Під час обміну й зберігання документів ми часто стикаємося з різними форматами файлів. Два з найпоширеніших форматів це PDF і DOCX. Обидва формати мають власні особливості та сфери застосування, але що їх відрізняє і коли варто використовувати один, а коли інший? Щоб відповісти на ці запитання, ми детально розглянемо основні відмінності між файлами PDF і DOCX. Незалежно від того, чи ви студент, професіонал або звичайний користувач, розуміння того, які є ключові відмінності між файлами PDF і DOCX, є важливим для ефективного обміну, зберігання та керування вашими документами.
Що таке файл PDF?
PDF означає Portable Document Format (портативний формат документів). Це найпоширеніший формат для надсилання документів, особливо тих, які не планується змінювати надалі. Формат PDF був розроблений компанією Adobe. Він дає змогу відображати документи, форматування тексту та зображення незалежно від програмного забезпечення, обладнання й операційних систем.
Що таке файл DOCX?
Файл із DOCX розширенням це файл документа у форматі Microsoft Word Open XML. Файли DOCX зберігаються у форматі Open XML, який був запроваджений у Microsoft Word 2007 і використовується за замовчуванням в усіх наступних версіях MS Word. Раніші версії Word використовують розширення DOC. DOCX є одним із найпопулярніших форматів для роботи з офісними документами.
Основні відмінності між файлами PDF і DOCX
Можливості редагування
Рівень можливостей редагування в PDF і DOCX є однією з їхніх головних відмінностей. Загалом файли PDF вважаються доступними лише для читання, тобто після створення їх не можна редагувати чи змінювати. Тому PDF-файли ідеально підходять для обміну або друку документів, оскільки вони завжди зберігають початкове форматування й вигляд.
З іншого боку, файли DOCX можна редагувати і змінювати за допомогою текстового процесора, такого як Microsoft Word. Це робить їх зручними для створення та редагування документів, які будуть постійно допрацьовуватися й оновлюватися. Однак це також означає, що файли DOCX не завжди зберігають своє початкове форматування при відкритті на різних пристроях або в різних програмах.
DOCX надає широкі можливості для створення й редагування документів, у більш ефективний і стандартизований спосіб. Ви можете форматувати й вирівнювати текст, вставляти складні зображення, формули, таблиці, діаграми, колонтитули, гіперпосилання, коментарі, посилання, водяні знаки тощо. Також простіше обмінюватися файлами DOCX і спільно працювати над ними порівняно зі старішими форматами, такими як DOC.
PDF краще підходить для документів, яким потрібно зберігати чіткий макет, наприклад договорів чи форм, тоді як DOCX зручніший для документів, які потрібно редагувати й форматувати, наприклад звітів або есе.
Рівень сумісності
Ще одна відмінність між PDF і DOCX це рівень сумісності.. Практично будь-який пристрій, включно з ПК, смартфонами та планшетами, може відкривати й переглядати PDF-файли. Тому вони є чудовим вибором для документів, якими потрібно поділитися з великою кількістю людей, оскільки, найімовірніше, вони зможуть відкрити й переглянути файл.
Файли DOCX, своєю чергою, переважно пов’язані з Microsoft Word. Хоча їх можна відкривати й переглядати й на інших пристроях, вони можуть не зберігати своє початкове форматування і для редагування зазвичай потребують сумісного текстового процесора. Окрім MS Word, інші текстові процесори, наприклад офісні пакети з відкритим кодом, такі як LibreOffice Writer або OpenOffice можна використовувати для редагування файлів .docx. Також для внесення потрібних змін у документи Word можна використовувати Google Docs або Microsoft Word Online.
Безпека файлів
Обидва формати мають засоби безпеки, які захищають вміст і обмежують доступ для певних користувачів. Формати PDF і DOCX спочатку підтримують такі функції безпеки: захист паролем, цифрові підписи, водяні знаки, та обмеження на копіювання й друк.
Однак, оскільки DOCX також підтримує спільне редагування, на деяких етапах його життєвого циклу потрібні додаткові заходи безпеки. Щоб захистити дані від змін або несанкціонованого доступу, можна надавати користувачам розширені дозволи на спільний доступ, які залежать від програмного забезпечення для обробки.
У будь-якому типі файлів можуть бути вразливості, якщо вони належно не захищені. Загалом файли DOCX вважаються більш уразливими до підроблення, оскільки їх можна редагувати, і вони більш схильні до несанкціонованих змін.
Обробка зображень і графіки
Файли PDF і DOCX можуть працювати із зображеннями та графікою, але кожен формат краще пасує для різних завдань.
Для зображень і графіки в документах, призначених для друк або електронного розповсюдження, PDF-файли є кращим вибором. Оскільки користувачі не можуть редагувати інформацію, перетворену в PDF (PDF-файли створюються як документи лише для читання), вони ідеально підходять для буклетів, флаєрів і звітів, які потрібно широко розповсюджувати. Зображення та графіка вбудовуються у PDF, тому вони будуть коректно відображатися й зберігати якість на різних пристроях.
Файли DOCX, своєю чергою, краще підходять для роботи із зображеннями та графікою, коли документ призначений для редагування та спільної роботи. Оскільки файли DOCX можна редагувати, їх зручніше використовувати для створення документів, які часто оновлюються й поширюються в команді, наприклад звітів, пропозицій і презентацій.
Розмір файлу
Зазвичай файли PDF мають менший розмір, ніж файли DOCX, оскільки вони оптимізовані для перегляду й друку, а не для редагування. Ви можете стиснути PDF щоб зменшити розмір файлу. Це особливо корисно, якщо потрібно поділитися PDF-файлом онлайн або електронною поштою, коли важливий розмір вкладення.
Файли DOCX створені для редагування і можуть містити більше детальної інформації та форматування, що може збільшувати їхній розмір. Зауважте, що ви завжди можете конвертувати DOCX-файл у PDF. Це часто дає змогу зменшити розмір файлу завдяки оптимізації та стисненню у форматі PDF.
Після перетворення документа у PDF-файл ви не зможете виконати зворотну дію, якщо тільки не скористаєтеся спеціальними програмними інструментами з OCR функцію. Один із таких інструментів - PDF2Go конвертер PDF у Word.
Висновок
Підсумовуючи, PDF і DOCX - це корисні формати файлів для зберігання та обміну електронними документами. PDF краще підходить для документів, яким потрібно зберігати певне оформлення та мати широку підтримку, тоді як DOCX краще підходить для документів, які потрібно редагувати та форматувати. Формат PDF вважається більш безпечним і краще зберігає якість зображень, тоді як файли DOCX пропонують можливість спільного редагування і їх легко змінювати.
Важливо підкреслити, що ви можете легко конвертувати обидва формати за допомогою вебслужби, такої як PDF2Go.
