Η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών έχει εκτοξευθεί τα τελευταία χρόνια, λόγω της αύξησης της απομακρυσμένης εργασίας και της ανάγκης για ανέπαφες λύσεις. Παρόλα αυτά, η ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου μπορεί να φαίνεται ακόμη περίπλοκη. Πολλοί δυσκολεύονται να επιλέξουν το σωστό εργαλείο, να κατανοήσουν το νομικό πλαίσιο ή να αποφασίσουν αν θα πληκτρολογήσουν, θα σχεδιάσουν ή θα ανεβάσουν την υπογραφή τους. Όλα αυτά μπορεί να μοιάζουν αποθαρρυντικά! Γι' αυτό, σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τι είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές, θα αναδείξουμε τα πλεονεκτήματά τους και θα σας καθοδηγήσουμε βήμα προς βήμα στο πώς να προσθέσετε υπογραφή στο PDF σας με το εύχρηστο εργαλείο του PDF2Go.
Ας κάνουμε τη διαδικασία πιο απλή για εσάς!
Πώς Λειτουργεί η Ηλεκτρονική Υπογραφή Εγγράφων;
Μια ηλεκτρονική υπογραφή λειτουργεί όπως μια χειρόγραφη. Επιβεβαιώνει την ταυτότητά σας και τη συμφωνία σας με ένα ψηφιακό έγγραφο. Σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα online σε δευτερόλεπτα, χωρίς να χρειάζεται να συναντηθείτε από κοντά, να εκτυπώσετε ή να ταχυδρομήσετε κάτι. Χρησιμοποιείται συχνά για μη ευαίσθητα αρχεία όπως συμβόλαια ή αναφορές και κάνει τη διαχείριση εγγράφων πολύ πιο εύκολη.
Τύποι Ηλεκτρονικών Υπογραφών
Δεν είναι όλες οι ηλεκτρονικές υπογραφές ίδιες. Εδώ είναι οι βασικοί τύποι:
- Βασικές Ηλεκτρονικές Υπογραφές: Είναι απλές μέθοδοι, όπως η πληκτρολόγηση του ονόματός σας ή η επιλογή ενός πλαισίου για αποδοχή. Είναι γρήγορες αλλά προσφέρουν λιγότερη ασφάλεια.
- Προχωρημένες Ηλεκτρονικές Υπογραφές (AES): Χρησιμοποιούν πρόσθετες τεχνολογίες, όπως ψηφιακά πιστοποιητικά, για να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά σας και να προστατεύσουν το έγγραφο. Είναι πιο ασφαλείς και συχνά συμμορφώνονται με αυστηρότερους νομικούς κανόνες.
- Πιστοποιημένες Ηλεκτρονικές Υπογραφές (QES): Ο πιο ασφαλής τύπος. Η QES απαιτεί δια ζώσης ταυτοποίηση ή πιστοποιημένη συσκευή. Χρησιμοποιείται συχνά στην ΕΕ για έγγραφα με υψηλή νομική βαρύτητα.
Κάθε τύπος καλύπτει διαφορετικές ανάγκες, από απλές συμφωνίες μέχρι νομικά δεσμευτικές συμβάσεις.
Οφέλη από τη Χρήση Ηλεκτρονικών Υπογραφών
Γιατί να περάσετε σε ηλεκτρονικές υπογραφές; Προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Ταχύτητα: Υπογράψτε έγγραφα σε λίγα δευτερόλεπτα, χωρίς εκτύπωση ή ταχυδρομείο.
- Εξοικονόμηση Κόστους: Μειώστε τα έξοδα σε χαρτί, μελάνι και αποστολές. Οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρόνο και χρήμα.
- Άνεση: Υπογράψτε από οπουδήποτε, από το γραφείο, το σπίτι ή ακόμη και στις διακοπές, χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε συσκευή.
- Ασφάλεια: Πολλές ηλεκτρονικές υπογραφές χρησιμοποιούν κρυπτογράφηση και μηχανισμούς ταυτοποίησης, κάνοντάς τες πιο ασφαλείς από τις χειρόγραφες υπογραφές που μπορούν να πλαστογραφηθούν.
- Φιλικό προς το Περιβάλλον: Μειώστε τη χρήση χαρτιού, προστατεύοντας το περιβάλλον ενώ διατηρείτε τη ροή εργασίας σας ψηφιακή.
Ποια Είναι η Διαφορά ανάμεσα σε Ηλεκτρονικές και Ψηφιακές Υπογραφές;
Ηλεκτρονικές υπογραφές δείχνουν ότι συμφωνείτε με ένα έγγραφο. Μπορεί να είναι απλές, όπως η πληκτρολόγηση του ονόματός σας, η προσθήκη ημερομηνίας ή το ανέβασμα εικόνας της υπογραφής σας. Ωστόσο, δεν προσφέρουν από μόνες τους απόδειξη ταυτότητας.
