Podczas udostępniania i przechowywania dokumentów często mamy do czynienia z różnymi formatami plików. Dwa z najczęściej używanych to PDF i DOCX. Oba formaty mają swoje charakterystyczne cechy i zastosowania, ale co je od siebie odróżnia i kiedy warto użyć jednego zamiast drugiego? Aby odpowiedzieć na te pytania, przyjrzymy się bliżej głównym różnicom między plikami PDF i DOCX. Niezależnie od tego, czy jesteś studentem, profesjonalistą czy użytkownikiem okazjonalnym, zrozumienie kluczowych różnic między plikami PDF i DOCX jest niezbędne, aby skutecznie udostępniać, przechowywać i zarządzać dokumentami.
Czym jest plik PDF?
PDF to skrót od Portable Document Format. Jest to najczęściej używany format do wysyłania dokumentów, zwłaszcza takich, które nie mają być później zmieniane. Format PDF został opracowany przez firmę Adobe. Umożliwia prezentowanie dokumentów, formatowania tekstu i obrazów w sposób niezależny od oprogramowania, sprzętu i systemu operacyjnego.
Czym jest plik DOCX?
Plik z rozszerzeniem DOCX to dokument w formacie Microsoft Word Open XML. Pliki DOCX są zapisywane w formacie Open XML, który został wprowadzony w Microsoft Word 2007 i jest domyślnie używany we wszystkich późniejszych wersjach MS Word. Starsze wersje Worda używają rozszerzenia DOC. DOCX jest jednym z najpopularniejszych formatów do pracy z dokumentami biurowymi.
Główne różnice między plikiem PDF a DOCX
Możliwości edycji
Poziom możliwości edycji to jedna z głównych różnic między PDF a DOCX. Ogólnie pliki PDF są traktowane jako tylko do odczytu, co oznacza, że po utworzeniu nie mogą być edytowane ani modyfikowane. Dzięki temu PDF świetnie nadaje się do udostępniania lub drukowania dokumentów, ponieważ zawsze zachowują one oryginalne formatowanie i wygląd.
Z kolei pliki DOCX można edytować i modyfikować za pomocą edytora tekstu, takiego jak Microsoft Word. Dzięki temu są one przydatne do tworzenia i edytowania dokumentów, które będą stale poprawiane i aktualizowane. Oznacza to jednak również, że pliki DOCX mogą nie zawsze zachować oryginalne formatowanie po otwarciu na różnych urządzeniach lub w różnych programach.
DOCX umożliwia tworzenie i edycję dokumentów za pomocą szerokiej gamy narzędzi, w bardziej wydajny i ustandaryzowany sposób. Możesz formatować i wyrównywać tekst, wstawiać złożone obrazy, równania, tabele, wykresy, nagłówki/stopki, hiperłącza, komentarze, odnośniki, znaki wodne itd. Łatwiej jest także udostępniać dokumenty DOCX i współpracować nad nimi niż w przypadku starszych formatów, takich jak DOC.
PDF lepiej sprawdza się w przypadku dokumentów, które muszą zachować określony układ, takich jak umowy czy formularze, natomiast DOCX jest lepszy dla dokumentów wymagających edycji i formatowania, takich jak raporty czy eseje.
Poziom kompatybilności
Kolejna różnica między PDF i DOCX to poziom kompatybilności. Prawie każde urządzenie, w tym komputery PC, smartfony i tablety, może otwierać i wyświetlać pliki PDF. Sprawia to, że są one doskonałym wyborem dla dokumentów, które mają być udostępniane wielu osobom, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że będą one mogły otworzyć i wyświetlić plik.
Pliki DOCX są z kolei przede wszystkim kojarzone z Microsoft Word. Chociaż można je otwierać i przeglądać na innych urządzeniach, mogą one nie zachować oryginalnego formatowania i często wymagają użycia kompatybilnego edytora tekstu, aby je edytować. Oprócz MS Word, do edycji plików .docx można wykorzystać inne edytory tekstu, takie jak pakiety biurowe typu open source LibreOffice Writer lub OpenOffice Google Docs lub Microsoft Word Online można również wykorzystać do wprowadzania niezbędnych zmian w dokumentach Word.
