Was sind PDF-Metadaten?
Im Zusammenhang mit PDFs Metadaten bezeichnet Metadaten die zusätzlichen Informationen, die in einer PDF-Datei eingebettet sind.
PDF-Dateien haben zwei Arten von Metadaten.
Die erste wird Document Information Dictionary, darunter Details wie den Namen des Autors, den Titel des Dokuments sowie das Erstellungs- und das Änderungsdatum. Sie ist optional und kann der Datei hinzugefügt werden.
Die zweite Art sind Metadata Streams, eingeführt in PDF 1.4, die einen Standard namens Extensible Metadata Platform (XMP) verwenden, um zusätzliche Informationen im XML-Formateinzubetten. Diese können Informationen über Bilder, Schriftarten und das gesamte Dokument selbst enthalten.
Metadaten helfen dabei, PDF-Dateien zu organisieren und zu kategorisieren, sodass du bestimmte Dokumente leichter finden kannst. Sie unterstützen außerdem eine bessere Verwaltung und ein einfacheres Auffinden von Informationen, insbesondere in großen Sammlungen von PDF-Dateien.
Es ist möglich, hinzuzufügen oder Metadaten bearbeiten mithilfe von PDF-Bearbeitungssoftware oder speziellen Tools zur Verwaltung von PDF-Metadaten. Durch den Einsatz von Metadaten können Nutzer die Dokumentenorganisation verbessern, die Auffindbarkeit erhöhen und Dokumenten-Workflows optimieren.
Angesichts der Häufigkeit, mit der PDFs in Suchergebnissen erscheinen, ist es wichtig sicherzustellen, dass deine PDF-Dokumente über relevante Metadaten verfügen, ihre Sichtbarkeit und Klickrate deutlich verbessern.
Wo ein PDF seine Metadaten speichert
An zwei Stellen. Das Dokumentinformationsverzeichnis ist das ältere der beiden und enthält eine kurze, feste Liste: Titel, Autor, Betreff, Schlüsselwörter, die erstellende Anwendung, den Erzeuger sowie Erstellungs- und Änderungsdatum. XMP ist das neuere: ein erweiterbares XML-Paket, das all dies und noch viel mehr enthalten kann und die von PDF 2.0.
Beides kann vorhanden sein und voneinander abweichen, insbesondere nachdem eine Datei mehrere Werkzeuge durchlaufen hat. Verschiedene Viewer lesen unterschiedliche Informationen, weshalb der in einer Anwendung angezeigte Autor manchmal nicht der in einer anderen angezeigte ist.
Metadaten verbreiten sich weiter als erwartet
Metadaten werden automatisch geschrieben und nur selten überprüft. Ein aus einem Office-Paket exportiertes Dokument enthält routinemäßig den Namen des Autors, seine Organisation, die Software und deren Version sowie einen vollständigen Satz von Zeitstempeln.
Nichts davon ist auf der Seite sichtbar, aber alles wird weitergegeben, sobald die Datei geteilt wird. Vor der Veröffentlichung eines Dokuments lohnt es sich, die Metadaten zu prüfen und zu entfernen, was nicht mitreisen soll. Beachte, dass das Entfernen von Metadaten etwas anderes ist als das Entfernen von Inhalt: Es verändert nichts auf der Seite und entfernt keine früheren Revisionen, die von einem inkrementelle Aktualisierung.