώντας Adobe Acrobat Pro και Microsoft Word ώστε να διασφαλίσετε ότι είναι προσβάσιμο σε όλους.
Τι είναι ένα Προσβάσιμο PDF
Ένα προσβάσιμο PDF είναι ένα έγγραφο σχεδιασμένο ώστε να μπορεί να διαβαστεί από βοηθητικές τεχνολογίες, όπως προγράμματα ανάγνωσης οθόνης, τα οποία μπορούν να μετατρέψουν το κείμενο σε ομιλία, σε οθόνες Braille και σε άλλες συσκευές. Ως αποτέλεσμα, τα άτομα με αναπηρίες μπορούν να έχουν πρόσβαση στην πληροφορία και να εκτελούν εργασίες που διαφορετικά θα ήταν δύσκολες ή αδύνατες.
Η σημαντική πτυχή για να γίνει ένα PDF προσβάσιμο είναι η διαδικασία tagging. Το tagging σε ένα PDF περιλαμβάνει την προσθήκη κρυφών μεταδεδομένων στο έγγραφο, τα οποία δίνουν δομή και περιεχόμενο στο κείμενο.
Γιατί να κάνετε Tag σε PDF
Το tagging ενός PDF είναι κρίσιμο βήμα για τη δημιουργία ενός προσβάσιμου εγγράφου. Όταν κάνετε tag σε ένα PDF, ουσιαστικά παρέχετε δομή στο έγγραφο που επιτρέπει στη βοηθητική τεχνολογία να πλοηγείται πιο εύκολα στο περιεχόμενο.
Χωρίς σωστό tagging, ένα PDF μπορεί να είναι δύσκολο ή ακόμα και αδύνατο να προσπελαστεί από άτομα με προβλήματα όρασης ή άλλες αναπηρίες. Τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης μπορεί να διαβάζουν το περιεχόμενο εκτός σειράς, να παραλείπουν σημαντικές πληροφορίες ή να μην αναγνωρίζουν επικεφαλίδες, εικόνες και άλλα στοιχεία που προσφέρουν περιεχόμενο και δομή στο έγγραφο.
Κάνοντας tag σε ένα PDF, διασφαλίζετε ότι όλο το περιεχόμενο είναι σωστά οργανωμένο και μορφοποιημένο. Αυτό κάνει το έγγραφο πιο προσβάσιμο, αλλά δείχνει επίσης δέσμευση στη συμπερίληψη και την προσβασιμότητα, που είναι απαραίτητες στο σημερινό ψηφιακό περιβάλλον.
Χαρακτηριστικά Προσβάσιμων Αρχείων PDF
Τα PDF που σχεδιάζονται ώστε να είναι προσβάσιμα διαθέτουν μια σειρά από χαρακτηριστικά, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται στα παρακάτω:
- Κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης: Πριν αντιμετωπιστεί η προσβασιμότητα στο έγγραφο, οι σαρωμένες εικόνες πρέπει να μετατραπούν σε κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης χρησιμοποιώντας οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR).
- Γραμματοσειρές που επιτρέπουν την εξαγωγή χαρακτήρων σε κείμενο: Οι γραμματοσειρές σε ένα προσβάσιμο PDF πρέπει να περιέχουν αρκετές πληροφορίες ώστε το λογισμικό να μπορεί να εξάγει σωστά όλους τους χαρακτήρες σε κείμενο για σκοπούς πέρα από την εμφάνιση κειμένου στην οθόνη.
- Άλλα διαδραστικά χαρακτηριστικά: Υπερσύνδεσμοι και βοηθήματα πλοήγησης. Σύνδεσμοι, σελιδοδείκτες, επικεφαλίδες, πίνακας περιεχομένων και προκαθορισμένη σειρά καρτελών για πεδία φορμών είναι παραδείγματα βοηθημάτων πλοήγησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ένα PDF για να βοηθήσουν τους χρήστες να έχουν γρήγορη πρόσβαση στην πληροφορία χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν ολόκληρο το έγγραφο. Οι σελιδοδείκτες, που μπορούν να δημιουργηθούν από τις επικεφαλίδες του εγγράφου, είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι για να επιτρέπουν στους χρήστες να μεταβαίνουν εύκολα σε συγκεκριμένες ενότητες.
- Ένδειξη γλώσσας και τίτλου εγγράφου: Ο καθορισμός της γλώσσας του εγγράφου σε ένα PDF επιτρέπει σε ορισμένα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης να αλλάζουν τον τρέχοντα συνθέτη ομιλίας στην κατάλληλη γλώσσα, επιτρέποντας τη σωστή προφορά περιεχομένου σε διαφορετικές γλώσσες.
