PDF คืออะไรแน่ๆ?

เรามักคิดว่าเข้าใจว่า PDF คืออะไร แต่แทบไม่มีใครอธิบายอย่างละเอียด บทความนี้มีเป้าหมายเพื่ออธิบาย PDF ให้เข้าใจได้ง่ายและตรงไปตรงมา โดยไม่ลงลึกด้านเทคนิคมากเกินไป เราจะพูดถึงพื้นฐานต่างๆ รวมถึงโครงสร้างภายในของไฟล์ PDF และเหตุผลที่ยังคงเป็นรูปแบบไฟล์ยอดนิยม มาลองดูกัน

พื้นฐานของ PDF

คำนิยาม

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format. เป็นรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาให้มีหน้าตาและการทำงานเหมือนเอกสารกระดาษ คำว่า "portable" หมายความว่า PDF ควรจะแสดงผลเหมือนกันไม่ว่าจะเปิดดูที่ไหนหรือด้วยวิธีใด

ประวัติ

PDF ถูกสร้างขึ้นโดย Adobe ในปี 1991 และกลายเป็นมาตรฐานเปิด เพื่อให้ทุกคนสามารถพัฒนาเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข และดูไฟล์ PDF ได้ ในปี 2008 จึงได้รับการกำหนดให้เป็น มาตรฐาน ISO, ช่วยส่งเสริมให้มีการใช้งานอย่างแพร่หลายมากยิ่งขึ้น

คุณสมบัติ

ลักษณะสำคัญของ PDF คือเป็นไฟล์แบบ self-contained ทุกอย่างที่จำเป็นต่อการแสดงผลเอกสารจะถูกรวมอยู่ในไฟล์เดียว ทำให้ PDF ส่งต่อ จัดเก็บ และ เก็บถาวร. ได้ง่าย นอกจากนี้ Adobe Reader ซึ่งเป็นโปรแกรมดูไฟล์ PDF ยังให้ใช้งานได้ฟรี จึงยิ่งทำให้รูปแบบไฟล์นี้แพร่หลาย การเข้าใจโครงสร้างของ PDF จะช่วยให้คุณใช้เครื่องมืออย่าง Acrobat ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในงานเอกสารของคุณ

PDF ทำงานอย่างไร

PDF แบบง่าย

โดยพื้นฐานแล้ว PDF ก็เหมือนแฟ้มหรือโฟลเดอร์ที่เก็บ หน้าเอกสาร. คุณสามารถเพิ่มหน้า แยกหน้า หรือย้ายหน้าจาก PDF หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งได้ คล้ายกับการจัดการหน้ากระดาษในแฟ้มเอกสาร

ภายใน PDF ยังมีชุดข้อมูลที่ใช้กับทั้งเอกสาร เรียกว่า ข้อมูลระดับเอกสาร (document level data). ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลความปลอดภัยของเอกสาร เมทาดาทา, และคุณสมบัติอื่นๆ ที่ใช้กับทั้งเอกสาร

ให้นึกถึงแฟ้มเอกสารกระดาษที่มีกุญแจล็อก และมีข้อมูลเขียนอยู่ด้านในหรือด้านนอกของปกแฟ้ม การเปรียบเทียบกับแฟ้มกระดาษนี้ช่วยให้เข้าใจได้ง่ายว่าคุณสมบัติเหล่านี้ทำงานอย่างไรในเอกสาร PDF แบบอิเล็กทรอนิกส์

รายละเอียดของ PDF

แน่นอนว่า PDF ยังมีรายละเอียดมากกว่านี้ ลองมาดูในระดับเอกสารกันให้ลึกขึ้น

ภายใน PDF จะประกอบด้วย:

• ที่คั่นหน้า: ที่คั่นหน้า ทำหน้าที่ช่วยนำทางภายในเอกสาร คล้ายสารบัญ
• ข้อมูลความปลอดภัย: ใช้ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร
• ไฟล์แนบ: เป็นไฟล์จริงที่แนบอยู่ใน PDF ทำให้ PDF ทำงานคล้ายไฟล์ zip
• สคริปต์ระดับเอกสาร: สคริปต์ในระดับเอกสารถูกเรียกใช้จากเหตุการณ์ต่างๆ ในระดับเอกสาร เช่น เมื่อเปิดหรือสั่งพิมพ์ PDF
• ช่องกรอกฟอร์มและข้อมูล: แม้ผู้ใช้จะโต้ตอบกับช่องกรอกฟอร์มบนหน้าเอกสาร แต่ข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บในระดับเอกสาร ช่องฟิลด์จะใช้ได้กับทั้งเอกสาร ขณะที่ วิดเจ็ต คือหน้าตาและส่วนติดต่อผู้ใช้ของช่องฟิลด์เหล่านั้นบนหน้าเอกสารแต่ละหน้า
• เมทาดาทาของเอกสาร: เช่น ข้อมูลผู้เขียน ชื่อเรื่อง และคีย์เวิร์ด
• ทรัพยากรต่างๆ: เช่น แบบอักษร พื้นที่สี ภาพ วิดีโอ และอื่นๆ ที่ใช้ในส่วนต่างๆ ของเอกสาร

