دستاویزات شیئر اور محفوظ کرتے وقت ہمیں اکثر مختلف فائل فارمیٹس کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ سب سے زیادہ استعمال ہونے والے فارمیٹس میں سے دو PDF اور DOCX ہیں۔ دونوں فارمیٹس کی اپنی الگ خصوصیات اور استعمال کے طریقے ہیں، لیکن انہیں ایک دوسرے سے کیا مختلف بناتا ہے اور آپ کو کب کون سا فارمیٹ استعمال کرنا چاہیے؟ ان سوالات کے جواب کے لیے ہم PDF اور DOCX فائلوں کے درمیان بنیادی فرق کو قریب سے دیکھیں گے۔ چاہے آپ طالب علم ہوں، پروفیشنل ہوں یا عام صارف، PDF اور DOCX فائلوں کے اہم فرق کو سمجھنا آپ کی دستاویزات کو مؤثر طریقے سے شیئر کرنے، محفوظ کرنے اور منظم کرنے کے لیے ضروری ہے۔
PDF فائل کیا ہے؟
PDF کا مطلب Portable Document Format ہے۔ یہ دستاویزات بھیجنے کے لیے سب سے زیادہ استعمال ہونے والا فارمیٹ ہے، خاص طور پر وہ دستاویزات جو بعد میں تبدیل نہیں کی جاتیں۔ PDF فارمیٹ Adobe نے تیار کیا تھا۔ یہ دستاویزات، ٹیکسٹ فارمیٹنگ اور تصاویر کو اس طرح پیش کر سکتا ہے جو ایپلیکیشن سافٹ ویئر، ہارڈ ویئر اور آپریٹنگ سسٹم سے آزاد ہو۔
DOCX فائل کیا ہے؟
وہ فائل جس کے ساتھ DOCX ایکسٹینشن ہو، Microsoft Word Open XML Format Document فائل ہوتی ہے۔ DOCX فائلیں Open XML فارمیٹ میں محفوظ ہوتی ہیں، جو Microsoft Word 2007 کے ساتھ متعارف کرایا گیا تھا اور بعد کی تمام MS Word ورژنز میں بطور ڈیفالٹ استعمال ہوتا ہے۔ Word کے پرانے ورژنز DOC فائل ایکسٹینشن استعمال کرتے ہیں۔ DOCX دفتر کی دستاویزات پر کام کرنے کے لیے سب سے مقبول فارمیٹس میں سے ایک ہے۔
PDF اور DOCX فائل کے درمیان بنیادی فرق
ترمیم کی صلاحیت
PDF اور DOCX کے درمیان ترمیم کی صلاحیت کی سطح ان کے بنیادی اختلافات میں سے ایک ہے۔ عمومی طور پر PDF فائلوں کو ریڈ اونلی سمجھا جاتا ہے، یعنی ایک بار بن جانے کے بعد انہیں ایڈٹ یا تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔ اسی وجہ سے PDFs دستاویزات کو شیئر یا پرنٹ کرنے کے لیے موزوں ہیں، کیونکہ وہ ہمیشہ اپنی اصل فارمیٹنگ اور شکل برقرار رکھتی ہیں۔
دوسری طرف، DOCX فائلیں قابلِ ترمیم ہوتی ہیں اور انہیں ایسے ورڈ پروسیسر کے ذریعے بدلا جا سکتا ہے جیسے Microsoft Word. اس سے وہ ایسی دستاویزات بنانے اور ایڈٹ کرنے کے لیے مفید ہو جاتی ہیں جن میں مسلسل نظرثانی اور اپ ڈیٹ کی ضرورت ہو۔ تاہم اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ مختلف ڈیوائسز یا سافٹ ویئر پر کھولنے پر DOCX فائلیں ہمیشہ اپنی اصل فارمیٹنگ برقرار نہیں رکھ پاتیں۔
