আমরা প্রায়ই আমাদের ডকুমেন্ট শেয়ার ও সংরক্ষণ করার সময় বিভিন্ন ধরনের ফাইল ফরম্যাটের মুখোমুখি হই। সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফরম্যাটগুলোর মধ্যে দুটি হলো PDF এবং DOCX। উভয় ফরম্যাটেরই নিজস্ব বৈশিষ্ট্য এবং ব্যবহার রয়েছে, কিন্তু কীভাবে তারা একে অন্যের থেকে আলাদা এবং কখন কোনটি ব্যবহার করা উচিত? এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে আমরা PDF এবং DOCX ফাইলের প্রধান পার্থক্যগুলোর দিকে বিস্তারিতভাবে নজর দেব। আপনি ছাত্র, পেশাদার বা সাধারণ ব্যবহারকারী যাই হোন না কেন, PDF এবং DOCX ফাইলের মূল পার্থক্যগুলি বোঝা আপনার ডকুমেন্ট কার্যকরভাবে শেয়ার, সংরক্ষণ এবং পরিচালনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
PDF ফাইল কী?
PDF এর পূর্ণরূপ হলো Portable Document Format। এটি ডকুমেন্ট পাঠানোর জন্য সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফরম্যাট, বিশেষ করে যেসব ডকুমেন্টে পরবর্তীতে পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয় না। PDF ফরম্যাটটি Adobe দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। এটি এমনভাবে ডকুমেন্ট, টেক্সট ফরম্যাটিং এবং ছবি প্রদর্শন করতে পারে যা অ্যাপ্লিকেশন সফটওয়্যার, হার্ডওয়্যার এবং অপারেটিং সিস্টেমের ওপর নির্ভরশীল নয়।
DOCX ফাইল কী?
যে ফাইলের DOCX এক্সটেনশন থাকে সেটি Microsoft Word Open XML Format Document ফাইল। DOCX ফাইলগুলো Open XML ফরম্যাটে সংরক্ষিত হয়, যা Microsoft Word 2007 এর সাথে চালু হয় এবং পরবর্তী সব MS Word ভার্সনে ডিফল্ট হিসেবে ব্যবহৃত হয়। Word-এর পুরনো ভার্সনগুলোতে DOC এক্সটেনশন ব্যবহার করা হতো। অফিস ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করার জন্য DOCX সবচেয়ে প্রচলিত ফরম্যাটগুলোর একটি।
PDF এবং DOCX ফাইলের প্রধান পার্থক্য
সম্পাদনা করার সক্ষমতা
PDF এবং DOCX-এর মধ্যে সম্পাদনা করার সক্ষমতার মাত্রা তাদের প্রধান পার্থক্যগুলোর একটি। সাধারণভাবে, PDF ফাইলগুলোকে রিড-অনলি হিসেবে ধরা হয়, অর্থাৎ একবার তৈরি হওয়ার পর এগুলো সম্পাদনা বা পরিবর্তন করা যায় না। এই কারণে ডকুমেন্ট শেয়ার বা প্রিন্ট করার জন্য PDF খুবই উপযোগী, কারণ তারা সবসময় তাদের মূল ফরম্যাটিং ও চেহারা বজায় রাখে।
অন্যদিকে, DOCX ফাইল সম্পাদনাযোগ্য এবং সেগুলোকে নিচের মতো ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করে পরিবর্তন করা যায়, যেমন Microsoft Word. এর ফলে এগুলো এমন ডকুমেন্ট তৈরি ও সম্পাদনার জন্য উপযোগী, যেগুলো নিয়মিতভাবে রিভাইজ ও আপডেট করা হবে। তবে এর মানে এইও যে বিভিন্ন ডিভাইস বা সফটওয়্যার প্রোগ্রামে খোলার সময় DOCX ফাইল সবসময় তাদের মূল ফরম্যাটিং বজায় নাও রাখতে পারে।