หน้าของ PDF คือส่วนที่ผู้ใช้เห็นและโต้ตอบด้วย หน้าต่างๆ จะแสดงผลผ่านเอนจินเรนเดอร์ที่ทำหน้าที่วาดเนื้อหาบนหน้า เอนจินนี้ต้องใช้ทรัพยากรอย่างฟอนต์ ค่ากำหนดพื้นที่สี และรูปภาพ ทรัพยากรเหล่านี้ถูกรวมอยู่ในไฟล์ PDF ช่วยให้ไฟล์พกพาใช้งานได้สะดวก อย่างไรก็ตาม ฟอนต์เป็นข้อยกเว้น ไม่จำเป็นต้องฝังอยู่ในไฟล์ PDF เสมอไป

เมื่อฝังฟอนต์ไว้ ฟอนต์นั้นจะถูกเก็บอยู่ในไฟล์ PDF หากไม่ได้ฝัง Acrobat จะค้นหาฟอนต์จากระบบของผู้ใช้ หรือใช้ฟอนต์เริ่มต้นที่ไม่จำเป็นต้องฝังในไฟล์ จึงมีบางกรณีที่ PDF ไม่ได้เป็นไฟล์แบบ self-contained อย่างสมบูรณ์

ประเภทขององค์ประกอบ

บนหนึ่งหน้า จะมีองค์ประกอบอยู่ 2 ประเภท: เนื้อหาหน้าคงที่ และ รายการคำอธิบายประกอบ. เนื้อหาหน้าคงที่ประกอบด้วยข้อความ กราฟิก และรูปภาพตามปกติทั้งหมด (เนื้อหาเอกสารหลัก)

คำอธิบายประกอบ เป็นองค์ประกอบพิเศษที่ผู้ใช้สามารถโต้ตอบได้ เช่น วิดเจ็ตช่องกรอกฟอร์ม เครื่องมือแสดงความคิดเห็นและมาร์กอัป และเครื่องมือมัลติมีเดีย ซึ่งต่างจากเนื้อหาคงที่ คำอธิบายประกอบไม่จำเป็นต้องมองเห็นได้เสมอไป ตัวอย่างเช่น ลิงก์เป็นคำอธิบายประกอบที่ใช้พื้นที่บนหน้า แต่ไม่มีลักษณะที่มองเห็นได้ก็ได้

เมื่อมีการวาดคำอธิบายประกอบ เช่น วงกลม จะมีลักษณะเป็นเส้นวงกลมสีแดง ภายในโครงสร้างของ PDF ทั้งเนื้อหาหน้าและคำอธิบายประกอบจะถูกกำหนดโดยใช้ ภาษากราฟิกแบบเวกเตอร์. เอนจินแสดงผลจะวาดเนื้อหาหน้าก่อน จากนั้นจึงวาดคำอธิบายประกอบตามลำดับที่กำหนด วิธีการแบบซ้อนชั้นนี้ทำให้คำอธิบายประกอบดูเหมือนลอยอยู่เหนือเนื้อหาหน้า

คำอธิบายประกอบช่วยเพิ่ม ความไดนามิก และ ฟังก์ชันการโต้ตอบ ให้กับ PDF คำอธิบายประกอบเป็นองค์ประกอบเพียงประเภทเดียวบนหน้าที่ตอบสนองต่อการกระทำของผู้ใช้ เช่น การกดแป้นพิมพ์และการคลิกเมาส์ ตัวอย่างเช่น คำอธิบายประกอบวงกลมสามารถเลือก ย้ายตำแหน่ง และปรับขนาดได้

คำอธิบายประกอบแต่ละประเภทมีลักษณะการโต้ตอบที่แตกต่างกัน คำอธิบายประกอบแบบโน้ตจะให้ผู้ใช้ป้อนข้อความและสามารถย้ายตำแหน่งได้ แต่ไม่สามารถปรับขนาดได้ คำอธิบายประกอบแต่ละประเภทจึงตอบสนองต่อการป้อนข้อมูลของผู้ใช้ในรูปแบบที่ต่างกัน ช่วยเพิ่มความสามารถในการโต้ตอบของ PDF ขณะยังซ้อนอยู่เหนือเนื้อหาหน้าแบบหลัก

การแก้ไขไฟล์ PDF

เนื้อหาหน้าใน PDF โดยทั่วไปถูกออกแบบให้คงที่ เมื่อเปิดดูใน Adobe Reader เนื้อหาหน้าจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เพราะตัวโปรแกรมอ่านไม่มีเครื่องมือสำหรับแก้ไข แต่ใน Adobe Acrobat คุณสามารถแก้ไขเนื้อหาได้โดยตรง การแก้ไขจะเหมาะสมที่สุดหากทำในโปรแกรมต้นฉบับที่ใช้สร้างเอกสาร

หลังจากแก้ไขเสร็จแล้ว ให้บันทึกเอกสารเป็น PDF อีกครั้ง วิธีนี้ช่วยรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารและลดโอกาสเกิดปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบและความถูกต้องของเนื้อหา

เคล็ดลับ: สำหรับผู้ที่ต้องการแก้ไขอย่างรวดเร็ว PDF2Go มีโซลูชันออนไลน์ที่สะดวกผ่าน PDF To Word Converter. เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณแปลง PDF เป็นเอกสาร Word ที่แก้ไขได้ ทำให้สามารถปรับแก้อย่างละเอียดได้ง่ายขึ้น เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณสามารถ บันทึกเอกสารกลับเป็นรูปแบบ PDF ได้อย่างง่ายดาย.

ตัวดำเนินการกราฟิก

ตัวดำเนินการกราฟิก เป็นองค์ประกอบพื้นฐานในการแสดงผลเนื้อหา PDF อย่างแม่นยำ ตัวดำเนินการเหล่านี้ซึ่งเป็นแกนหลักของภาษากราฟิก จะกำหนดทุกรายละเอียดของสิ่งที่ปรากฏบนหน้า PDF ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหาคงที่อย่างข้อความ หรือองค์ประกอบแบบไดนามิกอย่างคำอธิบายประกอบ

กราฟิกแบบเวกเตอร์ซึ่งเป็นคำอธิบายที่แน่นอนของสิ่งที่ถูกวาด จะถูกสร้างขึ้นโดยใช้ตัวดำเนินการเหล่านี้ โดยจะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของเส้น สี ความหนา และคุณลักษณะการแสดงผลอื่น ๆ ชุดคำสั่งที่ละเอียดนี้ช่วยให้ทุกองค์ประกอบกราฟิกใน PDF ถูกแสดงซ้ำได้อย่างถูกต้องในแพลตฟอร์มการแสดงผลต่าง ๆ และระหว่างกระบวนการพิมพ์

โครงสร้างของ PDF

โครงสร้างภายในของ PDF สามารถมองเห็นเป็นโครงสร้างต้นไม้ได้ โดยด้านบนสุดคือคุณสมบัติระดับเอกสาร (เมทาดาทา สคริปต์ หน้า ข้อมูลความปลอดภัย AcroForm) ถัดมาคือชุดของหน้า แต่ละหน้ามี เนื้อหาคงที่, ชุดของ ทรัพยากร ที่ใช้ในการแสดงเนื้อหานั้น และรายการของ คำอธิบายประกอบ.

โปรดทราบว่าคำอธิบายประกอบจะใช้ทรัพยากรภายใน PDF หากคำอธิบายประกอบมีลักษณะที่มองเห็นได้ ก็จะใช้ภาษากราฟิกแบบเวกเตอร์เดียวกับที่ใช้สำหรับเนื้อหาหน้าแบบหลัก กล่าวคือ ต้องใช้ทรัพยากรชุดเดียวกับเนื้อหาหลักเพื่อแสดงผลได้อย่างถูกต้อง

AcroForm

รหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์ AcroForm มีลักษณะคล้ายรายการหลักสำหรับทุกช่องฟอร์มและข้อมูลของช่องเหล่านั้นตลอดทั้งเอกสาร PDF วิดเจ็ตช่องฟอร์มแต่ละรายการที่คุณเห็นบนแต่ละหน้า แท้จริงแล้วคือสำเนาของรายการในรายการหลักนี้ที่ทำซ้ำมา ที่น่าสนใจคือ วิดเจ็ตช่องฟอร์มเหล่านี้จะถูกจัดรายการร่วมกับคำอธิบายประกอบสำหรับการแสดงความคิดเห็นและมาร์กอัปในโครงสร้าง PDF

สำหรับเอนจินแสดงผลที่ใช้แสดงทุกอย่างบนหน้า คำอธิบายประกอบทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นช่องฟอร์มหรือมาร์กอัป จะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบที่ต้องแสดงเหมือนกัน ความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างคำอธิบายประกอบแต่ละประเภทอยู่ที่วิธีการตอบสนองต่อการโต้ตอบของผู้ใช้ ไม่ใช่ลักษณะการแสดงผล

สรุป

การทำความเข้าใจโครงสร้างและความสามารถของ PDF ช่วยให้ใช้ศักยภาพของรูปแบบนี้ได้เต็มที่ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างฟอร์ม การรักษาความปลอดภัยเอกสาร หรือเพียงการแชร์ข้อมูลอย่างเชื่อถือได้ เมื่อมี เครื่องมือ PDF, คุณจึงสามารถทดลองและใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพของรูปแบบไฟล์ที่ใช้อย่างแพร่หลายนี้ได้อย่างเต็มที่!