L'ús de les signatures electròniques ha augmentat molt en els últims anys, impulsat per el teletreball i la necessitat de solucions sense contacte. Tot i així, signar un document digitalment encara pot semblar complicat. A molta gent li costa triar l'eina adequada, entendre les normes legals o decidir si ha de teclejar, dibuixar o pujar la seva signatura. Tot plegat pot resultar aclaparador. Per això, en aquest article explicarem què són les signatures electròniques, en destacarem els avantatges i t'hi guiarem pas a pas per afegir una signatura al teu PDF amb l'eina senzilla de PDF2Go.
Simplifiquem el procés per a tu.
Com funciona la signatura electrònica de documents?
Una signatura electrònica funciona com una de manuscrita: confirma la teva identitat i l'acord amb un document digital. Et permet signar documents en línia en segons, sense necessitat de trobar-te en persona, ni d'imprimir o enviar res per correu. S'utilitza sovint per a fitxers no sensibles com contractes o informes, i facilita molt la gestió de documents.
Tipus de signatures electròniques
No totes les signatures electròniques són iguals. Aquests són els principals tipus:
- Signatures electròniques bàsiques: Són simples, com escriure el teu nom o marcar una casella per acceptar. Són ràpides però ofereixen menys seguretat.
- Signatures electròniques avançades (AES): Fan servir tecnologia addicional, com certificats digitals, per confirmar la teva identitat i protegir el document. Són més segures i sovint compleixen requisits legals més estrictes.
- Signatures electròniques qualificades (QES): El tipus més segur; les QES requereixen una verificació d'identitat presencial o un dispositiu certificat. S'utilitzen habitualment a la UE per a documents crítics.
Cada tipus s'adapta a necessitats diferents, des d'acords informals fins a contractes legalment vinculants.
Beneficis d'utilitzar signatures electròniques
Per què passar a les signatures electròniques? Ofereixen grans avantatges:
- Velocitat: Signa documents en segons, sense necessitat d'imprimir ni enviar res.
- Estalvi de costos: Redueix despeses en paper, tinta i enviaments. Les empreses estalvien temps i diners.
- Comoditat: Signa des de qualsevol lloc, sigui l'oficina, casa teva o de vacances, amb qualsevol dispositiu.
- Seguretat: Moltes signatures electròniques utilitzen xifrat i autenticació, cosa que les fa més segures que les signatures en paper, que es poden falsificar.
- Respecte pel medi ambient: Redueix el consum de paper i ajuda el planeta mentre mantens un flux de treball digital.
Quina diferència hi ha entre signatures electròniques i digitals?
Les signatures electròniques mostren que estàs d'acord amb un document. Poden ser tan simples com escriure el teu nom, afegir una data o pujar una imatge de la signatura. Però no aporten per si mateixes una prova d'identitat.
En canvi, les signatures digitals utilitzen tecnologia avançada anomenada PKI (Public Key Infrastructure) i xifrat per verificar la teva identitat. Això manté el document segur i garanteix que ningú el pugui manipular. Així, mentre que les signatures electròniques són més senzilles, les signatures digitals ofereixen una protecció i autenticitat més fortes.
Les signatures electròniques són legalment vinculants?
Sí, les signatures electròniques són legalment vinculants a molts llocs. Als EUA, lleis com l'ESIGN Act (2000) i la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) estableixen normes per al consentiment i l'autenticació. A la UE, el Reglament eIDAS (en vigor des del 2016) fa el mateix. Aquestes lleis garanteixen que, quan signes electrònicament un PDF, la teva signatura és tan vàlida com una de manuscrita.
Com s'utilitzen les signatures electròniques en diferents sectors?
Imprimir documents per a cada sol·licitud de signatura costa temps i diners. En canvi, les signatures electròniques permeten gestionar-ho tot digitalment i ofereixen més seguretat que les signatures tradicionals. Per això molts sectors han deixat enrere les signatures manuscrites.
Aquests són alguns exemples de documents digitals que es signen sovint amb signatures electròniques:
- Immobiliari: contractes de lloguer, formularis de dipòsit de garantia i contractes de compravenda privada.
- Recursos humans: contractes de feina, acords de protecció de dades i acceptació de polítiques internes.
- Vendes: propostes, formularis de comanda i acords de cooperació.
- Comerç al detall: ordres de compra, factures i contractes amb proveïdors.
- Assegurances: pòlisses, formularis de compte i mandats SEPA.
Com signar arxius PDF amb el servei de signatura electrònica de PDF2Go?
Vols signar un PDF de manera ràpida i senzilla?
PDF2Go ho posa fàcil.
Segueix aquests passos per afegir la teva signatura a un PDF en només uns minuts:
- Visita el lloc web: Tria la Signa PDF d'edició de PDF.
- Puja el teu PDF: Arrossega i deixa anar el fitxer PDF a la zona de pujada o fes clic per explorar i seleccionar-lo des del teu dispositiu.
-
Tria l'estil de signatura:
Decideix com vols crear la teva signatura. Tens diverses opcions:
- Afegeix la signatura com a text: escriu el teu nom.
- Dibuixa la signatura: fes servir el ratolí o el ratolí tàctil per dibuixar la teva signatura i personalitza-la segons convingui.
- Puja la signatura: puja una imatge de la teva signatura manuscrita.
- Col·loca la signatura: Prem "START" i arrossega la signatura fins al punt del PDF on la vulguis col·locar.
- Desa i baixa: Quan estiguis satisfet amb la col·locació, desa els canvis. Baixa el PDF signat al teu dispositiu i ja ho tindràs!
Per acabar
Les signatures electròniques estan transformant el procés, i fan que signar documents sigui més ràpid, segur i sostenible que mai. Des del sector immobiliari fins al comerç minorista, ajuden les indústries a digitalitzar-se estalviant temps i diners.
Amb PDF2Go, pots signar PDFs amb només uns quants clics.
Prova-ho i comença a signar d'una manera més intel·ligent!
