বেশিরভাগ সময়, ইনবক্স বা আর্কাইভে ইমেল রেখে দিলেই হয়। কিন্তু মাঝে মাঝে এমন কিছু ইমেল আসে, যা আপনাকে নিয়মিত দেখতে হয়। সেই সময়ে কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন তা জানা খুবই কাজে লাগে।
আজকের আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে বড় বড় ইমেল প্রোভাইডারে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করার মৌলিক ধাপগুলো দেখাব। পাশাপাশি, একটি নির্ভরযোগ্য অনলাইন টুলকিট ব্যবহার করে কীভাবে আপনার PDF সম্পাদনা, কনভার্ট এবং আরও উন্নত করবেন তাও দেখাব।
Gmail, Apple Mail, Outlook এবং Yahoo Mail‑এ কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন?
আপনি কোন ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করার পদ্ধতি কিছুটা ভিন্ন হতে পারে। যদিও কিছু পার্থক্য আছে, বেশিরভাগ প্ল্যাটফর্মেই ধাপগুলো প্রায় একই রকম।
কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন: Gmail এর জন্য
যদি Gmail আপনার মূল ইমেল সার্ভিস হয়, তাহলে ডেস্কটপ বা মোবাইল, যেকোনো ডিভাইসে ইমেলকে PDF‑এ রূপান্তর করা খুবই সহজ।
- Gmail খুলুন এবং যে ইমেলটি PDF হিসেবে সেভ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- ক্লিক করুন প্রিন্টার আইকন বা মেনুর তিনটি ডট থেকে 'Print' সিলেক্ট করুন। চিন্তা করবেন না, কিছু প্রিন্ট হবে না; এতে শুধু প্রিন্ট অপশনগুলো খুলবে।
- প্রিন্টার অপশন থেকে 'Microsoft Print to PDF' অথবা 'Save as PDF' ড্রপডাউন মেনু থেকে বেছে নিন।
- ক্লিক করুন 'Print'এখন আপনার ফাইলের নাম দিন এবং ডিভাইসে কোথায় সেভ করবেন তা নির্বাচন করুন। শেষে ক্লিক করুন 'Save' ইমেলটি PDF হিসেবে সেভ করতে।
পরামর্শ: অতিরিক্ত সুবিধার জন্য, ব্যবহার করে দেখতে পারেন PDF2Go Chrome Extension যা Gmail‑এর মধ্যে ইন্টিগ্রেটেড। এই এক্সটেনশনটি আপনাকে সরাসরি Gmail থেকেই আপনার ওয়ার্কফ্লোকে আরও সহজ করতে সাহায্য করে।
নতুন মেসেজ লেখার সময় কম্পোজ উইন্ডোর ভেতরে ছোট রঙিন PDF2Go আইকনে ক্লিক করুন। Gmail ইন্টারফেস না ছাড়েই PDF সম্পাদনা, কনভার্ট এবং কম্প্রেস করার মতো PDF2Go‑এর শক্তিশালী ফিচারগুলো ব্যবহার করুন। এটি আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে এবং PDF ডকুমেন্টগুলো কার্যকরভাবে ম্যানেজ করতে একটি সহজ উপায়।
কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন: Apple Mail এর জন্য
macOS এবং iOS উভয় প্ল্যাটফর্মেই ইমেলকে PDF‑এ রূপান্তর করা Apple Mail ব্যবহারকারীদের জন্য খুবই সহজ।
- আপনার Mail অ্যাপ খুলে যে ইমেলটি কনভার্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- নেভিগেট করুন File > Export as PDFবাড়ানোর বিষয়।
- PDF ফাইলটি কোথায় সেভ করবেন তা নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন 'Save'বাড়ানোর বিষয়।
Apple ব্যবহারকারীরা অতিরিক্ত PDF ম্যানেজমেন্ট সুবিধার জন্য PDF2Go Mac, iOS, Windows এবং Android ডিভাইসে ব্যবহার করতে পারেন।
কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন: Outlook এর জন্য
আপনি Windows নাকি Mac ব্যবহার করছেন তার উপর ভিত্তি করে Outlook ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করার বিভিন্ন পদ্ধতি দেয়।
Windows এ:
- ওপেন করুন Outlook খুলুন এবং যে ইমেলটি কনভার্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- যান 'File' > 'Print'বাড়ানোর বিষয়।
- বেছে নিন 'Microsoft Print to PDF' Printer ড্রপডাউন মেনু থেকে নির্বাচন করুন।
