PDF Boleh Capai: Cara Menanda Kandungan dalam PDF

Fail PDF digunakan secara meluas merentasi pelbagai industri dan bidang; namun, tidak semua PDF direka bentuk dengan mengambil kira kebolehcapaian. PDF boleh capaian memainkan peranan penting dalam memberikan individu kurang upaya akses maklumat yang sama rata. Dalam artikel ini, kami akan menghuraikan dengan lebih mendalam definisi PDF boleh capaian dan kepentingannya. Selain itu, kami akan membimbing anda cara menanda (tag) PDF menggunakan Adobe Acrobat Pro dan Microsoft Word untuk memastikan ia boleh diakses oleh semua orang.

Apakah PDF Boleh Capaian

PDF boleh capaian ialah dokumen yang direka bentuk untuk dibaca oleh teknologi bantuan, seperti pembaca skrin, yang boleh menukar teks kepada pertuturan, paparan braille dan peranti lain. Hasilnya, orang kurang upaya boleh mengakses maklumat dan melaksanakan tugasan yang sebaliknya sukar atau mustahil.

Aspek penting dalam menjadikan PDF boleh capaian ialah proses penandaan (tagging). Penandaan PDF melibatkan penambahan metadata tersembunyi pada dokumen, yang memberikan struktur dan konteks kepada kandungan.

Mengapa Perlu Menanda PDF

Menanda PDF ialah langkah penting dalam menghasilkan dokumen boleh capaian. Apabila anda menanda PDF, anda sebenarnya menyediakan struktur pada dokumen yang membolehkan teknologi bantuan menavigasi kandungan dengan lebih mudah.

Tanpa penandaan yang betul, PDF boleh menjadi sukar atau bahkan mustahil diakses oleh individu yang mempunyai masalah penglihatan atau ketidakupayaan lain. Pembaca skrin mungkin membaca kandungan tidak mengikut turutan, melangkau maklumat penting atau gagal mengenal pasti tajuk, imej dan elemen lain yang memberikan konteks dan struktur kepada dokumen.

Dengan menanda PDF, anda memastikan semua kandungan disusun dan diformat dengan betul. Ini menjadikan dokumen lebih mudah diakses, dan pada masa yang sama menunjukkan komitmen terhadap keterangkuman dan kebolehcapaian, yang penting dalam landskap digital masa kini.

Ciri-ciri Fail PDF Boleh Capaian

PDF yang direka untuk boleh capaian mempunyai pelbagai ciri, termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

• Teks Boleh Carian: Sebelum menangani kebolehcapaian dalam dokumen, imej yang diimbas perlu ditukar kepada teks boleh carian menggunakan pengecaman aksara optik (OCR).
• Fon yang Membolehkan Aksara Diekstrak kepada Teks: Fon dalam PDF boleh capaian mesti mengandungi maklumat yang mencukupi supaya perisian boleh mengekstrak semua aksara kepada teks dengan betul untuk tujuan selain memaparkan teks pada skrin.
• Ciri Interaktif Lain: Pautan dan Bantuan Navigasi Pautan, penanda buku, tajuk, jadual kandungan dan tertib tab pratetap untuk medan borang ialah contoh bantuan navigasi yang boleh digunakan dalam PDF untuk membantu pengguna mengakses maklumat dengan cekap tanpa perlu membaca keseluruhan dokumen. Penanda buku, yang boleh dicipta daripada tajuk dokumen, amat membantu untuk membolehkan pengguna menavigasi dengan mudah ke bahagian tertentu.
• Penentuan Bahasa dan Tajuk Dokumen: Menentukan bahasa dokumen dalam PDF membolehkan sesetengah pembaca skrin menukar pensintesis pertuturan semasa kepada bahasa yang sesuai, sekali gus membolehkan sebutan kandungan dalam pelbagai bahasa yang betul.
• Keselamatan yang Tidak Mengganggu Teknologi Bantuan: Teks dalam PDF boleh capaian mesti boleh diakses oleh pembaca skrin. Tetapan keselamatan Acrobat boleh dikonfigurasikan untuk melindungi kandungan dokumen tanpa mengganggu keupayaan pembaca skrin menukar teks pada skrin kepada pertuturan atau Braille.
• Tag Struktur Dokumen dan Tertib Bacaan yang Betul: Tag struktur dokumen dalam PDF mentakrifkan tertib bacaan dan mengenal pasti tajuk, perenggan, bahagian, jadual dan elemen halaman lain. Struktur tag ini juga membolehkan dokumen diubah saiz dan dialir semula untuk paparan pada saiz lebih besar dan pada peranti mudah alih.
• Penerangan Teks Alternatif untuk Elemen Bukan Teks: Imej dan medan borang interaktif memerlukan teks alternatif supaya boleh difahami oleh pengguna pembaca skrin. Teks gantian boleh memberikan penerangan yang lebih bermakna berbanding teks pautan semata-mata, dan tip alat (tooltips) serta teks alternatif untuk imej boleh membantu pengguna dengan kesukaran pembelajaran. Setara multimedia, termasuk audio dan video, juga mesti disediakan.

Cara Menjadikan PDF Boleh Capaian: Menanda Kandungan PDF

Langkah pertama untuk menghasilkan fail PDF boleh capaian ialah menanda kandungan dengan betul. Ini termasuk mengenal pasti tajuk, perenggan, jadual, imej dan elemen lain. Penandaan yang betul penting untuk navigasi dan pemahaman dokumen.