- Ρυθμίσεις ασφαλείας που δεν παρεμποδίζουν τη βοηθητική τεχνολογία: Το κείμενο ενός προσβάσιμου PDF πρέπει να είναι διαθέσιμο σε ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης. Οι ρυθμίσεις ασφαλείας του Acrobat μπορούν να οριστούν ώστε να προστατεύουν το περιεχόμενο του εγγράφου χωρίς να εμποδίζουν την ικανότητα του προγράμματος ανάγνωσης οθόνης να μετατρέπει το κείμενο στην οθόνη σε ομιλία ή Braille.
- Ετικέτες δομής εγγράφου και σωστή σειρά ανάγνωσης: Οι ετικέτες δομής εγγράφου σε ένα PDF ορίζουν τη σειρά ανάγνωσης και αναγνωρίζουν τις επικεφαλίδες, παραγράφους, ενότητες, πίνακες και άλλα στοιχεία σελίδας. Η δομή ετικετών επιτρέπει επίσης τα έγγραφα να αλλάζουν μέγεθος και να αναδιπλώνονται ξανά για προβολή σε μεγαλύτερα μεγέθη και σε φορητές συσκευές.
- Εναλλακτικές περιγραφές κειμένου για μη κειμενικά στοιχεία: Οι εικόνες και τα διαδραστικά πεδία φορμών χρειάζονται εναλλακτικό κείμενο για να γίνουν κατανοητά από τους χρήστες προγραμμάτων ανάγνωσης οθόνης. Το κείμενο αντικατάστασης μπορεί να παρέχει πιο ουσιαστικές περιγραφές από ό,τι το ίδιο το κείμενο συνδέσμου, ενώ τα tooltips και το εναλλακτικό κείμενο για εικόνες μπορούν να βοηθήσουν χρήστες με μαθησιακές δυσκολίες. Πρέπει επίσης να παρέχονται ισοδύναμα πολυμέσων, συμπεριλαμβανομένου ήχου και βίντεο.
Πώς να κάνετε ένα PDF προσβάσιμο: Tagging περιεχομένου PDF
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία προσβάσιμων αρχείων PDF είναι να κάνετε σωστό tagging στο περιεχόμενο. Αυτό περιλαμβάνει τον εντοπισμό επικεφαλίδων, παραγράφων, πινάκων, εικόνων και άλλων στοιχείων. Το σωστό tagging είναι απαραίτητο για την πλοήγηση και την κατανόηση του εγγράφου.
Για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης πρέπει να γνωρίζει ποιο μέρος του εγγράφου είναι επικεφαλίδα, ώστε να το ανακοινώσει στον χρήστη.
Κατά το tagging του περιεχομένου, είναι επίσης κρίσιμο να διασφαλίσετε ότι η σειρά ανάγνωσης είναι σωστή. Η σειρά ανάγνωσης πρέπει να ακολουθεί τη οπτική σειρά του περιεχομένου.
Για παράδειγμα, αν ένας πίνακας βρίσκεται μετά από μια παράγραφο, πρέπει να διαβαστεί μετά την παράγραφο. Η μη τήρηση της σειράς ανάγνωσης μπορεί να μπερδέψει τους χρήστες και να κάνει το έγγραφο μη προσβάσιμο.
Πώς να κάνετε tag ένα αρχείο PDF για προσβασιμότητα με χρήση του Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro παρέχει μια ενσωματωμένη λειτουργία tagging που επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν tag το περιεχόμενο σε PDF χειροκίνητα ή αυτόματα.
Για να προσθέσετε tags σε ένα PDF χρησιμοποιώντας το Adobe Acrobat Pro, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Ανοίξτε το Tags Panel ώστε να μπορείτε εύκολα να προσθέτετε ετικέτες στο έγγραφό σας.
- Αφού ανοίξετε το αρχείο PDF, κάντε κλικ στο Προβολή στη γραμμή μενού.
- Μεταβείτε στο Εμφάνιση/Απόκρυψη, και μετά στο Παράθυρα περιήγησης. Επιλέξτε Ετικέτες από τη λίστα.
- Ένα δέντρο ετικετών θα εμφανιστεί σε ένα νέο παράθυρο προσαρτημένο στην αριστερή πλευρική γραμμή.
- Για να ανοίξετε το παράθυρο Ετικέτες, κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικέτας.
Αυτόματη προσθήκη ετικετών σε μη επισημασμένο PDF
Αν ένα έγγραφο δεν έχει ετικέτες, θα εμφανίζει τις λέξεις No Tags Available ως ριζικό κόμβο και δεν θα εμφανιστεί δέντρο δομής. Μερικές φορές ένα έγγραφο μπορεί να μην θεωρείται με ετικέτες από το Acrobat, παρόλο που φαίνεται ότι έχει ετικέτες στο παράθυρο Ετικέτες. Για να υποδείξετε ότι το έγγραφο έχει ετικέτες, κάντε δεξί κλικ στις Ετικέτες και στη συνέχεια Document is Tagged PDF από τη λίστα.