DOCX নানান ধরনের টুল ব্যবহার করে আরও দক্ষ ও মানসম্মত উপায়ে ডকুমেন্ট তৈরি ও সম্পাদনার সুবিধা দেয়। আপনি টেক্সট ফরম্যাট ও অ্যালাইন করতে পারেন, জটিল ছবি, সমীকরণ, টেবিল, চার্ট, হেডার/ফুটার, হাইপারলিংক, মন্তব্য, রেফারেন্স, ওয়াটারমার্ক ইত্যাদি সন্নিবেশ করতে পারেন। পুরনো DOC ফাইল ফরম্যাটের তুলনায় DOCX ডকুমেন্ট শেয়ার করা ও তাতে একসাথে কাজ করাও সহজ।
যেসব ডকুমেন্টে নির্দিষ্ট লেআউট বজায় রাখা জরুরি, যেমন চুক্তিপত্র বা ফর্ম, সেগুলোর জন্য PDF ভালো পছন্দ, আর যেসব ডকুমেন্ট সম্পাদনা ও ফরম্যাট করা দরকার, যেমন রিপোর্ট বা প্রবন্ধ, সেগুলোর জন্য DOCX ভালো।
সামঞ্জস্যতার মাত্রা
PDF এবং DOCX-এর আরেকটি পার্থক্য হলো সামঞ্জস্যতার মাত্রা. প্রায় সব ধরনের ডিভাইস, যেমন PC, স্মার্টফোন ও ট্যাবলেটে PDF ফাইল খোলা ও দেখা যায়। ফলে যেসব ডকুমেন্ট অনেক মানুষের সাথে শেয়ার করতে হয়, সেগুলোর জন্য PDF একটি ভালো পছন্দ, কারণ প্রায় সবারই এগুলো খোলার ও দেখার সুযোগ থাকে।
অন্যদিকে DOCX ফাইল মূলত Microsoft Word-এর সাথে সম্পর্কিত। অন্যান্য ডিভাইসেও এগুলো খোলা ও দেখা গেলেও, সব সময় মূল ফরম্যাটিং বজায় নাও থাকতে পারে এবং সম্পাদনা করার জন্য প্রায়ই উপযোগী কোনো ওয়ার্ড প্রসেসর প্রয়োজন হয়। MS Word ছাড়াও ওপেন-সোর্স অফিস স্যুট, যেমন LibreOffice Writer অথবা OpenOffice ব্যবহার করে .docx ফাইল সম্পাদনা করা যায়। Google Docs বা Microsoft Word Online ব্যবহার করেও Word ডকুমেন্টে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আনা যেতে পারে।
ফাইল নিরাপত্তা
দুই ধরনের ফরম্যাটেই এমন নিরাপত্তা টুল রয়েছে যা কনটেন্ট সুরক্ষিত রাখে ও নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর জন্য অ্যাক্সেস সীমিত করে। শুরুতেই PDF এবং DOCX ফরম্যাট নিচের নিরাপত্তা ফিচারগুলো সক্রিয় করার সুযোগ দেয়: পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন, ডিজিটাল সিগনেচার, ওয়াটারমার্ক, এবং কপি ও প্রিন্ট করার সীমাবদ্ধতা.
তবে DOCX সহ-সম্পাদনারও সুযোগ দেয় বলে এর লাইফ সাইকেলের কিছু পর্যায়ে অতিরিক্ত নিরাপত্তা ব্যবস্থা প্রয়োজন হয়। অননুমোদিত পরিবর্তন বা অ্যাক্সেস থেকে ডেটা সুরক্ষিত রাখতে উন্নত শেয়ারিং পারমিশন দেওয়া যেতে পারে, যা ব্যবহৃত প্রসেসিং সফটওয়্যারের উপর নির্ভর করে ভিন্ন হতে পারে।
যদি সঠিকভাবে সুরক্ষিত না হয়, তবে যে কোনো ফাইল টাইপেই নিরাপত্তা দুর্বলতা থাকতে পারে। সাধারণভাবে, DOCX ফাইলকে বেশি ঝুঁকিপূর্ণ ধরা হয়, কারণ এগুলো সম্পাদনাযোগ্য এবং অননুমোদিতভাবে পরিবর্তিত হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে।
