คุณเคยเลื่อนดูไฟล์ PDF ยาวๆ เพื่อหาหัวข้อที่ต้องการหรือไม่ การต้องไล่ดูทีละหน้าหลายร้อยหน้าเพื่อค้นหาข้อมูลอาจน่าหงุดหงิด อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหานี้ที่ง่ายมาก คือ บุ๊กมาร์ก. ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างบุ๊กมาร์กในไฟล์ PDF เพื่อให้ไฟล์เหล่านี้นำทางและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น
ประโยชน์ของการใช้บุ๊กมาร์ก
บุ๊กมาร์กในเอกสาร PDF เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ความคล่องตัว และประสบการณ์ของผู้ใช้โดยรวม ต่อไปนี้คือเหตุผลสำคัญที่คุณควรใช้บุ๊กมาร์กใน PDF:
- การนำทางที่ง่าย: บุ๊กมาร์กช่วยให้ผู้ใช้ข้ามไปยังส่วนต่างๆ ภายในไฟล์ PDF ได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาและแรง โดยเฉพาะเมื่อจัดการกับเอกสารขนาดยาว
- การจัดระเบียบที่ดีขึ้น: ด้วยการสร้างบุ๊กมาร์ก คุณสามารถจัดโครงสร้างและจัดระเบียบเนื้อหาในไฟล์ PDF ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บุ๊กมาร์กทำหน้าที่เหมือนป้ายบอกทางเสมือน ช่วยนำผู้อ่านไปยังส่วน บท หรือหัวข้อย่อยที่สำคัญ โครงสร้างแบบลำดับชั้นนี้ช่วยให้เอกานอ่านง่ายและเข้าใจได้ดีขึ้น ทำให้ผู้ใช้สามารถนำทางเอกสารที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- การอ้างอิง: บุ๊กมาร์กช่วยให้การอ้างอิงภายในไฟล์ PDF เป็นไปอย่างราบรื่น ข้ามไปมาระหว่างส่วนต่างๆ การอ้างอิง หรือเชิงอรรถได้อย่างง่ายดาย
- การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น: เมื่อคุณแบ่งปันเอกสาร PDF ให้ผู้อื่น บุ๊กมาร์กจะช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการเพิ่มบุ๊กมาร์กไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง ผู้ร่วมงานสามารถนำผู้อ่านไปยังข้อมูลที่ต้องการได้ ทำให้ทุกคนติดตามเนื้อหาได้ตรงกัน
- การเข้าถึงและประสบการณ์การใช้งานที่เป็นมิตร: บุ๊กมาร์กทำให้เอกสาร PDF ใช้งานง่ายและเข้าถึงได้สำหรับผู้อ่านหลากหลายกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ที่มีปัญหาทางการมองเห็นซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ หรือผู้ใช้ที่แค่ต้องการค้นหาหัวข้อเฉพาะ บุ๊กมาร์กจะช่วยจัดโครงสร้างและเส้นทางการนำทางที่ชัดเจนไปยังเนื้อหาที่ต้องการ
วิธีเพิ่มบุ๊กมาร์กจากสารบัญใน PDF (Microsoft Word)
นี่เป็นสถานการณ์ที่หลายคนคุ้นเคยดี คุณเปิดเอกสาร PDF หลายร้อยหน้า และถ้าโชคดี เอกสารนั้นจะมีสารบัญแบบจัดเรียงดีและคลิกได้อยู่ตอนต้นเอกสาร
แต่เมื่อคุณต้องการหาหัวข้อหรือส่วนอื่นในเอกสาร ความยุ่งยากก็จะเริ่มต้นขึ้น คุณจำเป็นต้องย้อนกลับไปที่หน้าแรก ค้นหาสารบัญ แล้วจึงนำทางไปยังส่วนที่ต้องการ วนซ้ำแบบนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า ซึ่งทั้งเสียเวลาและไม่มีประสิทธิภาพ
นี่คือตัวช่วยที่ทำให้การนำทางไฟล์ PDF ง่ายขึ้นและช่วยประหยัดเวลา เพิ่มบุ๊กมาร์กสำหรับสารบัญใน PDF โดยอัตโนมัติด้วย Microsoft Word:
- เตรียมเอกสาร Word ของคุณ: เริ่มจากสร้างสารบัญในเอกสาร Word ของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยฟีเจอร์ในตัวของ Word ซึ่งอยู่ในแท็บ "References" เพียงกำหนดสไตล์หัวข้อให้กับหัวข้อที่ต้องการให้แสดงในสารบัญ ตัวอย่างเช่น ใช้ "Heading 1" สำหรับชื่อส่วน และ "Heading 2" สำหรับชื่อบท