Πώς να κάνετε αυτόματη προσθήκη ετικετών σε ένα PDF
Για να κάνετε αυτόματη προσθήκη ετικετών στο έγγραφό σας, κάντε τα εξής:
Μέθοδος 1:
- Κάντε κλικ στο Tools μενού.
- Κάντε κλικ στο Προσβασιμότητα που βρίσκεται στην ενότητα Protect & Standardize. Η επιλογή Accessibility θα εμφανιστεί ως συντόμευση στο μενού πλοήγησης στη δεξιά πλευρά.
- Κάντε κλικ στο Autotag Document.
Μέθοδος 2:
- Από το παράθυρο Ετικέτες κάντε δεξί κλικ στο No tags available.
- Επιλέξτε Add Tags to Document.
Πώς να ελέγξετε και να διορθώσετε τις υπάρχουσες ετικέτες
Το παράθυρο ετικετών σάς επιτρέπει να βλέπετε όλες τις ετικέτες που σχετίζονται με το τρέχον έγγραφό σας. Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτές τις ετικέτες ανάλογα με τις ανάγκες σας και να εντοπίσετε σε ποιο μέρος του εγγράφου εφαρμόζεται κάθε ετικέτα.
Για να δείτε όλες τις ετικέτες για το έγγραφο:
- Ανοίξτε το εργαλείο Tags παράθυρο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Control και κάντε κλικ στο > που βρίσκεται δίπλα στις Ετικέτες για να εμφανιστούν όλες οι ετικέτες και ένα δέντρο δομής.
- Κάντε δεξί κλικ στις Tags και στη συνέχεια Επισήμανση περιεχομένου από τη λίστα.
- Κάντε κλικ σε μια συγκεκριμένη ετικέτα στο δέντρο ετικετών και δείτε σε ποιο σημείο του εγγράφου εφαρμόζεται.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Adobe Acrobat Pro διαθέτει ενσωματωμένο έλεγχο προσβασιμότητας που μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό σφαλμάτων ετικετών και άλλων ζητημάτων προσβασιμότητας σε ένα αρχείο PDF. Η εκτέλεση ενός ελέγχου προσβασιμότητας μπορεί να είναι ένα χρήσιμο βήμα για να διασφαλίσετε ότι το PDF είναι πλήρως προσβάσιμο.
Πώς να προσθέσετε ετικέτες σε ένα αρχείο PDF για προσβασιμότητα χρησιμοποιώντας το Microsoft Word
Χρήση του Word για Windows
- Ανοίξτε το έγγραφο Word που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF με ετικέτες.
- Μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε PDF.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές".
- Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές PDF", επιλέξτε "Ετικέτες δομής εγγράφου για προσβασιμότητα" και επιλέξτε Δημιουργία σελιδοδεικτών με χρήση και την επιλογή Κεφαλίδες .
- Κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε το PDF με ετικέτες.
Χρήση του Word για Mac
Στο Microsoft Word για Mac, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο Word ως PDF με ετικέτες ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως (ή πατήστε Command+Shift+S).
- Πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου στο Αποθήκευση ως πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο.
- Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στο Μορφή αρχείου πλαίσιο λίστας.
- Χρησιμοποιήστε το βέλος προς τα κάτω για να περιηγηθείτε στους τύπους αρχείων και επιλέξτε PDF.
- Επιλέξτε το κουμπί επιλογής "Βέλτιστο για ηλεκτρονική διανομή και προσβασιμότητα (χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική υπηρεσία της Microsoft)".
- Επιλέξτε Αποθήκευση.
Συμπέρασμα: Προσβάσιμο PDF
Η δημιουργία προσβάσιμων PDF μέσω σωστού tagging είναι κρίσιμη για να διασφαλιστεί ότι όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που περιέχουν, ανεξάρτητα από τις ικανότητές τους.
Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτήν την ανάρτηση, μπορείτε να κάνετε τα PDF σας πιο προσβάσιμα και να βελτιώσετε την εμπειρία χρήσης για όλους. Θυμηθείτε να ελέγχετε τα PDF σας ώστε να συμμορφώνονται με τα πρότυπα προσβασιμότητας.
Με αυτές τις συμβουλές και λίγη εξάσκηση, θα είστε στον σωστό δρόμο για να δημιουργείτε πιο συμπεριληπτικά PDF που ωφελούν όλους. Δοκιμάστε το και δείτε πόσο εύκολο μπορεί να είναι να δημιουργείτε προσβάσιμα PDF.