Από την άλλη πλευρά, οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούν προηγμένη τεχνολογία που ονομάζεται PKI (Public Key Infrastructure) και κρυπτογράφηση για να επαληθεύσουν την ταυτότητά σας. Αυτό διατηρεί το έγγραφο ασφαλές και διασφαλίζει ότι κανείς δεν μπορεί να το αλλοιώσει. Έτσι, ενώ οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι πιο εύχρηστες, οι ψηφιακές υπογραφές προσφέρουν ισχυρότερη προστασία και αυθεντικότητα.
Είναι οι Ηλεκτρονικές Υπογραφές Νομικά Δεσμευτικές;
Ναι, οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι νομικά δεσμευτικές σε πολλές χώρες. Στις ΗΠΑ, νόμοι όπως ο ESIGN Act (2000) και ο Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ορίζουν τους κανόνες για συναίνεση και ταυτοποίηση. Στην ΕΕ, ο κανονισμός eIDAS (σε ισχύ από το 2016) κάνει το ίδιο. Αυτοί οι νόμοι διασφαλίζουν ότι όταν υπογράφετε ηλεκτρονικά ένα PDF, η υπογραφή σας είναι εξίσου έγκυρη με μια χειρόγραφη.
Πώς Χρησιμοποιούνται οι Ηλεκτρονικές Υπογραφές σε Διάφορους Κλάδους;
Η εκτύπωση εγγράφων για κάθε αίτημα υπογραφής κοστίζει χρόνο και χρήμα. Αντίθετα, οι ηλεκτρονικές υπογραφές σας επιτρέπουν να χειρίζεστε τα πάντα ψηφιακά, προσφέροντας καλύτερη ασφάλεια από τις παραδοσιακές υπογραφές. Γι' αυτό πολλοί κλάδοι έχουν απομακρυνθεί από τις χειρόγραφες υπογραφές.
Μερικά παραδείγματα ψηφιακών εγγράφων που υπογράφονται συχνά με ηλεκτρονικές υπογραφές:
- Ακίνητα: Συμβάσεις μίσθωσης, έντυπα εγγύησης και συμβόλαια ιδιωτικών πωλήσεων.
- Ανθρώπινο Δυναμικό: Συμβάσεις εργασίας, συμφωνίες προστασίας δεδομένων και αποδοχές κανονισμών.
- Πωλήσεις: Προσφορές, έντυπα παραγγελίας και συμφωνίες κοινοπραξίας.
- Λιανικό εμπόριο: Εντολές αγοράς, τιμολόγια και συμβάσεις με προμηθευτές.
- Ασφάλειες: Ασφαλιστήρια συμβόλαια, έντυπα λογαριασμού και εντολές SEPA.
Πώς να Υπογράψετε Αρχεία PDF με την Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Υπογραφής του PDF2Go;
Θέλετε να υπογράψετε ένα PDF γρήγορα και εύκολα;
PDF2Go το κάνει απλό.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε την υπογραφή σας σε ένα PDF μέσα σε λίγα λεπτά:
- Επισκεφθείτε την Ιστοσελίδα: Επίσκεψη στην ιστοσελίδα: Υπογραφή PDF εργαλείο.
- Ανεβάστε το PDF σας: Σύρετε και αφήστε το PDF σας στην περιοχή μεταφόρτωσης ή κάντε κλικ για να το βρείτε και να το επιλέξετε από τη συσκευή σας.
-
Επιλέξτε στυλ υπογραφής:
Αποφασίστε πώς θέλετε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας. Έχετε περισσότερες επιλογές:
- Προσθήκη υπογραφής ως κείμενο: Πληκτρολογήστε το όνομά σας.
- Σχεδίαση υπογραφής: Χρησιμοποιήστε το ποντίκι ή το touchpad για να σχεδιάσετε την υπογραφή σας και προσαρμόστε την όπως χρειάζεται.
- Μεταφόρτωση υπογραφής: Ανεβάστε μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας.
- Τοποθέτηση υπογραφής: Πατήστε "START" και στη συνέχεια σύρετε την υπογραφή σας στο σημείο του PDF όπου τη θέλετε.
- Αποθήκευση και λήψη: Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη θέση της, αποθηκεύστε τις αλλαγές. Κατεβάστε το υπογεγραμμένο PDF στη συσκευή σας και τελειώσατε!
Συμπερασματικά
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αλλάζουν τον τρόπο υπογραφής εγγράφων, κάνοντάς τον πιο γρήγορο, ασφαλή και φιλικό προς το περιβάλλον από ποτέ. Από τα ακίνητα μέχρι το λιανεμπόριο, βοηθούν τους κλάδους να ψηφιοποιηθούν, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα.
Με τα PDF2Go, μπορείτε να υπογράφετε PDF με λίγα μόνο κλικ.
Δοκιμάστε το και ξεκινήστε να υπογράφετε πιο έξυπνα!
