Optical character recognition (OCR) প্রযুক্তি আমাদের ডকুমেন্ট ব্যবহারের পদ্ধতিতে পরিবর্তন এনেছে, যা বিভিন্ন সুবিধা প্রদান করে এবং কার্যকারিতা ও উৎপাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়াতে পারে। এটি এখন সব ধরনের ব্যবসার জন্য ক্রমবর্ধমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ একটি টুল হয়ে উঠেছে। আপনি যদি ভাবেন কেন আপনার ব্যবসার জন্য OCR প্রযুক্তি প্রয়োজন, তবে পড়তে থাকুন। জেনে নিন OCR প্রযুক্তির সুবিধা এবং কীভাবে এটি অফিসের কার্যকারিতা বাড়াতে পারে।
OCR কী?
Optical character recognition (OCR) এমন একটি প্রযুক্তি যা ব্যবহারকারীদের ছবি বা স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে লেখা বের করতে সাহায্য করে। OCR সফটওয়্যার কোনো ছবিকে বিশ্লেষণ করে এবং তাতে থাকা অক্ষরগুলোকে মেশিনে-পঠনযোগ্য লেখায় রূপান্তর করে, যা এরপর অন্য যেকোনো ডিজিটাল টেক্সটের মতোই সম্পাদনা, অনুসন্ধান ও কপি করা যায়।
OCR প্রযুক্তি নানান ধরনের কাজে ব্যবহৃত হয়, যেমন ডকুমেন্ট স্ক্যানিং, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন, এবং ডেটা এন্ট্রি। বিশেষ করে যেসব প্রতিষ্ঠানের প্রচুর কাগজপত্র ডিজিটাল আকারে রূপান্তর ও অনুসন্ধান করার প্রয়োজন হয়, তাদের জন্য এটি খুবই কার্যকর, কারণ এটি দ্রুত ও নির্ভুলভাবে এসব ডকুমেন্টকে ডিজিটাল ফরম্যাটে রূপান্তর করতে সাহায্য করে।
আপনি কি কখনো স্ক্যান করা PDF ফাইলকে সম্পাদনাযোগ্য Word ডকুমেন্টে রূপান্তর করারপ্রয়োজন অনুভব করেছেন? সঠিক PDF-থেকে-Word কনভার্টার এবং সামান্য OCR সাহায্য থাকলে এটি খুব সহজেই করা যায়।
সর্বশেষ OCR প্রযুক্তির প্রধান সুবিধাসমূহ
আপনার ব্যবসায় OCR প্রযুক্তি ব্যবহার করার কথা ভাবার কয়েকটি কারণ নিচে দেওয়া হল:
- উন্নত কার্যকারিতা
OCR-এর প্রধান সুবিধাগুলোর একটি হলো এটি ডেটা এন্ট্রি ও টেক্সট শনাক্তকরণের প্রক্রিয়া অটোমেট করতে পারে, যা সময় বাঁচায় এবং এবং ভুলের ঝুঁকি কমায়। OCR সফটওয়্যার স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে তথ্য বের করে তা ডেটাবেস বা স্প্রেডশীটে যুক্ত করতে পারে। যেসব কর্মীকে হাতে ডেটা এন্ট্রি করতে অনেক সময় ব্যয় করতে হয়, তাদের জন্য এটি বড় সুবিধা, কারণ এর মাধ্যমে তারা আরও মূল্যসংযোজনমূলক কাজে মনোযোগ দিতে পারে।
- তথ্যের আরও ভালো অ্যাক্সেস
OCR-এর আরেকটি সুবিধা হলো এটি কাগজের ডকুমেন্ট ডিজিটাল করতেসক্ষম, যা এগুলোকে সংরক্ষণ, খোঁজা ও অ্যাক্সেস করা আরও সহজ করে। প্রতিদিন যখন বিপুল পরিমাণ কাগজপত্র নিয়ে কাজ করতে হয়, তখন এটি বিশেষভাবে উপকারী, কারণ এটি ফিজিক্যাল স্টোরেজ স্পেসের প্রয়োজন কমায় এবং প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ করে। এর ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া উন্নত হয় এবং কর্মীরা দ্রুত ও সহজে তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে পারে।
- উন্নত নির্ভুলতা
OCR প্রযুক্তি টেক্সট শনাক্তকরণের নির্ভুলতা বাড়াতেওসাহায্য করতে পারে। বছরের পর বছর ধরে OCR অ্যালগরিদম আরও উন্নত হয়েছে এবং এখন এটি নানা ভাষা, ফন্ট ও ডকুমেন্ট ধরনের টেক্সট নির্ভুলভাবে শনাক্ত করতে পারে। সংবেদনশীল বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্যসমৃদ্ধ ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করার সময় এই নির্ভুলতা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এতে টেক্সট কেবল সহজে অ্যাক্সেসযোগ্যই নয়, নির্ভুল ও নির্ভরযোগ্যও থাকে।
- বর্ধিত নিরাপত্তা
এই সব সুবিধার পাশাপাশি, OCR প্রযুক্তি সংবেদনশীল বা গোপনীয় ডকুমেন্টের নিরাপত্তা বাড়াতেও সাহায্য করতে পারে। ডকুমেন্ট ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করলে ব্যবসাগুলো ডেটা চুরির ঝুঁকি কমাতে পারে এবং অননুমোদিত অ্যাক্সেস থেকে সুরক্ষা পেতে পারে। যারা নিয়মিত সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে কাজ করেন, তাদের জন্য এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এর মাধ্যমে তাদের ডেটা সুরক্ষিত আছে তা নিশ্চিত করা যায়।
- কম খরচ
কাগজের ডকুমেন্ট সংরক্ষণ, ব্যবস্থাপনা ও প্রক্রিয়াকরণের সঙ্গে যুক্ত খরচ কমাতে OCR ব্যবসাগুলোকে সাহায্য করতে পারে। ডকুমেন্ট ডিজিটাল করলে ফিজিক্যাল স্টোরেজ স্পেসের প্রয়োজন কমে এবং প্রিন্টিং ও শিপিং খরচ সাশ্রয় হয়।
অতিরিক্ত সুবিধাসমূহ
উন্নত কাস্টমার সার্ভিস
কাস্টমার ইনকোয়ারি হ্যান্ডলিং প্রক্রিয়া অটোমেট করতেও OCR ব্যবহার করা যেতে পারে, যার ফলে ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলো আরও দ্রুত ও নির্ভুলভাবে গ্রাহকের অনুরোধের উত্তর দিতে পারে। এর ফলে গ্রাহক সন্তুষ্টি ও আনুগত্য বাড়তে পারে।
PDF-কে অনুসন্ধানযোগ্য করুন
আপনি PDF-কে অনুসন্ধানযোগ্য করতে OCR সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। কীভাবে কাজ করে এটি? কোনো ছবির ভেতরের টেক্সট বিশ্লেষণ করে এবং সেটিকে মেশিনে-পঠনযোগ্য টেক্সটে রূপান্তর করে, যা পরে খোঁজা যায়। স্ক্যান করা PDF (যেমন ইনভয়েস, রসিদ, চুক্তি) কে অনুসন্ধানযোগ্য PDF-এ রূপান্তর করার পর আপনি নির্দিষ্ট সংখ্যা, বাক্যাংশ বা কীওয়ার্ড দিয়ে ডকুমেন্টে অনুসন্ধান করতে পারবেন।
আপনার PDF ফাইলগুলোকে অনুসন্ধানযোগ্য করতে সহায়তা করার জন্য অনলাইনে অনেক OCR টুল উপলব্ধ রয়েছে। PDF2Go আপনাকে স্ক্যান করা ডকুমেন্টকে অনুসন্ধানযোগ্য PDF-এ রূপান্তর করার সবচেয়ে সহজ সমাধান প্রদান করে। কোনো ইনস্টলেশন ছাড়াই, যেকোনো OS ও প্ল্যাটফর্মে এই সেবা ব্যবহার করা যায়।
আরও জানুন: অনলাইনে PDF কীভাবে সার্চযোগ্য করবেন
মোটের ওপর, OCR এমন অনেক সুবিধা দেয় যা আপনার ব্যবসার কার্যকারিতা ও উৎপাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়াতে পারে। ডকুমেন্ট ডিজিটাল করা, ডেটা এন্ট্রি ও টেক্সট শনাক্তকরণের প্রক্রিয়া অটোমেট করা, এবং টেক্সট শনাক্তকরণের নির্ভুলতা ও নিরাপত্তা বাড়ানোর মাধ্যমে OCR আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলোকে সহজ করতে, খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে কমাতে এবং বিভিন্ন সমস্যা দ্রুত ও কার্যকরভাবে শনাক্ত ও সমাধান করতে সাহায্য করতে পারে।
একটি পেপারলেস অফিস এখন আর দূরের কিছু মনে হয় না, কারণ OCR প্রযুক্তি এখন ক্রমশ আরও সহজলভ্য হয়ে উঠছে।
এই সেবাটি কি বিনামূল্যে?
এ PDF2Go, আমরা অনলাইনে এবং বিনামূল্যে আমাদের কনভার্সন ও এডিটিং সেবা সবার জন্য দিতে পেরে খুবই আনন্দিত। তবে ব্যবহারে কিছু সীমাবদ্ধতা আছে, বিশেষ করে একসাথে যতগুলো ডকুমেন্ট ব্যবহার করা যাবে এবং যেসব ফাইলের আকার কনভার্ট করা যাবে তার ক্ষেত্রে। OCR ব্যবহার করে PDF-কে সার্চযোগ্য করার সুবিধাটি কেবল প্রিমিয়াম ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ একটি টুল।
আপনার কনভার্সনের প্রয়োজন যদি আরও বেশি হয়, আমরা আপনাকে আমাদের প্রিমিয়াম প্ল্যানবিবেচনা করার পরামর্শ দেব। এই সাশ্রয়ী সাবস্ক্রিপশনের মাধ্যমে আপনি শুধু OCR ফিচারটি সীমাহীনভাবে ব্যবহারের সুযোগই পাবেন না, যা দিয়ে টেক্সট শনাক্ত করে আপনার PDF ফাইলগুলোকে সার্চযোগ্য করতে পারবেন, পাশাপাশি আপনার নিকটে থাকবে ২০টিরও বেশি শক্তিশালী টুল।
PDF-সম্পর্কিত এমন কোনো কাজ থাকবে না যা আপনি করতে পারবেন না! এই বিকল্পটি ব্যবহারের সুবিধাগুলো আপনার উৎপাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়াবে, আপনি অফিসে, বাড়িতে বা চলার পথে যেখানেই কাজ করুন না কেন।
আরও জানতে আমাদের মূল্য নির্ধারণ পেজে যান এবং ফ্রি ও প্রিমিয়াম ব্যবহারকারীদের ফিচারগুলো তুলনা করুন।
