ความแตกต่างระหว่างไฟล์ PDF และ DOCX

เรามักต้องเจอกับไฟล์เอกสารหลายรูปแบบเมื่อต้องแชร์หรือจัดเก็บข้อมูล สองรูปแบบไฟล์ที่ใช้กันบ่อยที่สุดคือ PDF และ DOCX ทั้งสองมีคุณสมบัติและการใช้งานเฉพาะตัว แต่สิ่งใดที่ทำให้พวกมันแตกต่างกัน และควรใช้ไฟล์แบบใดในสถานการณ์ใด? เพื่อหาคำตอบ เราจะมาดูความแตกต่างหลักระหว่างไฟล์ PDF และ DOCX อย่างละเอียด ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียน มืออาชีพ หรือผู้ใช้งานทั่วไป การเข้าใจ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างไฟล์ PDF และ DOCX เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อการแชร์ จัดเก็บ และจัดการเอกสารของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ไฟล์ PDF คืออะไร?

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นรูปแบบไฟล์ที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับส่งเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารที่ไม่ต้องการแก้ไขภายหลัง รูปแบบ PDF ได้รับการพัฒนาโดย Adobe สามารถแสดงเอกสาร การจัดรูปแบบข้อความ และรูปภาพได้โดยไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือระบบปฏิบัติการที่ใช้เปิด

ไฟล์ DOCX คืออะไร?

ไฟล์ที่มีนามสกุล DOCX คือไฟล์เอกสาร Microsoft Word Open XML Format ไฟล์ DOCX ถูกจัดเก็บในรูปแบบ Open XML ซึ่งเปิดตัวมาพร้อมกับ Microsoft Word 2007 และถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นใน Word เวอร์ชันถัดมาทั้งหมด ส่วนเวอร์ชันเก่ากว่าจะใช้สกุลไฟล์ DOC ไฟล์ DOCX เป็นหนึ่งในรูปแบบยอดนิยมสำหรับการทำงานกับเอกสารสำนักงาน

ความแตกต่างหลักระหว่างไฟล์ PDF และ DOCX

ความสามารถในการแก้ไข

ระดับความสามารถในการแก้ไขของ PDF และ DOCX เป็นหนึ่งในความแตกต่างหลัก โดยทั่วไปไฟล์ PDF จะถือเป็นไฟล์แบบอ่านอย่างเดียว หมายความว่าเมื่อสร้างไฟล์แล้วจะไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ ด้วยเหตุนี้ PDF จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแชร์หรือพิมพ์เอกสาร เพราะจะคงรูปแบบและหน้าตาเดิมไว้เสมอ

ในทางกลับกัน ไฟล์ DOCX สามารถแก้ไขได้ และสามารถปรับเปลี่ยนได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำอย่างเช่น Microsoft Word. จึงเหมาะสำหรับการสร้างและแก้ไขเอกสารที่ต้องปรับปรุงและอัปเดตอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม นั่นก็หมายความว่าเมื่อเปิดไฟล์ DOCX บนอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่ต่างกัน อาจไม่สามารถรักษารูปแบบเดิมของเอกสารได้ตลอด

DOCX มอบเครื่องมือสร้างและแก้ไขเอกสารที่หลากหลาย ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานมากขึ้น คุณสามารถจัดรูปแบบและจัดตำแหน่งตัวอักษร แทรกรูปภาพที่ซับซ้อน สมการ ตาราง แผนภูมิ ส่วนหัว/ท้ายกระดาษ ไฮเปอร์ลิงก์ ความคิดเห็น รายการอ้างอิง ลายน้ำ เป็นต้น และยังแชร์และทำงานร่วมกันบนไฟล์ DOCX ได้ง่ายกว่าไฟล์รูปแบบเก่าอย่าง DOC

PDF จะเหมาะกว่าเมื่อเอกสารต้องคงเลย์เอาต์เฉพาะ เช่น สัญญา หรือแบบฟอร์ม ขณะที่ DOCX จะเหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องแก้ไขและจัดรูปแบบ เช่น รายงาน หรือเรียงความ

ระดับความเข้ากันได้

อีกหนึ่งความแตกต่างระหว่าง PDF และ DOCX คือ ระดับความเข้ากันได้. เกือบทุกอุปกรณ์ ทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต สามารถเปิดและดูไฟล์ PDF ได้ ทำให้ PDF เหมาะมากสำหรับเอกสารที่ต้องแชร์กับผู้ใช้จำนวนมาก เพราะมีโอกาสสูงที่ทุกคนจะสามารถเปิดและดูไฟล์ได้

ในทางกลับกัน ไฟล์ DOCX จะผูกกับโปรแกรม Microsoft Word เป็นหลัก แม้จะเปิดและดูบนอุปกรณ์อื่นได้ แต่รูปแบบเดิมอาจไม่ถูกเก็บรักษาไว้ และอาจต้องใช้โปรแกรมประมวลผลคำที่รองรับจึงจะสามารถแก้ไขได้ นอกเหนือจาก MS Word แล้ว ยังสามารถใช้โปรแกรมสำนักงานแบบโอเพนซอร์สเช่น LibreOffice Writer หรือ OpenOffice สำหรับแก้ไขไฟล์ .docx ได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังใช้ Google Docs หรือ Microsoft Word Online ในการปรับแก้เอกสาร Word ได้

ความปลอดภัยของไฟล์

ทั้งสองรูปแบบมีเครื่องมือด้านความปลอดภัยเพื่อปกป้องเนื้อหาและจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ใช้บางราย โดยรูปแบบ PDF และ DOCX รองรับฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยต่อไปนี้ตั้งแต่เริ่มต้น: การป้องกันด้วยรหัสผ่าน, ลายเซ็นดิจิทัล, ลายน้ำ, และ ข้อจำกัดในการคัดลอกและพิมพ์.