- ক্লিক করুন 'Print'এ ক্লিক করুন, তারপর ফাইল ফরম্যাট হিসেবে PDF সেট করে ক্লিক করুন 'Save'বাড়ানোর বিষয়।
Mac এ:
- ওপেন করুন Outlook খুলুন এবং যে ইমেলটি সেভ করতে চান সেটি খুঁজে নিন।
- ব্যবহার করুন Ctrl + Click করে ড্রপডাউন মেনু থেকে 'Print' ড্রপডাউন মেনু থেকে বেছে নিন।
- ডায়ালগ বক্সের নিচের দিকে ক্লিক করুন 'PDF' এ যান এবং নির্বাচন করুন 'Save as PDF'বাড়ানোর বিষয়।
- আপনার PDF ফাইলের নাম দিন, লোকেশন সিলেক্ট করুন এবং ক্লিক করুন 'Save'বাড়ানোর বিষয়।
কীভাবে ইমেলকে PDF হিসেবে সেভ করবেন: Yahoo Mail এর জন্য
নীচের ধাপগুলো অনুসরণ করে Yahoo Mail ব্যবহারকারীরাও সহজেই ইমেলকে PDF ফরম্যাটে কনভার্ট করতে পারেন:
- ওপেন করুন Yahoo Mail এবং যেই ইমেলটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন।
- ক্লিক করুন থ্রি-ডট আইকনে টুলবারে, যাতে ড্রপডাউন মেনু দেখা যায়।
- নির্বাচন করুন 'Print' > 'Save as PDF' > 'Save'বাড়ানোর বিষয়।
এখন আপনি Yahoo Mail থেকে আপনার PDF ফাইলটি অন্য যেকোনো ডকুমেন্টের মতোই সহজে সংরক্ষণ বা শেয়ার করতে পারবেন।
PDF হিসেবে সংরক্ষিত ইমেল কীভাবে এডিট, অ্যানোটেট এবং কনভার্ট করবেন
আপনি একবার ইমেলটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করলে, সেটি এডিট ও ম্যানেজ করার জন্য নির্ভরযোগ্য একটি টুল থাকা গুরুত্বপূর্ণ। এর জন্য PDF এডিটর ও কনভার্টার হিসেবে PDF2Go খুবই কার্যকর হতে পারে।
এখনই দেখুন এখানেবাড়ানোর বিষয়।
ইমেলগুলোকে PDF হিসেবে সংরক্ষণ করার উদ্দেশ্য সাধারণত গুরুত্বপূর্ণ তথ্যকে সহজে ব্যবহারযোগ্য ও সুসংগঠিত রাখা। PDF2Go এমন অনেক টুল সরবরাহ করে যা PDF নিয়ে কাজ করাকে সহজ করে, যেমন:
- টেক্সট এডিটিং ও অ্যানোটেশন: মন্তব্য যোগ করুন, পরিবর্তন করুন, বা নির্দিষ্ট অংশ হাইলাইট করুন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আরও চোখে পড়ার মতো করতে, ব্যবহার করুন PDF Editorবাড়ানোর বিষয়।
- পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন: একটি পাসওয়ার্ড যোগ করুন আপনার PDF-এ থাকা সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত করতে।
- PDF থেকে Word কনভার্সন: আপনার PDF-কে এডিটযোগ্য Word ডকুমেন্টে রূপান্তর করুন পরবর্তী পরিবর্তনের জন্য।
- একাধিক PDF একত্র করা: একাধিক PDF একসঙ্গে একত্র করুন একটি ডকুমেন্টে, যাতে আরও ভালোভাবে সংগঠিত থাকে।
- PDF কমপ্রেস করা: ফাইল সাইজ কমিয়ে নিন যাতে শেয়ার ও স্টোর করা আরও সহজ ও কার্যকর হয়।
সারসংক্ষেপ
ইমেলকে PDF হিসেবে সংরক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সংরক্ষিত রাখার একটি কার্যকর উপায়, যেগুলোতে আপনাকে প্রায়ই অ্যাক্সেস করতে হতে পারে। এই প্রক্রিয়াটি তুলনামূলকভাবে সহজ এবং ডেস্কটপ ও মোবাইল উভয় ডিভাইসেই করা যায়।
এছাড়া, PDF2Go-এর মতো বহুমুখী PDF এডিটর ব্যবহার করলে আপনি অ্যানোটেশন, পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন এবং অন্যান্য উন্নত সুবিধার মাধ্যমে আপনার PDF আরও কাস্টমাইজ করতে পারবেন, যা নিয়মিত PDF ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করেন এমন সবার জন্যই একটি মূল্যবান টুল।
তাই, পরের বার যখনই কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেল সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হবে, এই সহজ ধাপগুলো মনে রাখুন, যাতে সেটিকে PDF-এ রূপান্তর করে সহজে ম্যানেজ করতে পারেন টুলগুলো!
আপনার PDF সমৃদ্ধ করতে PDF2Go কেন বেছে নেবেন?
PDF2Go একটি পূর্ণাঙ্গ ২০+টি PDF টুলের সুইট দিয়ে কাজ করে, যা PDF নিয়ে কাজ করাকে সহজ ও কার্যকর করার জন্য ডিজাইন করা।
PDF2Go-কে আলাদা করে তোলে এমন কয়েকটি মূল কারণ নিচে দেওয়া হলো:
OCR (Optical Character Recognition): স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে টেক্সট বের করুন
- OCR কনভার্সন: স্ক্যান করা ছবি বা PDF-কে এডিটযোগ্য টেক্সটে রূপান্তর করুন, যাতে প্রিন্টেড ডকুমেন্ট থেকে তথ্য সহজে বের করা ও সম্পাদনা করা যায়।
- একাধিক ভাষা: বিভিন্ন ভাষায় OCR সাপোর্ট করে, যাতে নন-ইংরেজি ডকুমেন্টের টেক্সটও সঠিকভাবে শনাক্ত হয়।
অ্যাক্সেসিবিলিটি: চলার পথেই কাজ করুন
- ডিভাইস কম্প্যাটিবিলিটি: যেকোনো ডিভাইসে, যেকোনো ব্রাউজার থেকে PDF2Go ব্যবহার করুন; কোনো সফটওয়্যার ইন্সটল বা ডাউনলোডের প্রয়োজন নেই।
- ইউজার-ফ্রেন্ডলি ইন্টারফেস: Windows, Mac বা Linux, এমনকি স্মার্টফোন বা ট্যাবলেট থেকেও, শুধু ব্রাউজার ব্যবহার করে খুব সহজে PDF এডিট করুন।
নিরবিচ্ছিন্ন ওয়ার্কফ্লো ইন্টিগ্রেশন
- ক্লাউড স্টোরেজ রাউন্ড-ট্রিপ ইন্টিগ্রেশন: Dropbox এবং Google Drive থেকে সহজেই ফাইল আপলোড করুন PDF2Go-তে কার্যকর ফাইল ম্যানেজমেন্ট ও নিরবিচ্ছিন্ন কনভার্সনের জন্য। প্রসেসিংয়ের পর, পরিবর্তিত ফাইলগুলো আবার সুবিধাজনকভাবে তাদের মূল ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসে আপলোড করুন।
- API অ্যাক্সেস: PDF2Go API access প্রদান করে, যাতে আপনি আপনার নিজস্ব অ্যাপ্লিকেশনে PDF এডিটিং ও কনভার্সন সুবিধা ইন্টিগ্রেট করতে পারেন।
প্রয়োজনের সময় সাহায্য নিন
- কাস্টমার সাপোর্ট: যেকোনো সমস্যা বা প্রশ্নের জন্য ২৪/৭ কাস্টমার সাপোর্টে অ্যাক্সেস পান।
- বিস্তৃত FAQ এবং টিউটোরিয়াল: PDF2Go-এর বিভিন্ন ফিচার ব্যবহার করতে শেখার জন্য দেখুন বিশদ গাইড ও টিউটোরিয়ালবাড়ানোর বিষয়।
সিকিউরিটি ও কমপ্লায়েন্স: আপনার তথ্য সুরক্ষিত রাখুন
PDF2Go-এ আমরা আপনার গোপনীয়তা ও ফাইলের সুরক্ষাকে অগ্রাধিকার দিই। আপনার ডেটা আমরা যেভাবে সুরক্ষিত রাখি:
- স্বয়ংক্রিয় ফাইল মুছে ফেলা: PDF2Go-এ আপলোড করা ফাইলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয় 24 ঘণ্টা অথবা ১০ বার ডাউনলোডের পর, যেটি আগে হয়, সেটি প্রযোজ্য হয়, যাতে আপনার ডেটা প্রয়োজনের বেশি সময় সংরক্ষিত না থাকে।
- তাৎক্ষণিক মুছে ফেলার অপশন: আপনি চাইলে ফাইলটি ডাউনলোড করার পর সঙ্গে সঙ্গে আমাদের সার্ভার থেকে মুছে দিতে পারেন, যাতে আপনার ডেটার উপর আপনার পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ থাকে।
- ব্যবহারকারীর ফাইলের কোনো ব্যাকআপ নয়: আমরা আপনার ফাইলের কোনো ব্যাকআপ তৈরি করি না, যা আপনার গোপনীয়তা আরও সুরক্ষিত করে এবং ডেটার অখণ্ডতা নিশ্চিত করে।
- গোপনীয়তার নিশ্চয়তা: আপনার অনুমতি ছাড়া আমরা আপনার ফাইলের বিষয়বস্তু পর্যবেক্ষণ করি না। এছাড়া, প্রতিদিন বিপুল সংখ্যক ফাইল প্রক্রিয়া করা হওয়ায় ম্যানুয়ালভাবে ফাইল পর্যালোচনা করা বাস্তবে সম্ভব নয়।
- নিরাপদ ডাউনলোড: ফাইলগুলো কেবলমাত্র আপনাকে দেওয়া একটি ইউনিক ও অনুমান করা কঠিন ডাউনলোড URL-এর মাধ্যমে ডাউনলোড করা যায়, যা আপনার ডাউনলোডকে নিরাপদ ও ব্যক্তিগত রাখে।
- কপিরাইট ও মালিকানা: আপনি ধরে রাখেন পূর্ণ কপিরাইট এবং উৎস ফাইল ও কনভার্ট করা ফাইল উভয়ের মালিকানা সব সময়ই আপনার থাকে।