ছবি ও গ্রাফিক ব্যবস্থাপনা
PDF এবং DOCX ফাইল ছবি ও গ্রাফিক ব্যবহার করতে পারে, তবে এগুলো ভিন্ন উদ্দেশ্যে বেশি উপযোগী।
যেসব ডকুমেন্টে ছবি ও গ্রাফিক ব্যবহার করা হবে এবং সেগুলো প্রিন্ট করা অথবা ইলেকট্রনিকভাবে বিতরণ, করার উদ্দেশ্যে তৈরি, সেসব ক্ষেত্রে PDF ফাইল ভালো পছন্দ। যেহেতু PDF-এ রূপান্তরিত তথ্য ব্যবহারকারী সাধারণত সম্পাদনা করতে পারে না (PDF মূলত রিড-অনলি ডকুমেন্ট), তাই ব্রোশিউর, ফ্লায়ার ও রিপোর্টের মতো ডকুমেন্ট যেগুলো ব্যাপকভাবে বিতরণ করতে হবে, সেগুলোর জন্য এটি আদর্শ। ছবি ও গ্রাফিক সরাসরি PDF-এ এম্বেড থাকে, ফলে বিভিন্ন ডিভাইসে সেগুলো সঠিকভাবে প্রদর্শিত হয় এবং মান বজায় থাকে।
অন্যদিকে, যেসব ডকুমেন্টে সম্পাদনা এবং সহযোগিতা. করার উদ্দেশ্যে ছবি ও গ্রাফিক ব্যবহার করতে হবে, সেসব ক্ষেত্রে DOCX ফাইল বেশি উপযোগী। DOCX ফাইল সম্পাদনাযোগ্য হওয়ায়, রিপোর্ট, প্রস্তাবনা বা প্রেজেন্টেশন-এর মতো ডকুমেন্ট যেগুলো নিয়মিতভাবে আপডেট হবে এবং টিমের মধ্যে শেয়ার করা হবে, সেগুলো তৈরি করার জন্য এটি বেশি সুবিধাজনক।
ফাইল সাইজ
সাধারণভাবে, PDF ফাইলের সাইজ DOCX ফাইলের তুলনায় ছোট হয়, কারণ এগুলো সম্পাদনার চেয়ে দেখা ও প্রিন্ট করার জন্য অপ্টিমাইজ করা থাকে। আপনি চাইলে PDF কমপ্রেস করে ফাইল সাইজ কমাতে পারেন। বিশেষ করে অনলাইনে বা ইমেইলের মাধ্যমে PDF শেয়ার করার সময়, যখন ফাইল সাইজ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে, তখন এটি উপকারী।
DOCX ফাইল সম্পাদনার জন্য ডিজাইন করা এবং তাতে বেশি বিস্তারিত তথ্য ও ফরম্যাটিং থাকতে পারে, যার ফলে ফাইল সাইজ বড় হতে পারে। মনে রাখবেন, আপনি যেকোনো সময় DOCX ফাইলকে PDF ফাইলে রূপান্তর করতে. পারেন। PDF ফরম্যাটে অপ্টিমাইজেশন ও কমপ্রেশনের কারণে প্রায়ই এর ফলে ফাইল সাইজ ছোট হয়।
একবার আপনি কোনো ডকুমেন্টকে PDF ফাইলে রূপান্তর করলে, বিশেষ সফটওয়্যার টুলে OCR ফাংশন। এমন একটি টুল হলো PDF2Go-এর PDF থেকে Word কনভার্টার.
উপসংহার
সংক্ষেপে, PDF এবং DOCX উভয়ই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট সংরক্ষণ ও শেয়ার করার জন্য উপযোগী ফাইল ফরম্যাট। নির্দিষ্ট লেআউট বজায় রাখা এবং সর্বত্র সমর্থিত হওয়ার প্রয়োজন হলে PDF বেশি উপযোগী, আর ঘন ঘন সম্পাদনা ও ফরম্যাট করার প্রয়োজন হলে DOCX বেশি উপযোগী। নিরাপত্তা এবং ছবি মান সংরক্ষণের ক্ষেত্রে সাধারণত PDF-কে বেশি নির্ভরযোগ্য ধরা হয়, অন্যদিকে DOCX ফাইলে সহ-সম্পাদনার সুবিধা থাকে এবং এগুলো সহজেই পরিবর্তন করা যায়।
গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, আপনি সহজেই উভয় ফরম্যাটকে একটি ওয়েব-ভিত্তিক সেবা ব্যবহার করে কনভার্ট করতে পারেন, যেমন PDF2Go.