- บันทึกเอกสารเป็น PDF: หากต้องการบันทึกเอกสาร Word เป็น PDF ให้ไปที่เมนู "File" แล้วเลือก "Save As" จากนั้นเลือกประเภทไฟล์เป็น PDF
- เปิดใช้การสร้างบุ๊กมาร์ก: แทนที่จะคลิก "Save" ทันที ให้คลิก "More Options" แล้วเลือก "Options" จะมีหน้าต่างใหม่แสดงขึ้นมา
- รวมข้อมูลที่ไม่ต้องพิมพ์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติ๊กถูกในช่อง "Create bookmarks" ตัวเลือก "Headings" ควรถูกเลือกอยู่แล้ว เนื่องจากสอดคล้องกับหัวข้อในสารบัญของเอกสาร Word ของคุณ
- บันทึกไฟล์ PDF: คลิก "OK" แล้วตามด้วย "Save" เพื่อสร้างไฟล์ PDF พร้อมบุ๊กมาร์ก
หากต้องการดูบุ๊กมาร์ก ให้คลิกลูกศรด้านซ้ายของเอกสารเพื่อขยายบานหน้าต่างนำทาง จากนั้นมองหาไอคอนบุ๊กมาร์กและคลิก แต่หากคุณยังไม่เห็นไอคอนบุ๊กมาร์ก อาจต้องเปิดใช้งานก่อน
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือก "View" จากเมนู
- เลือก "Show Hide" แล้วไปที่ "Navigation Panes"
- จากนั้นเลือก "Bookmarks"
เมื่อเปิดใช้งานแล้ว สารบัญพร้อมบุ๊กมาร์กทั้งหมดจะมองเห็นได้ตลอดเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่หน้าใดในเอกสาร
ต่อไป มาดูฟีเจอร์บุ๊กมาร์กใน Word กันอย่างคร่าวๆ
วิธีเพิ่มบุ๊กมาร์กจาก Word ลงในเอกสาร PDF
นอกเหนือจากการสร้างบุ๊กมาร์กจากหัวเรื่องโดยอัตโนมัติแล้ว คุณยังสามารถสร้างบุ๊กมาร์กอื่นๆ ด้วยตนเองใน Microsoft Word. ตัวเลือกนี้มีประโยชน์มากสำหรับเอกสารทางกฎหมาย หรือเมื่อคุณต้องการสร้างบุ๊กมาร์กให้กับบางส่วนของเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในสารบัญ
วิธีสร้างบุ๊กมาร์กจาก Word ในเอกสาร PDF มีดังนี้:
- เลือกข้อความที่ต้องการ: ไฮไลต์ข้อความหรือเลือกตำแหน่งในเอกสาร Word ที่คุณต้องการแทรกบุ๊กมาร์ก
- แทรกบุ๊กมาร์ก: ไปที่แท็บ "Insert" แล้วคลิก "Bookmark" ตั้งชื่อบุ๊กมาร์กแล้วคลิก "Add" คุณสามารถสร้างบุ๊กมาร์กได้ไม่จำกัดตลอดทั้งเอกสาร
- บันทึกไฟล์ PDF พร้อม Word bookmarks: เมื่อบันทึกไฟล์ PDF ให้เลือก "Word bookmarks" แทน "Headings" ในเมนูตัวเลือก ไฟล์ PDF ที่ได้จะมีบุ๊กมาร์กตามที่คุณสร้างไว้ใน Word
ง่ายแค่นี้เอง
สรุป: สร้างบุ๊กมาร์กได้อย่างง่ายดาย
การสร้าง PDF ที่นำทางได้ง่ายด้วยบุ๊กมาร์กเป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มความสะดวกในการใช้งานเอกสารของคุณ เพียงทำตามขั้นตอนด้านบน คุณก็สามารถสร้างไฟล์ PDF พร้อมบุ๊กมาร์กจากสารบัญได้อัตโนมัติ หรือเพิ่ม Word bookmarks แบบกำหนดเองสำหรับแต่ละส่วนได้
เราแนะนำให้ใช้ฟีเจอร์นี้กับเอกสารที่มีความยาวตั้งแต่ 10 หน้าเป็นต้นไป บุ๊กมาร์กจะช่วยให้คุณค้นหาและเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
บอกลาการเลื่อนและค้นหาในไฟล์ PDF แบบไม่รู้จบ แล้วลองสร้างบุ๊กมาร์กเพื่อการนำทางที่สะดวกขึ้น
เพิ่มพูนความรู้เรื่อง PDF
พร้อมจะสำรวจโลกของ PDF ให้ลึกยิ่งขึ้นหรือยัง
ลองอ่านบทความของเราที่ครอบคลุมหัวข้อหลากหลาย ทั้งทิปและทริก ฟีเจอร์เชิงลึกของ PDF2Go, และมุมมองที่เป็นประโยชน์จากอุตสาหกรรม
ยกระดับทักษะการใช้ PDF ของคุณด้วยบทความเหล่านี้:
