Kita sering berdepan dengan pelbagai format fail apabila berkongsi dan menyimpan dokumen. Dua format yang paling kerap digunakan ialah PDF dan DOCX. Kedua-duanya mempunyai ciri dan kegunaan tersendiri, tetapi apakah perbezaan utamanya dan bila anda patut menggunakan salah satu daripadanya? Untuk menjawab soalan ini, kita akan melihat dengan lebih dekat perbezaan utama antara fail PDF dan DOCX. Sama ada anda seorang pelajar, profesional, atau pengguna biasa, memahami perbezaan utama antara fail PDF dan DOCX adalah penting untuk berkongsi, menyimpan, dan mengurus dokumen anda dengan berkesan.
Apakah fail PDF?
PDF ialah singkatan bagi Portable Document Format. Ia adalah format yang paling banyak digunakan untuk menghantar dokumen, terutamanya yang tidak akan diubah selepas itu. Format PDF dibangunkan oleh Adobe. Ia boleh memaparkan dokumen, pemformatan teks dan imej dengan cara yang bebas daripada perisian aplikasi, perkakasan, dan sistem pengendalian.
Apakah fail DOCX?
Fail dengan DOCX ialah fail Microsoft Word Open XML Format Document. Fail DOCX disimpan dalam format Open XML, yang diperkenalkan dengan Microsoft Word 2007 dan digunakan sebagai lalai dalam semua versi MS Word yang lebih baharu. Versi Word yang lebih lama menggunakan sambungan fail DOC. DOCX ialah salah satu format paling popular untuk bekerja dengan dokumen pejabat.
Perbezaan utama antara fail PDF dan DOCX
Keupayaan penyuntingan
Tahap keupayaan penyuntingan antara PDF dan DOCX adalah salah satu perbezaan utama mereka. Secara umum, fail PDF dianggap sebagai baca sahaja, yang bermaksud bahawa selepas ia dihasilkan, ia tidak boleh disunting atau diubah. Oleh itu, PDF sangat sesuai untuk berkongsi atau mencetak dokumen kerana ia sentiasa mengekalkan pemformatan dan rupa asalnya.
Sebaliknya, fail DOCX boleh disunting dan diubah suai menggunakan pemproses kata seperti Microsoft Word. Ini menjadikannya berguna untuk mencipta dan menyunting dokumen yang akan sentiasa disemak dan dikemas kini. Namun, ini juga bermakna fail DOCX mungkin tidak sentiasa mengekalkan pemformatan asal apabila dibuka pada peranti atau perisian yang berbeza.
DOCX menyediakan penciptaan dan penyuntingan dokumen dengan pelbagai alat, dengan cara yang lebih cekap dan piawai. Anda boleh memformat dan melaraskan teks, memasukkan imej kompleks, persamaan, jadual, carta, pengepala/pengaki, hiperpautan, komen, rujukan, tera air dan lain-lain. Ia juga lebih mudah untuk berkongsi dan bekerjasama pada dokumen DOCX berbanding format fail lama seperti DOC.
PDF lebih sesuai untuk dokumen yang perlu mengekalkan susun atur tertentu, seperti kontrak atau borang, manakala DOCX lebih sesuai untuk dokumen yang perlu disunting dan diformat, seperti laporan atau esei.
Tahap keserasian
Perbezaan lain antara PDF dan DOCX ialah tahap keserasian. Hampir setiap peranti, termasuk PC, telefon pintar dan tablet, boleh membuka dan melihat fail PDF. Ini menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk dokumen yang perlu dikongsi dengan ramai orang, kerana kemungkinan besar mereka akan dapat membuka dan melihat fail tersebut.
Fail DOCX, sebaliknya, terutamanya dikaitkan dengan Microsoft Word. Walaupun ia boleh dibuka dan dilihat pada peranti lain, ia mungkin tidak mengekalkan pemformatan asal dan mungkin memerlukan penggunaan pemproses kata yang serasi untuk disunting. Selain MS Word, pemproses kata lain seperti suit pejabat sumber terbuka LibreOffice Writer atau OpenOffice boleh digunakan untuk menyunting fail .docx. Google Docs atau Microsoft Word Online juga boleh digunakan untuk membuat perubahan yang diperlukan dalam dokumen Word.