แต่อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก DOCX รองรับการแก้ไขร่วมกันด้วย ทำให้บางช่วงของวงจรชีวิตไฟล์จำเป็นต้องมีมาตรการด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม เพื่อป้องกันข้อมูลจากการแก้ไขหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ผู้ใช้สามารถได้รับสิทธิ์การแชร์ขั้นสูง ซึ่งแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์ที่ใช้ประมวลผล

ไฟล์ทุกประเภทสามารถมีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยได้หากไม่ได้รับการป้องกันอย่างเหมาะสม โดยทั่วไปไฟล์ DOCX จะถือว่าเสี่ยงต่อการถูกแก้ไขดัดแปลงมากกว่า เนื่องจากเป็นไฟล์ที่แก้ไขได้และอาจถูกเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต

การจัดการรูปภาพและกราฟิก

ไฟล์ PDF และ DOCX ต่างก็รองรับรูปภาพและกราฟิก แต่จะเหมาะกับการใช้งานที่ต่างกัน

สำหรับรูปภาพและกราฟิกในเอกสารที่ต้องการ การพิมพ์ หรือ การเผยแพร่ออนไลน์, ไฟล์ PDF จะเหมาะกว่า เนื่องจากผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่ถูกแปลงเป็น PDF แล้วได้ (PDF ถูกออกแบบมาให้เป็นเอกสารอ่านอย่างเดียว) จึงเหมาะกับเอกสารอย่างโบรชัวร์ ใบปลิว และรายงานที่ต้องกระจายสู่ผู้รับจำนวนมาก รูปภาพและกราฟิกจะถูกฝังอยู่ใน PDF ทำให้แสดงผลได้ถูกต้องและรักษาคุณภาพไว้ได้เมื่อเปิดบนอุปกรณ์ต่าง ๆ

ในทางกลับกัน ไฟล์ DOCX จะเหมาะสำหรับการจัดการรูปภาพและกราฟิกเมื่อเอกสารถูกออกแบบมาเพื่อ การแก้ไข และ ทำงานร่วมกัน. เนื่องจากไฟล์ DOCX แก้ไขได้ จึงเหมาะสำหรับการสร้างเอกสารที่ต้องอัปเดตบ่อยและแชร์ภายในทีม เช่น รายงาน ข้อเสนอ และงานนำเสนอ

ขนาดไฟล์

โดยทั่วไปไฟล์ PDF มักมีขนาดเล็กกว่าไฟล์ DOCX เพราะถูกปรับแต่งสำหรับการดูและพิมพ์มากกว่าการแก้ไข คุณสามารถเลือก บีบอัดไฟล์ PDF เพื่อลดขนาดไฟล์ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องแชร์ไฟล์ PDF ออนไลน์หรือส่งทางอีเมล ที่ซึ่งขนาดไฟล์อาจเป็นเรื่องสำคัญ

ไฟล์ DOCX ถูกออกแบบมาสำหรับการแก้ไขและอาจมีข้อมูลรายละเอียดและการจัดรูปแบบมากกว่า ทำให้มีขนาดไฟล์ใหญ่กว่า โปรดทราบว่าคุณสามารถ แปลงไฟล์ DOCX เป็นไฟล์ PDF ได้เสมอ. ซึ่งมักส่งผลให้ได้ไฟล์ขนาดเล็กลงเนื่องจากการปรับแต่งและบีบอัดของรูปแบบ PDF

เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF แล้ว จะไม่สามารถแปลงกลับเป็นต้นฉบับได้ เว้นแต่คุณจะใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เฉพาะที่มี OCR ฟังก์ชัน ยกตัวอย่างเช่นเครื่องมือของ PDF2Go ตัวแปลง PDF เป็น Word.

สรุป

โดยสรุปแล้ว PDF และ DOCX เป็นรูปแบบไฟล์ที่มีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บและแชร์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ PDF เหมาะกับเอกสารที่ต้องคงรูปแบบเลย์เอาต์ให้เหมือนเดิมและรองรับบนอุปกรณ์จำนวนมาก ในขณะที่ DOCX เหมาะกับเอกสารที่ต้องการแก้ไขและจัดรูปแบบต่อไป PDF มักถือว่าปลอดภัยกว่าและรักษาคุณภาพของรูปภาพได้ดีกว่า ในขณะที่ไฟล์ DOCX รองรับการแก้ไขร่วมกันและสามารถปรับแก้ได้ง่าย

สิ่งสำคัญที่ควรเน้นคือคุณสามารถแปลงทั้งสองรูปแบบได้อย่างง่ายดายด้วยบริการบนเว็บเช่น PDF2Go.