DOCX زیادہ مؤثر اور معیاری طریقے سے وسیع ٹولز کے ساتھ دستاویز بنانے اور ایڈٹ کرنے کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ آپ ٹیکسٹ کو فارمیٹ اور الائن کر سکتے ہیں، پیچیدہ تصاویر، مساوات، ٹیبلز، چارٹس، ہیڈر/فٹر، ہائپر لنکس، کمنٹس، ریفرنسز، واٹر مارکس وغیرہ داخل کر سکتے ہیں۔ DOC جیسے پرانے فائل فارمیٹس کے مقابلے میں DOCX دستاویزات کو شیئر کرنا اور ان پر مشترکہ کام کرنا بھی آسان ہے۔
PDF ان دستاویزات کے لیے بہتر انتخاب ہے جنہیں خاص لے آؤٹ برقرار رکھنا ہو، جیسے معاہدے یا فارم، جبکہ DOCX ان دستاویزات کے لیے بہتر ہے جنہیں ایڈٹ اور فارمیٹ کرنا ہو، جیسے رپورٹس یا مضامین۔
مطابقت کی سطح
PDF اور DOCX کے درمیان ایک اور فرق ہے مطابقت کی سطح. تقریباً ہر ڈیوائس، بشمول پی سی، اسمارٹ فون اور ٹیبلٹس، PDF فائلیں کھول اور دیکھ سکتی ہے۔ اس سے وہ ان دستاویزات کے لیے بہترین انتخاب بن جاتی ہیں جنہیں بڑی تعداد میں لوگوں کے ساتھ شیئر کرنا ہو، کیونکہ غالب امکان ہے کہ وہ فائل کو کھول اور دیکھ سکیں گے۔
دوسری طرف، DOCX فائلیں بنیادی طور پر Microsoft Word سے منسلک ہیں۔ اگرچہ انہیں دیگر ڈیوائسز پر بھی کھولا اور دیکھا جا سکتا ہے، لیکن وہ اپنی اصل فارمیٹنگ برقرار نہ رکھ سکیں اور ترمیم کے لیے موزوں ورڈ پروسیسر درکار ہو سکتا ہے۔ MS Word کے علاوہ دیگر ورڈ پروسیسرز، مثلاً اوپن سورس آفس سویٹ LibreOffice Writer یا OpenOffice بھی .docx فائلوں کی ترمیم کے لیے استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ Google Docs یا Microsoft Word Online کے ذریعے بھی Word دستاویزات میں مطلوبہ تبدیلیاں کی جا سکتی ہیں۔
فائل سیکیورٹی
دونوں فارمیٹس میں سیکیورٹی ٹولز موجود ہیں جو مواد کو محفوظ رکھتے اور مخصوص صارفین تک رسائی محدود کرتے ہیں۔ PDF اور DOCX فارمیٹس بنیادی طور پر درج ذیل سیکیورٹی فیچرز مہیا کرتے ہیں: پاس ورڈ پروٹیکشن, ڈیجیٹل دستخط, واٹر مارکس, اور کاپی اور پرنٹ کرنے پر پابندیاں.
چونکہ DOCX میں مشترکہ ترمیم کی سہولت بھی موجود ہے، اس لیے اس کے لائف سائیکل کے کچھ مراحل میں اضافی سیکیورٹی اقدامات کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ ڈیٹا کو تبدیلی یا غیر مجاز رسائی سے بچانے کے لیے، صارفین کو ایڈوانس شیئرنگ پرمیشنز دی جا سکتی ہیں جو استعمال ہونے والے پروسیسنگ سافٹ ویئر کے مطابق مختلف ہو سکتی ہیں۔
اگر مناسب طور پر محفوظ نہ ہوں تو کسی بھی فائل ٹائپ میں سیکیورٹی کمزوریاں پائی جا سکتی ہیں۔ عمومی طور پر DOCX فائلوں کو تحریف کے لیے زیادہ حساس سمجھا جاتا ہے، کیونکہ وہ قابلِ ترمیم ہوتی ہیں اور بغیر اجازت تبدیل کیے جانے کا زیادہ امکان ہوتا ہے۔
تصاویر اور گرافکس کا نظم