Sebagai contoh, pembaca skrin perlu tahu bahagian mana dalam dokumen ialah tajuk supaya ia boleh diumumkan kepada pengguna.

Apabila menanda kandungan, adalah penting juga untuk memastikan tertib bacaan adalah betul. Tertib bacaan harus mengikut tertib visual kandungan.

Sebagai contoh, jika jadual diletakkan selepas perenggan, ia perlu dibaca selepas perenggan tersebut. Kegagalan mengikut tertib bacaan boleh mengelirukan pengguna dan menjadikan dokumen tidak boleh diakses.

Cara menanda fail PDF untuk kebolehcapaian menggunakan Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro menyediakan ciri penandaan terbina dalam yang membolehkan pengguna menanda kandungan dalam PDF secara manual atau automatik.

Untuk menambah tag pada PDF menggunakan Adobe Acrobat Pro, ikut langkah berikut:

1. Buka Panel Tag (Tags Panel) supaya anda boleh menandakan dokumen dengan mudah.
2. Dengan fail PDF anda dibuka, klik Lihat pada bar menu.
3. Pergi ke Tunjuk/Sembunyi, kemudian Anak Tetingkap Navigasi. Pilih Tag daripada senarai.
4. Pohon tag akan dipaparkan dalam tetingkap baharu yang disandarkan pada bar sisi kiri.
5. Untuk membuka panel Tag, klik ikon tag.

Auto Tag PDF Yang Tidak Bertag

Jika dokumen tidak bertag ia akan memaparkan perkataan No Tags Available sebagai root dan tiada pohon struktur akan dipaparkan. Kadangkala dokumen mungkin tidak dianggap bertag oleh Acrobat walaupun ia kelihatan seperti bertag dalam panel Tag. Untuk menunjukkan dokumen itu bertag, klik kanan pada Tag dan pilih Document is Tagged PDF daripada senarai.

Cara Auto Tag PDF

Untuk auto tag dokumen anda, lakukan perkara berikut:

Kaedah 1:

1. Klik pada Tools menu.
2. Klik pada Kebolehcapaian yang terletak dalam bahagian Protect & Standardize. Pilihan Accessibility akan muncul sebagai pintasan dalam menu navigasi sebelah kanan.
3. Klik pada Autotag Document.

Kaedah 2:

1. Daripada Tag panel, klik kanan pada No tags available.
2. Pilih Add Tags to Document.

Cara Semak dan Betulkan Tag Sedia Ada

Panel tag membolehkan anda melihat semua tag yang berkaitan dengan dokumen semasa. Anda boleh mengubah suai tag ini mengikut keperluan dan mengenal pasti bahagian dokumen yang digunakan oleh setiap tag.

Untuk melihat semua tag bagi dokumen:

1. Buka Tags panel, tahan kekunci Control dan klik pada > yang terletak di sebelah Tag untuk memaparkan semua tag dan pohon struktur.
2. Klik kanan pada Tags dan pilih Highlight Content daripada senarai.
3. Klik pada tag tertentu dalam pohon tag dan lihat apa yang ditandakan dalam dokumen.

NOTA: Adobe Acrobat Pro, mempunyai pemeriksa kebolehcapaian terbina dalam yang boleh membantu mengenal pasti ralat penandaan dan isu kebolehcapaian lain dalam fail PDF. Menjalankan pemeriksa kebolehcapaian boleh membantu memastikan PDF boleh dicapai sepenuhnya.

Cara tag fail PDF untuk kebolehcapaian menggunakan Microsoft Word

Menggunakan Word untuk Windows

1. Buka dokumen Word yang anda ingin tukar kepada PDF bertag.
2. Pergi ke Fail > Simpan Sebagai.
3. Dalam juntai bawah "Simpan sebagai jenis", pilih PDF.
4. Klik butang "Pilihan".
5. Dalam kotak dialog "Pilihan PDF", pilih "Document structure tags for accessibility" dan tandakan Create bookmarks using dan pilihan Headings .
6. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.
7. Klik "Save" untuk menyimpan PDF dengan tag.

Menggunakan Word untuk Mac

Dalam Microsoft Word untuk Mac, anda boleh menyimpan dokumen Word sebagai PDF bertag dengan mengikuti langkah berikut:

1. Pilih File > Save As (atau tekan Command+Shift+S).
2. Taip nama fail dalam kotak teks Save As dan kemudian pilih lokasi untuk menyimpan fail.
3. Dalam dialog Save As, pergi ke kotak lungsur File Format .
4. Gunakan anak panah ke bawah untuk menyemak jenis fail dan pilih PDF.
5. Pilih butang radio "Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)."
6. Pilih Save.

Kesimpulan: PDF Boleh Capaian

Menjadikan PDF boleh capai melalui penandaan yang betul adalah penting untuk memastikan semua orang dapat mengakses dan menggunakan maklumat di dalamnya, tanpa mengira keupayaan mereka.

Dengan mengikuti langkah yang diterangkan dalam artikel ini, anda boleh menjadikan PDF anda lebih boleh capai dan menambah baik pengalaman pengguna untuk semua. Jangan lupa untuk menguji PDF anda bagi memastikan ia memenuhi piawaian kebolehcapaian.

Dengan petua ini dan sedikit latihan, anda akan berada di landasan yang tepat untuk menghasilkan lebih banyak PDF inklusif yang memberi manfaat kepada semua. Jadi, cubalah dan lihat betapa mudahnya untuk mencipta PDF yang boleh dicapai.