Keselamatan fail
Kedua-dua format disertakan dengan alat keselamatan yang melindungi kandungan dan mengehadkan akses kepada pengguna tertentu. Format PDF dan DOCX pada asasnya membolehkan ciri keselamatan berikut: perlindungan kata laluan, tandatangan digital, tera air, dan had pada penyalinan dan percetakan.
Namun, kerana DOCX juga membenarkan penyuntingan bersama, beberapa peringkat dalam kitar hayatnya memerlukan langkah keselamatan tambahan. Untuk melindungi data daripada diubah atau diakses tanpa kebenaran, pengguna boleh diberikan keizinan perkongsian lanjutan, yang berbeza mengikut perisian pemprosesan yang digunakan.
Kerentanan keselamatan boleh wujud dalam mana-mana jenis fail jika ia tidak dilindungi dengan betul. Secara umum, fail DOCX dianggap lebih mudah dimanipulasi, kerana ia boleh disunting dan lebih terdedah kepada pengubahsuaian tanpa kebenaran.
Pengendalian imej & grafik
Fail PDF dan DOCX boleh mengendalikan imej dan grafik, tetapi masing-masing lebih sesuai untuk tujuan yang berbeza.
Untuk imej dan grafik dalam dokumen yang bertujuan untuk mencetak atau edaran elektronik, fail PDF adalah pilihan yang lebih baik. Oleh kerana pengguna tidak boleh menyunting maklumat yang telah ditukar kepada PDF (PDF bertujuan sebagai dokumen baca sahaja), ia sangat sesuai untuk dokumen seperti risalah, flyer dan laporan yang perlu diedarkan secara meluas. Imej dan grafik dibenamkan ke dalam PDF, ia akan dipaparkan dengan betul dan mengekalkan kualiti apabila dilihat pada peranti yang berbeza.
Fail DOCX, sebaliknya, lebih sesuai untuk mengendalikan imej dan grafik apabila dokumen bertujuan untuk suntingan dan kolaborasi. Oleh kerana fail DOCX boleh disunting, ia lebih digemari untuk mencipta dokumen yang akan kerap dikemas kini dan dikongsi dalam pasukan, seperti laporan, cadangan dan pembentangan.
Saiz fail
Secara umum, fail PDF cenderung lebih kecil saiznya berbanding fail DOCX kerana ia dioptimumkan untuk paparan dan percetakan dan bukannya penyuntingan. Anda boleh memilih untuk memampatkan PDF untuk mengurangkan saiz fail. Ini sangat berguna jika anda perlu berkongsi fail PDF dalam talian atau melalui e-mel, apabila saiz fail mungkin menjadi isu.
Fail DOCX direka untuk penyuntingan dan mungkin mengandungi lebih banyak maklumat terperinci dan pemformatan, yang boleh menjadikannya lebih besar. Perlu diingat bahawa anda sentiasa boleh menukar fail DOCX kepada fail PDF. Ini selalunya menghasilkan saiz fail yang lebih kecil kerana pengoptimuman dan pemampatan format PDF.
Sebaik sahaja anda menukar dokumen kepada fail PDF, anda tidak akan dapat melakukan fungsi sebaliknya melainkan anda menggunakan perisian khas dengan OCR fungsi OCR. Salah satu alat tersebut ialah penukar PDF ke Word.
Kesimpulan
Kesimpulannya, PDF dan DOCX ialah dua format fail yang berguna untuk menyimpan dan berkongsi dokumen elektronik. PDF lebih sesuai untuk dokumen yang perlu mengekalkan susun atur tertentu dan disokong secara meluas, manakala DOCX lebih baik untuk dokumen yang perlu disunting dan diformat. PDF dianggap lebih selamat dan lebih baik dalam mengekalkan kualiti imej, manakala fail DOCX menawarkan kemungkinan penyuntingan bersama dan boleh diubah dengan mudah.
Apa yang penting untuk ditekankan ialah anda boleh menukar kedua-dua format ini dengan mudah menggunakan perkhidmatan berasaskan web seperti PDF2Go.