PDF اور DOCX فائلیں تصاویر اور گرافکس کو سنبھال سکتی ہیں، لیکن وہ مختلف مقاصد کے لیے زیادہ موزوں ہیں۔
ان دستاویزات میں موجود تصاویر اور گرافکس کے لیے جو پرنٹنگ یا الیکٹرانک تقسیم, کے لیے بنائی گئی ہوں، PDF فائلیں بہتر انتخاب ہیں۔ چونکہ صارفین PDF میں تبدیل ہونے والی معلومات کو ایڈٹ نہیں کر سکتے (PDFs ریڈ اونلی دستاویزات کے طور پر بنائی جاتی ہیں)، اس لیے وہ بروشرز، فلائرز اور رپورٹس جیسی دستاویزات کے لیے مثالی ہیں جنہیں وسیع پیمانے پر تقسیم کرنا ہو۔ تصاویر اور گرافکس PDF میں ایمبیڈ ہو جاتے ہیں، اس لیے وہ مختلف ڈیوائسز پر درست طور پر ظاہر ہوں گے اور اپنے معیار کو برقرار رکھیں گے۔
دوسری طرف DOCX فائلیں تصاویر اور گرافکس کو سنبھالنے کے لیے اس وقت بہتر ہیں جب دستاویز کا مقصد ترمیم اور تعاون. ہو۔ چونکہ DOCX فائلیں قابلِ ترمیم ہوتی ہیں، اس لیے وہ ایسی دستاویزات بنانے کے لیے بہتر ہیں جنہیں اکثر اپ ڈیٹ کیا جائے اور ٹیم کے درمیان شیئر کیا جائے، جیسے رپورٹس، پروپوزلز اور پریزنٹیشنز۔
فائل سائز
عمومی طور پر PDF فائلیں DOCX فائلوں کے مقابلے میں سائز میں چھوٹی ہوتی ہیں کیونکہ انہیں ترمیم کے بجائے دیکھنے اور پرنٹ کرنے کے لیے اوپٹمائز کیا گیا ہوتا ہے۔ آپ یہ بھی کر سکتے ہیں کہ PDF کو کمپریس کریں تاکہ فائل سائز کم ہو سکے۔ یہ خاص طور پر اس وقت مفید ہے جب آپ کو PDF فائل آن لائن یا ای میل کے ذریعے شیئر کرنی ہو اور فائل سائز اہمیت رکھتا ہو۔
DOCX فائلیں ترمیم کے لیے ڈیزائن کی گئی ہیں اور ان میں زیادہ تفصیلی معلومات اور فارمیٹنگ ہو سکتی ہے، جس سے ان کا سائز بڑا ہو سکتا ہے۔ یاد رکھیں کہ آپ ہمیشہ DOCX فائل کو PDF فائل میں تبدیل کر سکتے ہیں. جس سے عموماً فائل سائز کم ہو جاتا ہے کیونکہ PDF فارمیٹ اوپٹمائزیشن اور کمپریشن فراہم کرتا ہے۔
جب آپ کسی دستاویز کو PDF فائل میں تبدیل کر لیتے ہیں، تو آپ اس کے برعکس عمل نہیں کر سکیں گے جب تک کہ آپ خاص سافٹ ویئر ٹولز استعمال نہ کریں جن میں OCR فنکشن ہے۔ ایسا ہی ایک ٹول PDF2Go کا PDF سے Word کنورٹر.
نتیجہ
خلاصہ یہ کہ PDF اور DOCX دونوں ہی الیکٹرانک دستاویزات کو محفوظ کرنے اور شیئر کرنے کے لیے مفید فارمیٹس ہیں۔ PDF ان دستاویزات کے لیے بہتر ہے جن میں مخصوص لے آؤٹ برقرار رکھنا اور وسیع پیمانے پر سپورٹ ہونا ضروری ہو، جبکہ DOCX ان دستاویزات کے لیے بہتر ہے جنہیں ایڈٹ اور فارمیٹ کرنا ہو۔ PDF کو عموماً زیادہ محفوظ سمجھا جاتا ہے اور یہ امیج کوالٹی بہتر طور پر محفوظ رکھتا ہے، جبکہ DOCX فائلیں مشترکہ تدوین (co-editing) کی سہولت دیتی ہیں اور آسانی سے تبدیل کی جا سکتی ہیں۔
اہم بات یہ ہے کہ آپ دونوں فارمیٹس کو کسی ویب پر مبنی سروس مثلاً PDF2Go.
