PDF Metadata คืออะไร?
ในบริบทของ PDFต่างๆ, เมทาดาทา หมายถึงข้อมูลเพิ่มเติมที่ฝังอยู่ภายในไฟล์ PDF
ไฟล์ PDF มีเมทาดาทาอยู่ 2 ประเภท
ประเภทแรกเรียกว่า Document Information Dictionaryซึ่งมีรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อผู้เขียน ชื่อเรื่องของเอกสาร วันที่สร้างและวันที่ปรับปรุง เป็นข้อมูลเสริมที่สามารถเพิ่มเข้าไปในไฟล์ได้
ประเภทที่สองคือ Metadata Streamsซึ่งถูกแนะนำใน PDF 1.4 และใช้มาตรฐานที่เรียกว่า Extensible Metadata Platform (XMP) เพื่อใส่ข้อมูลเพิ่มเติมในรูปแบบ XMLซึ่งอาจมีรายละเอียดเกี่ยวกับรูปภาพ ฟอนต์ และตัวเอกสารทั้งหมด
เมทาดาทาช่วยในการจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ไฟล์ PDF ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารเฉพาะ และยังช่วยให้จัดการและดึงข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีไฟล์ PDF จำนวนมาก
สามารถ เพิ่ม หรือ แก้ไขเมทาดาทา ด้วยซอฟต์แวร์แก้ไข PDF หรือเครื่องมือเฉพาะสำหรับจัดการเมทาดาทา PDF การใช้เมทาดาทาช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบเอกสารได้ดีขึ้น ค้นหาได้ง่ายขึ้น และทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารราบรื่นยิ่งขึ้น
ด้วยความถี่ที่ไฟล์ PDF ปรากฏในผลการค้นหา การทำให้เอกสาร PDF ของคุณมี เมทาดาทาที่เกี่ยวข้อง สามารถช่วยเพิ่มการมองเห็นและอัตราการคลิกได้อย่างมาก
ตำแหน่งที่ PDF เก็บข้อมูลเมทาดาทาของไฟล์
มีอยู่ 2 ตำแหน่ง พจนานุกรมข้อมูลเอกสารเป็นแบบเก่ากว่าและเก็บรายการสั้นๆ คงที่ เช่น ชื่อเรื่อง ผู้เขียน หัวเรื่อง คำสำคัญ แอปพลิเคชันที่สร้างไฟล์ ผู้ผลิตไฟล์ และวันที่สร้างกับวันที่แก้ไข XMP เป็นแบบใหม่กว่า: เป็นแพ็กเกจ XML แบบขยายได้ที่เก็บข้อมูลทั้งหมดนั้นได้และยังมากกว่านั้น และเป็นรูปแบบที่นิยมใช้โดย PDF 2.0.
ทั้งสองแบบสามารถมีอยู่พร้อมกันและอาจไม่ตรงกัน โดยเฉพาะหลังจากไฟล์ถูกประมวลผลผ่านหลายเครื่องมือ โปรแกรมดูไฟล์ต่างๆ จะอ่านเมทาดาทาคนละส่วน นี่คือเหตุผลว่าทำไมผู้เขียนที่แสดงในโปรแกรมหนึ่งจึงอาจไม่ตรงกับผู้เขียนที่แสดงในอีกโปรแกรมหนึ่ง
เมทาดาทาเดินทางไกลกว่าที่คุณคาดคิด
เมทาดาทามักถูกเขียนโดยอัตโนมัติและแทบไม่ถูกตรวจสอบ เอกสารที่ส่งออกจากโปรแกรมสำนักงานมักจะมีชื่อผู้เขียน องค์กรของเขา/เธอ ซอฟต์แวร์และเวอร์ชัน และชุดข้อมูลเวลาครบถ้วน
ไม่มีข้อมูลเหล่านี้แสดงบนหน้าเอกสาร แต่จะถูกแชร์ไปพร้อมไฟล์ด้วย ก่อนเผยแพร่เอกสารควรตรวจดูเมทาดาทาและลบสิ่งที่ไม่ควรถูกส่งต่อไป โปรดทราบว่าการลบเมทาดาทาเป็นคนละเรื่องกับการลบเนื้อหา เพราะจะไม่แตะต้องสิ่งใดบนหน้าเอกสาร และจะไม่ลบฉบับแก้ไขก่อนหน้าออกจากไฟล์ที่ถูกทิ้งไว้โดย incremental update.