ทำความเข้าใจลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: คู่มือแบบง่าย

การใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา จากการเติบโตของการทำงานระยะไกลและความต้องการโซลูชันแบบไม่ต้องสัมผัส แต่การเซ็นเอกสารแบบดิจิทัลยังอาจดูซับซ้อน หลายคนไม่แน่ใจว่าจะเลือกใช้เครื่องมือใด ทำความเข้าใจกฎข้อกฎหมายอย่างไร หรือควรพิมพ์ วาด หรืออัปโหลดลายเซ็นดี ทุกอย่างอาจดูยุ่งยากได้ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ชี้ให้เห็นข้อดี และแนะนำทีละขั้นตอนในการเพิ่มลายเซ็นใน PDF ของคุณด้วยเครื่องมือของ PDF2Go ที่ใช้งานง่าย

มาทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ

การเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานคล้ายลายเซ็นลายมือ โดยใช้ยืนยันตัวตนและความยินยอมของคุณต่อเอกสารดิจิทัล คุณสามารถเซ็นเอกสารออนไลน์ได้ภายในไม่กี่วินาที โดยไม่ต้องพบกันตัวต่อตัว พิมพ์ หรือส่งไปรษณีย์ มักใช้กับไฟล์ที่ไม่อ่อนไหว เช่น สัญญา หรือรายงาน ช่วยให้จัดการเอกสารได้สะดวกขึ้นมาก

ประเภทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้เหมือนกันทั้งหมด ต่อไปนี้คือประเภทหลัก:

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบพื้นฐาน: เป็นรูปแบบง่ายๆ เช่น พิมพ์ชื่อของคุณ หรือทำเครื่องหมายในช่องยอมรับ ทำได้รวดเร็วแต่มีความปลอดภัยน้อยกว่า
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES): ใช้เทคโนโลยีเพิ่มเติม เช่น ใบรับรองดิจิทัล เพื่อยืนยันตัวตนของคุณและปกป้องเอกสาร ปลอดภัยมากกว่าและมักสอดคล้องกับข้อกฎหมายที่เข้มงวดกว่า
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบรับรอง (QES): เป็นประเภทที่ปลอดภัยที่สุด โดย QES ต้องมีการยืนยันตัวตนแบบพบหน้าหรือใช้อุปกรณ์ที่ผ่านการรับรอง มักใช้ในสหภาพยุโรปกับเอกสารที่มีความสำคัญสูง

แต่ละประเภทเหมาะกับความต้องการที่ต่างกัน ตั้งแต่ข้อตกลงทั่วไปไปจนถึงสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

ข้อดีของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ทำไมควรเปลี่ยนมาใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีข้อดีหลายอย่าง:

• ความรวดเร็ว: เซ็นเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที โดยไม่ต้องพิมพ์หรือส่งไปรษณีย์
• ประหยัดค่าใช้จ่าย: ลดค่าใช้จ่ายกระดาษ หมึก และการจัดส่ง ช่วยให้ธุรกิจประหยัดทั้งเวลาและเงิน
• ความสะดวก: เซ็นเอกสารได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะที่ทำงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้
• ความปลอดภัย: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากใช้การเข้ารหัสและการยืนยันตัวตน ทำให้ปลอดภัยกว่าลายเซ็นบนกระดาษที่อาจถูกปลอมแปลงได้
• เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม: ลดการใช้กระดาษ ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมพร้อมกับทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นดิจิทัล

ความแตกต่างระหว่างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ใช้แสดงว่าคุณยอมรับเนื้อหาในเอกสาร อาจเป็นเพียงการพิมพ์ชื่อ ระบุวันที่ หรืออัปโหลดรูปภาพลายเซ็นก็ได้ แต่ไม่มีหลักฐานยืนยันตัวตนในตัวเอง

ในอีกด้านหนึ่ง ลายเซ็นดิจิทัล ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงที่เรียกว่า PKI (Public Key Infrastructure) และการเข้ารหัสเพื่อยืนยันตัวตนของคุณ ช่วยให้เอกสารปลอดภัยและป้องกันการแก้ไขดัดแปลง ดังนั้น แม้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะใช้งานง่ายกว่า แต่ลายเซ็นดิจิทัลให้การปกป้องและความน่าเชื่อถือที่สูงกว่า

