ไฟล์ PDF แบบแบนคืออะไร?
เอกสาร PDF มักมีหลายเลเยอร์ที่มีเนื้อหาหรือข้อมูลแตกต่างกันในแต่ละเลเยอร์ เมื่อทำการแบนไฟล์ PDF เนื้อหาที่แยกจากกันในเอกสารจะถูกรวมเป็นหนึ่งเดียว โดยสรุป หลังจากกระบวนการแบนแล้ว เลเยอร์ของข้อความ รูปภาพ เลขหน้า และสไตล์ส่วนหัวหลายเลเยอร์จะกลายเป็นเลเยอร์เดียว องค์ประกอบแบบโต้ตอบในฟอร์ม PDF (เช่น กล่องเลือก กล่องข้อความ ปุ่มตัวเลือก รายการดรอปดาวน์ เป็นต้น) จะไม่สามารถกรอกได้อีกต่อไป และคำอธิบายประกอบจะกลายเป็น "ข้อความปกติ"
ทำไมต้องแบนไฟล์ PDF?
การทำให้ไฟล์ PDF แบนช่วยให้:
- ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้เมื่อผู้อื่นเปิดดูไฟล์ PDF,
- คุณจะได้องค์ประกอบทุกอย่างที่เห็นในการพิมพ์ (การแบนไฟล์ PDF จะลบข้อมูลความโปร่งใสและแปลงรูปภาพให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องพิมพ์อ่านได้),
- คำอธิบายประกอบสามารถอ่านได้ในโปรแกรมอ่าน PDF ทุกตัว,
- ความสามารถในการใช้งานของไฟล์ PDF ดีขึ้น
วิธีแบนไฟล์ PDF
แบนไฟล์ PDF ใน Adobe Acrobat หรือใช้หนึ่งในโปรแกรมแก้ไข PDF ออนไลน์ เช่น PDF2Go. หลังจากคุณแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปภาพแล้ว คุณสามารถแปลงกลับเป็น PDF ได้โดยใช้ ตัวแปลง JPG เป็น PDF.
แอป แก้ไข PDF ของ PDF2Go สามารถทำให้เอกสารแบนได้ในขั้นตอนเดียว: เปิดใช้งาน "Flatten PDF" ก่อนคลิก "บันทึกเป็น PDF" แล้วช่องฟอร์มและคำอธิบายประกอบจะถูกรวมเข้าในเนื้อหาหน้า ฟีเจอร์ Flatten PDF ใช้งานได้ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน
สิ่งที่การแปลงเป็น PDF แบบแบนรวมเข้าไว้ด้วยกัน
การแปลงเป็นแบบแบนจะนำสิ่งที่อยู่เหนือหรือข้างๆ หน้ากระดาษมาวาดรวมเข้าในเนื้อหาหน้าเอง โดยมักใช้กับ ช่องฟอร์ม, คำอธิบายประกอบ และ เลเยอร์เนื้อหาทางเลือก.
หลังจากนั้นเอกสารจะมีหน้าตาเหมือนเดิมแต่ส่วนที่โต้ตอบได้จะหายไป: ฟอร์มที่กรอกแล้วจะแสดงคำตอบเหมือนเดิมแต่ไม่สามารถแก้ไขหรือล้างค่าได้ ความเห็นยังมองเห็นได้แต่ไม่ถือเป็นความเห็นอีกต่อไป และเลเยอร์ที่ซ่อนอยู่จะถูกฝังลงไปหรือถูกตัดทิ้ง
ควรแปลงให้เป็นแบบแบนเมื่อไร และมีข้อแลกเปลี่ยนอะไรบ้าง
- ก่อนจัดเก็บเอกสารระยะยาว เพื่อไม่ให้เอกสารถูกแก้ไขได้ภายหลังจากการแก้ไขฟิลด์
- ก่อนพิมพ์ ในกรณีที่โปรแกรมดู PDF แสดงผลฟิลด์ต่างกันซึ่งอาจทำให้ผลลัพธ์การพิมพ์เปลี่ยนไป
- ก่อนส่งต่อฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้ว เพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนค่าได้ระหว่างส่งต่อ
- เพื่อทำให้ ลายน้ำ ถาวรไม่ใช่สิ่งที่ลบออกได้
ข้อแลกเปลี่ยนคือทำได้ทางเดียว เมื่อแปลงเป็นแบบแบนแล้วจะไม่มีฟิลด์ให้ส่งออกใหม่และไม่มีคำอธิบายประกอบให้รวบรวมอีก จึงควรเก็บต้นฉบับที่ยังไม่แบนไว้ด้วย นอกจากนี้การแปลงเป็นแบบแบนไม่ใช่การปกปิดข้อมูล (redaction): มันเพียงตรึงลักษณะการแสดงผลของหน้า แต่เนื้อหาที่แค่ถูกปิดทับไว้ก็ยังคงเป็นเนื้อหาอยู่