書類を共有・保存する際には、さまざまなファイル形式に直面します。最もよく使われる形式のひとつがPDFとDOCXです。両方の形式にはそれぞれ特徴と用途がありますが、何が異なり、どのような場面で使い分けるべきなのでしょうか。この疑問に答えるため、PDFとDOCXファイルの主な違いを詳しく見ていきます。学生、ビジネスユーザー、一般ユーザーのいずれであっても、 PDFファイルとDOCXファイルの主な違いを理解すること は、文書を効率的に共有・保存・管理するために不可欠です。
PDFファイルとは？
PDF はPortable Document Formatの略です。特に後から変更されない書類の送信に最もよく使われる形式です。PDF形式はAdobeによって開発されました。アプリケーションソフトウェア、ハードウェア、オペレーティングシステムに依存せずに、文書やテキストの書式、画像を表示できます。
DOCXファイルとは？
拡張子が DOCX のファイルは、Microsoft Word Open XML形式のドキュメントファイルです。DOCXファイルはOpen XML形式で保存され、この形式はMicrosoft Word 2007で導入され、それ以降のすべてのWordバージョンで標準として使用されています。以前のバージョンのWordではDOC拡張子が使われています。DOCXはオフィス文書の編集に最も広く使用されている形式のひとつです。
PDFとDOCXファイルの主な違い
編集機能
PDFとDOCXの大きな違いの1つは編集機能のレベルです。一般的に、PDFファイルは閲覧専用とみなされ、一度作成されると編集や変更はできません。そのため、PDFは常に元のレイアウトや見た目を保てることから、文書の共有や印刷に適しています。
一方で、DOCXファイルは編集可能で、次のようなワードプロセッサを使って内容を変更できます。 Microsoft Word. これにより、継続的に改訂・更新される文書の作成や編集に適しています。ただし、これは同時に、DOCXファイルは異なるデバイスやソフトウェアで開いたときに、元の書式が維持されない場合があることも意味します。
DOCXは、文書の作成と編集に幅広いツールを提供し、より効率的かつ標準化された方法で作業できます。テキストの書式設定や配置、複雑な画像、数式、表、グラフ、ヘッダー／フッター、ハイパーリンク、コメント、参照、透かしなどを挿入できます。また、DOCXは従来のDOC形式などに比べて、共有や共同編集も容易です。
特定のレイアウトを維持する必要のある契約書やフォームなどの文書にはPDFが適しており、レポートや論文など、編集や書式設定が必要な文書にはDOCXの方が向いています。
互換性のレベル
PDFとDOCXのもう1つの違いは、 互換性のレベルです. ほぼすべてのデバイス（PC、スマートフォン、タブレットなど）でPDFファイルを開いて閲覧できます。そのため、多くの人と共有する必要がある文書に適しており、受け取った人が問題なく開いて閲覧できる可能性が高くなります。
一方で、DOCXファイルは主にMicrosoft Wordに関連付けられています。他のデバイスでも開いて閲覧できますが、元のレイアウトが崩れる場合があり、編集するには互換性のあるワードプロセッサが必要になることがあります。MS Word以外にも、オープンソースのオフィススイートである LibreOffice Writer または OpenOffice などのワードプロセッサで.docxファイルを編集できます。GoogleドキュメントやMicrosoft Word Onlineを使ってWord文書に必要な変更を加えることもできます。
ファイルのセキュリティ
両方の形式には、コンテンツを保護し、特定のユーザーへのアクセスを制限するためのセキュリティ機能があります。PDFとDOCX形式は、初期状態で次のようなセキュリティ機能を提供します。 パスワード保護, デジタル署名は、, 透かし（ウォーターマーク）, と コピーや印刷の制限.
ただし、DOCXは共同編集も可能なため、ライフサイクルの一部の段階では、追加のセキュリティ対策が必要になる場合があります。データの改ざんや不正アクセスを防ぐため、処理ソフトウェアに応じて異なる詳細な共有権限をユーザーに付与できます。
適切に保護されていない場合、どのファイル形式にもセキュリティ上の脆弱性は存在し得ますが、一般的に、DOCXファイルは編集可能であり、無断で変更されるリスクが高いため、改ざんされやすいと見なされています。
画像・グラフィックの扱い
PDFとDOCXファイルはいずれも画像やグラフィックを扱えますが、それぞれ適した用途が異なります。
次の用途向けの文書内の画像やグラフィックには、 印刷 または 電子配布, にPDFファイルの方が適しています。PDFに変換された情報はユーザーが編集できない（PDFは閲覧専用を想定した形式）ため、広く配布するパンフレット、チラシ、レポートなどの文書に最適です。画像やグラフィックはPDF内に埋め込まれるため、異なるデバイスで表示しても正しく表示され、品質も保たれます。
一方で、DOCXファイルは文書が 編集 と 共同作業. されることを前提としている場合の画像・グラフィックの扱いに適しています。DOCXファイルは編集可能なため、レポート、提案書、プレゼンテーションなど、チーム内で頻繁に更新・共有される文書の作成に向いています。
ファイルサイズ
一般的に、PDFファイルは編集ではなく閲覧・印刷に最適化されているため、DOCXファイルよりもファイルサイズが小さくなる傾向があります。 必要に応じて、 PDFを圧縮して ファイルサイズを小さくすることができます。オンラインやメールでPDFファイルを共有する際、ファイルサイズが問題になる場合に特に有用です。
DOCXファイルは編集を前提として設計されており、より詳細な情報や書式設定を含むことがあるため、サイズが大きくなる場合があります。ただし、いつでも DOCXファイルをPDFファイルに変換できます。. PDF形式での最適化と圧縮により、ファイルサイズを小さくできる場合がよくあります。
一度文書をPDFファイルに変換すると、OCR機能を備えた専用のソフトウェアツールを使用しない限り、逆に戻すことはできません。 OCR 機能です。こうしたツールの1つが PDF2Go の PDFからWordへのコンバーター.
まとめ
まとめると、PDF と DOCX はどちらも電子文書の保存や共有に便利なファイル形式です。PDF は特定のレイアウトを維持し、幅広い環境でサポートされる必要がある文書に適しており、DOCX は編集や書式設定が必要な文書に適しています。PDF は一般的にセキュリティ面で優れており、画像品質の保持にも向いているとされる一方で、DOCX ファイルは共同編集が可能で、簡単に変更を加えることができます。
重要な点として、Web ベースのサービスを利用すれば、どちらの形式にも簡単に変換できるということです。例えば PDF2Go.