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่

มี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายในหลายประเทศ ในสหรัฐอเมริกา มีกฎหมายอย่าง ESIGN Act (ปี 2000) และ Uniform Electronic Transactions Act (UETA) กำหนดกฎเกี่ยวกับการให้ความยินยอมและการยืนยันตัวตน ในสหภาพยุโรป มีกฎระเบียบ eIDAS (มีผลบังคับใช้ตั้งแต่ปี 2016) ที่ทำหน้าที่เดียวกัน กฎหมายเหล่านี้ทำให้เมื่อคุณเซ็น PDF แบบอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นของคุณมีผลเช่นเดียวกับลายเซ็นลายมือ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกใช้อย่างไรในแต่ละอุตสาหกรรม

การพิมพ์เอกสารทุกครั้งที่ต้องขอลายเซ็นใช้ทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างแบบดิจิทัล พร้อมความปลอดภัยที่ดีกว่าลายเซ็นแบบเดิม นั่นคือเหตุผลที่หลายอุตสาหกรรมหันมาเลิกใช้ลายเซ็นลายมือ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเอกสารดิจิทัลที่มักใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:

• อสังหาริมทรัพย์: สัญญาเช่า แบบฟอร์มเงินประกัน และสัญญาซื้อขายส่วนบุคคล
• ทรัพยากรบุคคล: สัญญาจ้างงาน ข้อตกลงคุ้มครองข้อมูล และเอกสารยืนยันการรับทราบนโยบาย
• งานขาย: ข้อเสนอ แบบฟอร์มสั่งซื้อ และข้อตกลงการร่วมลงทุน
• ค้าปลีก: ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และสัญญาซัพพลายเออร์
• ประกันภัย: เอกสารกรมธรรม์ แบบฟอร์มบัญชี และหนังสือมอบอำนาจหักบัญชี SEPA

จะเซ็นไฟล์ PDF ด้วยบริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ PDF2Go ได้อย่างไร

ต้องการเซ็น PDF อย่างรวดเร็วและง่ายดายใช่ไหม

PDF2Go ช่วยให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มลายเซ็นใน PDF ของคุณภายในไม่กี่นาที:

1. ไปที่เว็บไซต์: เลือก เซ็นชื่อใน PDF เครื่องมือ
2. อัปโหลดไฟล์ PDF ของคุณ: ลากและวางไฟล์ PDF ของคุณลงในพื้นที่อัปโหลด หรือคลิกเพื่อเรียกดูและเลือกไฟล์จากอุปกรณ์ของคุณ
3. เลือกสไตล์ลายเซ็นของคุณ: เลือกวิธีสร้างลายเซ็นที่คุณต้องการ คุณมีตัวเลือกดังนี้:
   • เพิ่มลายเซ็นเป็นข้อความ: พิมพ์ชื่อของคุณ
   • วาดลายเซ็น: ใช้เมาส์หรือทัชแพดวาดลายเซ็นของคุณและปรับแต่งได้ตามต้องการ
   • อัปโหลดลายเซ็น: อัปโหลดรูปภาพลายเซ็นลายมือของคุณ
4. วางลายเซ็นของคุณ: กด "START" แล้วลากลายเซ็นของคุณไปยังตำแหน่งบน PDF ที่คุณต้องการ
5. บันทึกและดาวน์โหลด: เมื่อพอใจกับตำแหน่งแล้ว ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลง จากนั้นดาวน์โหลดไฟล์ PDF ที่ลงลายเซ็นแล้วไปยังอุปกรณ์ของคุณ เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

สรุป

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การลงนามเอกสารรวดเร็ว ปลอดภัย และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น ตั้งแต่วงการอสังหาริมทรัพย์ไปจนถึงค้าปลีก ช่วยให้หลายอุตสาหกรรมเปลี่ยนสู่ดิจิทัลพร้อมประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ด้วย PDF2Go, คุณสามารถลงนามไฟล์ PDF ได้ในไม่กี่คลิก

ลองใช้งานและเริ่มลงนามแบบฉลาดขึ้นได้เลย