Bezpieczeństwo plików
Oba formaty oferują narzędzia zabezpieczające treść i ograniczające dostęp tylko dla określonych użytkowników. Format PDF i DOCX domyślnie obsługują następujące funkcje bezpieczeństwa: ochrona hasłem, podpisy cyfrowe, znaki wodne, i ograniczenia kopiowania i drukowania.
Ponieważ jednak DOCX umożliwia także współedycję, niektóre etapy cyklu życia dokumentu wymagają dodatkowych środków bezpieczeństwa. Aby chronić dane przed modyfikacją lub nieautoryzowanym dostępem, użytkownikom można przyznać rozszerzone uprawnienia do udostępniania, które różnią się w zależności od używanego oprogramowania.
Luki w zabezpieczeniach mogą występować w każdym typie pliku, jeśli nie zostanie on odpowiednio zabezpieczony. Ogólnie pliki DOCX uznaje się za bardziej podatne na manipulacje, ponieważ można je edytować i łatwiej je zmodyfikować bez autoryzacji.
Obsługa obrazów i grafiki
Pliki PDF i DOCX obsługują obrazy i grafikę, jednak lepiej sprawdzają się w różnych zastosowaniach.
Dla obrazów i grafiki w dokumentach przeznaczonych do drukowanie lub dystrybucji elektronicznej, lepszym wyborem są pliki PDF. Ponieważ użytkownicy nie mogą edytować informacji, które zostały skonwertowane do PDF (PDF-y są przeznaczone jako dokumenty tylko do odczytu), idealnie nadają się do ulotek, broszur i raportów, które mają być szeroko rozpowszechniane. Obrazy i grafiki są osadzone w pliku PDF, dzięki czemu będą poprawnie wyświetlane i zachowają jakość na różnych urządzeniach.
Pliki DOCX z kolei lepiej nadają się do obsługi obrazów i grafiki, gdy dokument ma służyć do edycji i współpracy. Ponieważ pliki DOCX można edytować, są one preferowane do tworzenia dokumentów, które będą często aktualizowane i współdzielone w zespole, takich jak raporty, oferty i prezentacje.
Rozmiar pliku
Zazwyczaj pliki PDF są mniejsze niż pliki DOCX, ponieważ są zoptymalizowane pod kątem wyświetlania i drukowania, a nie edytowania. Możesz skompresować plik PDF aby zmniejszyć jego rozmiar. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz udostępnić plik PDF online lub e-mailem, a rozmiar pliku ma znaczenie.
Pliki DOCX są stworzone z myślą o edycji i mogą zawierać bardziej szczegółowe informacje oraz formatowanie, co sprawia, że ich rozmiar jest większy. Pamiętaj, że zawsze możesz przekonwertować plik DOCX na PDF. Często pozwala to uzyskać mniejszy plik dzięki optymalizacji i kompresji formatu PDF.
Po przekonwertowaniu dokumentu na plik PDF nie będziesz mógł cofnąć tej operacji, chyba że użyjesz specjalnych narzędzi programowych z funkcją OCR funkcję. Jednym z takich narzędzi jest konwerter PDF do Word.
Podsumowanie
Podsumowując, PDF i DOCX to przydatne formaty do przechowywania i udostępniania dokumentów elektronicznych. PDF lepiej sprawdza się w przypadku dokumentów, które muszą zachować określony układ i być szeroko wspierane, natomiast DOCX jest lepszy do dokumentów wymagających edycji i formatowania. PDF uchodzi za format bezpieczniejszy i lepiej zachowujący jakość obrazów, podczas gdy pliki DOCX umożliwiają współredagowanie i można je łatwo modyfikować.
Ważne jest podkreślenie, że oba formaty możesz łatwo konwertować za pomocą usługi online, takiej jak PDF2Go.
