Madalas tayong humaharap sa iba’t ibang uri ng file kapag nagbabahagi at nag-iimbak ng mga dokumento. Dalawa sa pinakamadalas gamitin ay PDF at DOCX. Pareho silang may kani-kanyang katangian at gamit, ngunit ano ang nagkakaiba sa kanila at kailan mo dapat gamitin ang isa kaysa sa isa pa? Para masagot ito, mas titingnan natin nang mabuti ang pangunahing pagkakaiba ng mga PDF at DOCX file. Kung ikaw man ay estudyante, propesyonal, o karaniwang gumagamit, ang pag-unawa sa mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng PDF at DOCX file ay mahalaga para sa epektibong pagbabahagi, pag-iimbak, at pamamahala ng iyong mga dokumento.
Ano ang PDF file?
PDF ay nangangahulugang Portable Document Format. Ito ang pinakaginagamit na format para sa pagpapadala ng mga dokumento, lalo na iyong hindi na babaguhin pagkatapos gawin. Ang PDF format ay binuo ng Adobe. Maaari nitong ipakita ang mga dokumento, pag-format ng teksto, at mga larawan sa paraang hindi nakadepende sa application software, hardware, at operating system.
Ano ang DOCX file?
Ang file na may DOCX na extension ay isang Microsoft Word Open XML Format Document file. Nakaimbak ang mga DOCX file sa Open XML format, na ipinakilala kasama ng Microsoft Word 2007 at ginagamit bilang default sa lahat ng mas bagong bersyon ng MS Word. Ang mas lumang bersyon ng Word ay gumagamit ng DOC file extension. Ang DOCX ay isa sa pinakaginagamit na format para sa pagtatrabaho sa mga office document.
Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng PDF at DOCX file
Kakayahan sa pag-edit
Ang antas ng kakayahan sa pag-edit sa pagitan ng PDF at DOCX ay isa sa kanilang pangunahing pagkakaiba. Sa pangkalahatan, itinuturing na read-only ang mga PDF file, na nangangahulugang kapag nagawa na sila, hindi na sila maaaring i-edit o baguhin. Dahil dito, perpekto ang PDF para sa pagbabahagi o pag-print ng mga dokumento dahil palagi nilang napananatili ang orihinal na pag-format at hitsura.
Sa kabilang banda, ang mga DOCX file ay na-e-edit at maaaring baguhin gamit ang isang word processor gaya ng Microsoft Word. Ginagawa nitong kapaki-pakinabang ang mga ito para sa paglikha at pag-edit ng mga dokumentong patuloy na babaguhin at ia-update. Gayunpaman, nangangahulugan din ito na maaaring hindi laging manatili ang orihinal na pag-format ng mga DOCX file kapag binuksan sa ibang device o software program.
Nagbibigay ang DOCX ng paglikha at pag-edit ng dokumento gamit ang malawak na hanay ng mga tool, sa mas mahusay at standardisadong paraan. Maaari mong i-format at i-align ang teksto, magpasok ng masalimuot na mga larawan, equation, talahanayan, tsart, header/footer, hyperlink, komento, reference, watermark, at iba pa. Mas madali ring ibahagi at pag-collaborate-an ang mga DOCX document kumpara sa mas lumang format ng file gaya ng DOC.
Mas mainam ang PDF para sa mga dokumentong kailangang mapanatili ang tiyak na layout, tulad ng mga kontrata o form, habang ang DOCX ay mas bagay sa mga dokumentong kailangang i-edit at i-format, tulad ng mga ulat o sanaysay.
Ang antas ng compatibility
Isa pang pagkakaiba sa pagitan ng PDF at DOCX ay ang antas ng compatibility. Halos bawat device, kabilang ang PC, smartphone, at tablet, ay maaaring magbukas at mag-view ng PDF file. Ginagawa nitong mahusay na pagpipilian ang mga ito para sa mga dokumentong kailangang ibahagi sa maraming tao, dahil malaki ang posibilidad na mabubuksan at mavi-view nila ang file.
Ang mga DOCX file naman ay pangunahing iniuugnay sa Microsoft Word. Bagama’t maaari silang buksan at i-view sa ibang device, maaaring hindi manatili ang orihinal na pag-format at maaaring kailanganin ang paggamit ng compatible na word processor para ma-edit. Bukod sa MS Word, maaari ring gamitin ang ibang word processor, tulad ng open-source office suite na LibreOffice Writer o OpenOffice para sa pag-edit ng .docx file. Maaaring gamitin ang Google Docs o Microsoft Word Online para gawin ang kinakailangang mga pagbabago sa Word document.
