Was ist ein reduziertes PDF?
Ein PDF-Dokument besteht in der Regel aus mehreren Ebenen mit unterschiedlichen Inhalten oder Informationen in jeder Ebene. Beim Reduzieren eines PDFs werden zuvor getrennte Inhalte des Dokuments zu einer Ebene zusammengeführt. Kurz gesagt: Nach dem Reduzieren werden mehrere Ebenen aus Text, Bildern, Seitenzahlen und Kopfzeilenstilen zu einer einzelnen Ebene. Interaktive Elemente in PDF-Formularen (Kontrollkästchen, Textfelder, Optionsfelder, Dropdown-Listen usw.) sind nicht mehr ausfüllbar und Anmerkungen werden zu „normalem Text“.
Warum PDFs reduzieren?
Das Reduzieren des PDFs stellt sicher, dass:
- die Informationen nicht geändert werden können, wenn jemand anderes das PDF ansieht,
- alle visuellen Elemente im Ausdruck enthalten sind (beim Reduzieren eines PDFs werden Transparenzinformationen entfernt und Bilder in ein vom Drucker lesbares Format umgewandelt),
- die Anmerkungen in allen PDF-Readern lesbar sind,
- die Benutzerfreundlichkeit eines PDFs verbessert wird.
Wie reduziert man ein PDF?
Lege die Ebenen des PDFs in Adobe Acrobat zusammen oder nutze eine der vielen webbasierten PDF-Editor-Apps wie PDF2Go. Nachdem du das PDF in ein Bild umgewandelt hast, kannst du es mit dem JPG-in-PDF-Konverter.
Die PDF bearbeiten-App von PDF2Go kann ein Dokument auch in einem Schritt glätten: Aktiviere "PDF glätten", bevor du auf "Als PDF speichern" klickst, und Formularfelder sowie Anmerkungen werden mit dem Seiteninhalt zusammengeführt. PDF glätten ist in einem kostenpflichtigen Tarif verfügbar.
Was beim Glätten zusammengeführt wird
Beim Glätten werden Elemente, die über oder neben der Seite liegen, in den eigentlichen Seiteninhalt gezeichnet. Typische Beispiele sind Formularfelder, Annotationen und optionale Inhaltsebenen.
Danach sieht das Dokument identisch aus, aber die interaktiven Teile sind entfernt: Ein ausgefülltes Formular zeigt seine Antworten weiterhin an, kann aber nicht mehr bearbeitet oder zurückgesetzt werden, ein Kommentar ist noch sichtbar, aber kein Kommentar mehr, und eine verborgene Ebene wird entweder fest eingebettet oder verworfen.
Wann man glätten sollte und welche Folgen das hat
- Vor der Archivierung, damit das Dokument nicht durch spätere Bearbeitung seiner Felder verändert werden kann.
- Vor dem Drucken, falls ein Betrachter Felder sonst unterschiedlich darstellen und damit die Ausgabe verändern würde.
- Bevor ein ausgefülltes Formular weitergesendet wird, damit die Werte unterwegs nicht geändert werden können.
- Um ein Wasserzeichen dauerhaft statt entfernbar zu machen.
Der Nachteil ist, dass der Vorgang nicht rückgängig zu machen ist. Einmal geglättet, gibt es keine Felder mehr zum Exportieren und keine Anmerkungen mehr zum Sammeln. Daher ist es sinnvoll, das ungeglättete Original aufzubewahren. Glätten ist außerdem keine Schwärzung: Das Erscheinungsbild der Seite wird festgelegt, aber Inhalte, die nur überdeckt wurden, bleiben weiterhin vorhanden.