Τι είναι τα PDF Metadata;
Στο πλαίσιο των PDFPDF, μεταδεδομένα αναφέρεται στις πρόσθετες πληροφορίες που είναι ενσωματωμένες σε ένα αρχείο PDF.
Τα αρχεία PDF έχουν δύο τύπους μεταδεδομένων.
Ο πρώτος ονομάζεται Document Information Dictionary, το οποίο περιλαμβάνει λεπτομέρειες όπως το όνομα του συγγραφέα, τον τίτλο του εγγράφου, τις ημερομηνίες δημιουργίας και ενημέρωσης. Είναι προαιρετικό και μπορεί να προστεθεί στο αρχείο.
Ο δεύτερος τύπος είναι τα Metadata Streams, που εισήχθησαν στο PDF 1.4 και χρησιμοποιούν ένα πρότυπο που ονομάζεται Extensible Metadata Platform (XMP) για να συμπεριλάβουν πρόσθετες πληροφορίες σε μορφή XML. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με εικόνες, γραμματοσειρές και ολόκληρο το ίδιο το έγγραφο.
Τα μεταδεδομένα βοηθούν στην οργάνωση και κατηγοριοποίηση αρχείων PDF, διευκολύνοντας την αναζήτηση συγκεκριμένων εγγράφων. Επιτρέπουν επίσης καλύτερη διαχείριση και ανάκτηση πληροφοριών, ειδικά σε μεγάλες συλλογές αρχείων PDF.
Είναι δυνατό να να προσθέσετε ή επεξεργάζονται μεταδεδομένα χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας PDF ή εξειδικευμένα εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για τη διαχείριση μεταδεδομένων PDF. Χρησιμοποιώντας τα μεταδεδομένα, οι χρήστες μπορούν να βελτιώσουν την οργάνωση εγγράφων, να ενισχύσουν την εύρεση μέσω αναζήτησης και να απλοποιήσουν τις ροές εργασίας εγγράφων.
Δεδομένης της συχνής εμφάνισης των PDF στα αποτελέσματα αναζήτησης, το να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα PDF σας έχουν σχετικά μεταδεδομένα μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ορατότητά τους και τα ποσοστά click-through.
Πού αποθηκεύει ένα PDF τα μεταδεδομένα του
Σε δύο σημεία. Το λεγόμενο document information dictionary είναι το παλαιότερο από τα δύο και περιέχει μια σύντομη, προκαθορισμένη λίστα: τίτλος, συγγραφέας, θέμα, λέξεις-κλειδιά, η εφαρμογή δημιουργίας, ο παραγωγός, καθώς και οι ημερομηνίες δημιουργίας και τροποποίησης. XMP είναι το νεότερο: ένα επεκτάσιμο XML packet που μπορεί να περιέχει όλα αυτά και πολύ περισσότερα, και είναι η μορφή που προτιμάται από PDF 2.0.
Και τα δύο μπορεί να υπάρχουν και να διαφωνούν μεταξύ τους, ιδιαίτερα αφού ένα αρχείο έχει περάσει από πολλά εργαλεία. Διαφορετικοί προβολείς διαβάζουν διαφορετικά από αυτά, γι' αυτό ο συγγραφέας που εμφανίζεται σε μία εφαρμογή δεν είναι πάντα ο ίδιος με αυτόν που εμφανίζεται σε μια άλλη.
Τα μεταδεδομένα ταξιδεύουν πιο μακριά από όσο νομίζετε
Τα μεταδεδομένα γράφονται αυτόματα και σπάνια ελέγχονται. Ένα έγγραφο που εξαχθεί από μια σουίτα γραφείου συνήθως περιέχει το όνομα του συγγραφέα, τον οργανισμό του, το λογισμικό και την έκδοσή του, καθώς και ένα πλήρες σύνολο χρονικών σημάνσεων.
Τίποτα από αυτά δεν είναι ορατό στη σελίδα, αλλά όλα κοινοποιούνται όταν κοινοποιείται το αρχείο. Πριν από τη δημοσίευση ενός εγγράφου αξίζει να διαβάζετε τα μεταδεδομένα και να αφαιρείτε ό,τι δεν πρέπει να το συνοδεύει. Σημειώστε ότι η αφαίρεση μεταδεδομένων είναι διαφορετική από την αφαίρεση περιεχομένου: δεν αγγίζει τίποτα στη σελίδα και δεν αφαιρεί παλαιότερες εκδόσεις που έχουν παραμείνει από ένα σταδιακή ενημέρωση (incremental update).