Seguridad ng file
Parehong may kasamang security tools ang dalawang format na nagpoprotekta sa nilalaman at nililimitahan ang access sa partikular na mga user. Sa simula pa lang, nagbibigay ang PDF at DOCX format ng mga sumusunod na security feature: proteksyon ng password, digital signatures, watermark, at mga limitasyon sa pagkopya at pag-print.
Gayunpaman, dahil pinapahintulutan din ng DOCX ang sabayang pag-edit, may ilang yugto sa life cycle nito na nangangailangan ng karagdagang seguridad. Para maprotektahan ang data laban sa pagbabago o hindi awtorisadong pag-access, maaaring bigyan ang mga user ng advanced sharing permissions, na nag-iiba depende sa processing software.
Maaaring magkaroon ng security vulnerabilities ang anumang uri ng file kung hindi ito maayos na napoprotektahan. Sa pangkalahatan, itinuturing na mas madali maapektuhan ang mga DOCX file ng hindi awtorisadong pagbabago, dahil na-e-edit sila at mas madaling baguhin nang walang pahintulot.
Pag-handle ng larawan at graphics
Kayang mag-handle ng larawan at graphics ang parehong PDF at DOCX file, ngunit mas angkop sila para sa magkaibang layunin.
Para sa mga larawan at graphics sa mga dokumentong nakalaan para sa pag-print o elektronikong distribusyon, mas mainam na pumili ng PDF file. Dahil hindi ma-e-edit ng mga user ang impormasyong na-convert na sa PDF (idinesenyo ang PDF bilang read-only na mga dokumento), perpekto ito para sa mga dokumentong tulad ng brochure, flyer, at ulat na kailangang ipamahagi nang malawakan. Naka-embed sa PDF ang mga larawan at graphics, kaya tama ang pagpapakita at napapanatili ang kalidad kapag tiningnan sa iba’t ibang device.
Ang mga DOCX file, sa kabilang banda, ay mas mainam para sa pag-handle ng mga larawan at graphics kapag ang dokumento ay nakalaan para sa pag-edit at collaboration. Dahil na-e-edit ang mga DOCX file, mas mainam ang mga ito para sa paglikha ng mga dokumentong madalas ia-update at ibinabahagi sa isang team, tulad ng mga ulat, proposal, at presentasyon.
Laki ng file
Sa pangkalahatan, mas maliit ang laki ng PDF file kaysa DOCX file dahil naka-optimize ang mga ito para sa pag-view at pag-print sa halip na pag-edit. Maaari kang pumili na i-compress ang PDF para paliitin ang laki ng file. Lalo itong kapaki-pakinabang kung kailangan mong ibahagi ang PDF file online o sa pamamagitan ng email, kung saan maaaring maging isyu ang laki ng file.
Ang mga DOCX file ay idinisenyo para sa pag-edit at maaaring maglaman ng mas detalyadong impormasyon at pag-format, na maaaring magpalaki sa laki ng file. Tandaan na palagi mong maaaring i-convert ang DOCX file sa PDF file. Madalas itong nagreresulta sa mas maliit na laki ng file dahil sa optimization at compression ng PDF format.
Kapag na-convert mo na ang dokumento sa PDF file, hindi mo na magagawa ang kabaligtarang proseso maliban na lang kung gagamit ka ng espesyal na software tools na may OCR na may OCR function. Isa sa mga ito ay ang PDF2Go's PDF to Word converter.
Konklusyon
Sa kabuuan, kapaki-pakinabang na mga format ang PDF at DOCX para sa pag-iimbak at pagbabahagi ng mga elektronikong dokumento. Mas angkop ang PDFs sa mga dokumentong kailangang manatili ang tiyak na layout at malawak ang suporta, habang mas mainam ang DOCX para sa mga dokumentong kailangang i-edit at i-format. Itinuturing na mas ligtas ang PDFs at mas mahusay sa pagpapanatili ng kalidad ng mga imahe, habang nag-aalok naman ang mga DOCX file ng co-editing at madaling mababago ang nilalaman.
Mahalagang bigyang-diin na madali mong mako-convert ang dalawang format gamit ang isang web-based na serbisyo tulad ng PDF2Go.
