近年、リモートワークの拡大や非接触型ソリューションの必要性から、電子署名の利用は急増しています。それでも、デジタルで文書に署名するのは難しく感じることがあります。適切なツールの選び方や法的なルールの理解、署名を入力するか、手書きするか、画像をアップロードするかの判断に悩む人も多く、煩雑に思えるかもしれません。そこでこの記事では、電子署名とは何かを分かりやすく説明し、その利点を紹介した上で、PDF2Goの使いやすいツールを使ってPDFに署名を追加する手順をステップごとに解説します。
このプロセスを分かりやすく整理しましょう。
電子文書署名はどのように機能する？
電子署名は手書きの署名と同様に、デジタル文書に対する本人確認と同意を示すものです。オンラインで数秒のうちに文書へ署名できるため、対面で会ったり、印刷や郵送をする必要がありません。契約書や報告書など、機密性のそれほど高くないファイルによく使われ、文書管理を大幅に効率化できます。
電子署名の種類
すべての電子署名が同じというわけではありません。主な種類は次のとおりです。
- 基本電子署名: 氏名を入力したり、同意のチェックボックスをオンにするなど、シンプルなものです。手軽ですが、セキュリティはそれほど高くありません。
- 高度電子署名 (AES): デジタル証明書などの技術を用いて本人確認を行い、文書を保護します。より安全で、厳格な法的要件を満たすことが多い署名方式です。
- 認定電子署名 (QES): 最も安全性の高いタイプで、対面での本人確認や認定デバイスが必要です。EUでは重要な文書に広く利用されています。
それぞれのタイプは、簡易な合意から法的拘束力のある契約まで、異なるニーズに適しています。
電子署名を利用するメリット
なぜ電子署名に切り替えるのか。その理由は次のとおりです。
- スピード: 印刷や郵送をせずに、数秒で文書に署名できます。
- コスト削減: 紙やインク、送料などのコストを削減できます。業務時間と経費の両方を節約できます。
- 利便性: オフィス、自宅、外出先など、どこからでもあらゆるデバイスで署名できます。
- セキュリティ: 多くの電子署名は暗号化や認証を利用しており、偽造されやすい紙の署名よりも安全性が高くなります。
- 環境配慮: 紙の使用量を減らし、ワークフローをデジタル化しながら環境負荷も軽減できます。
電子署名とデジタル署名の違いは？
電子署名は、 文書への同意を示すものです。氏名の入力や日付の追加、署名画像のアップロードなど、シンプルな形で行えますが、それ自体には本人性を証明する仕組みがありません。
一方、 デジタル署名は、 次のような高度な技術である PKI (公開鍵基盤) と暗号化を利用して本人確認を行います。これにより文書の安全性が保たれ、改ざんされないことが保証されます。つまり、電子署名の方が簡単に使えますが、デジタル署名の方が、より強力な保護と信頼性を提供します。
電子署名に法的効力はありますか？
はい。電子署名は多くの国や地域で法的に認められています。米国では ESIGN 法 (2000 年) や Uniform Electronic Transactions Act (UETA) が同意と認証に関するルールを定めています。EU では 2016 年施行の eIDAS 規則が同様の役割を果たしています。これらの法律により、PDF に電子署名した場合でも、手書き署名と同等の効力が認められます。
電子署名は各業界でどのように利用されている？
署名のたびに文書を印刷すると、時間もコストもかかります。電子署名を使えば、すべてをデジタルで処理でき、従来の署名より高いセキュリティも確保できます。そのため、多くの業界で手書き署名から電子署名へと移行が進んでいます。
電子署名でよく署名されるデジタル文書の例は次のとおりです。
- 不動産: 賃貸契約書、保証金に関する書類、個人間売買契約書など。
- 人事: 雇用契約書、データ保護に関する同意書、各種ポリシーへの同意書など。
- 営業: 提案書、発注書、共同事業契約書など。
- 小売: 発注書、請求書、サプライヤーとの契約書など。
- 保険: 保険証券、各種申込書、SEPA 掛金決済の同意書など。
PDF2Go の電子署名サービスでPDFに署名する方法
PDFにすばやく簡単に署名したいですか？
PDF2Go を使えば、簡単に行えます。
数分でPDFに署名を追加する手順は次のとおりです。
- Webサイトにアクセス: 次のツールを選択: PDFに署名 ツールにアップロードします。
- PDFをアップロード: PDFファイルをアップロードエリアにドラッグ＆ドロップするか、クリックしてデバイスから選択してください。
-
署名のスタイルを選択:
署名の作成方法を選びましょう。次のオプションがあります。
- テキストとして署名を追加: 名前を入力します。
- 署名を描画: マウスまたはタッチパッドを使って署名を描き、必要に応じて調整します。
- 署名をアップロード: 手書き署名の画像をアップロードします。
- 署名を配置: 「START」をクリックし、PDF上の署名したい位置まで署名をドラッグします。
- 保存してダウンロード: 配置に問題がなければ変更を保存します。署名済みPDFをデバイスにダウンロードして完了です。
まとめ
電子署名により、書類の署名はこれまでよりも速く、安全で、環境に配慮したものになっています。不動産から小売業まで、さまざまな業界がデジタル化を進め、時間とコストの削減に役立てています。
PDF2Goの PDF2Go, PDFに数回のクリックだけで署名できます。
ぜひお試しください。スマートに署名を始めましょう。
