今日のデジタル社会では、文書をシームレスに共有・印刷できることが非常に重要です。 ポータブル・ドキュメント・フォーマット（PDF） は、この目的のための定番ファイル形式となっています。PDFは1990年代初頭にAdobeによって開発され、アプリケーションソフトウェアやハードウェア、OSに依存せずに文書を表示できるよう設計されました。その結果、文書の共有と印刷の標準となり、現在も広く利用されています。
この記事では、 印刷には常にPDFを使うべき主な理由をいくつか紹介します。レイアウトの保持から品質維持まで、PDFには印刷に最適な多くの利点があります。
印刷にPDFを使うべき5つの理由
1：レイアウト（書式）の保持
印刷にPDF形式を使う最大の理由の1つは、 レイアウト（書式）が崩れないことです。書式とは、ページ上のテキストや画像の配置方法のことで、文書をプロフェッショナルで整った印象にするうえで非常に重要です。ワープロソフトで文書を作成すると、その書式は使用しているソフトや閲覧しているコンピュータ環境に左右されることが多くあります。しかし文書を PDFとして書き出すと、どのソフトやコンピュータで表示しても書式がそのまま保たれます。つまり、どのコンピュータで開いても、毎回同じ見た目で表示されます。
例えば、 Microsoft Word でパンフレットを作成し、商業印刷会社に送った場合、印刷会社があなたと同じバージョンのWordを持っていないと、先方の画面ではレイアウトが崩れて見える可能性があります。しかし、そのパンフレットを PDFとして書き出しておけば、書式は保持され、印刷会社もあなたが作成したものと同じレイアウトで確認できます。これにより、どの環境でも一貫性と読みやすさが保たれます。
2：PDFは編集可能
印刷にPDF形式を使う別の利点は、 PDFは編集可能であることです。ワープロソフトで文書を作成すると、フォントの変更、画像の追加、レイアウト調整など、デザイン内の各要素を簡単に変更できます。商業印刷会社に入稿する際は、元のイメージどおりのデザインを維持したいものです。文書をそのまま印刷用に渡すと、最終的な印刷物で不整合やずれが生じる場合があります。
PDFはどのコンピュータで開いても同じで、 書式とレイアウトを維持 するため、意図しないデザインの変更を防げます。
一方で印刷会社側では、PDF内の一部要素を調整することも可能です。これらの修正は文書の全体的なデザインを変えるものではなく、必要に応じて印刷機の設定により適合させるための調整です。例えば、塗り足しやマージンを追加したり、デザイン時に使われていた別のカラーモデルから CMYK へ変換するといった修正が含まれます。
3：PDFは品質を維持できる
PDFはコンテンツの品質を維持でき、 文書内の画像やグラフィックの高解像度を保ちます。PDFを作成する際、デザイナーは DPI （Dots Per Inch：解像度）を高めに設定でき、一般的には 300DPI以上にします。これにより、印刷したときに画像やグラフィックが粗くならず、くっきりと鮮明に出力されます。
さらにPDFはカラーマネジメントにも対応しており、印刷時に文書内の色が正確に再現されるようにできます。特定のブランドカラーを使用している場合や、厳密な色合わせが必要なデザインでは特に重要です。
このようにPDFは、デザイナーの意図どおりの仕上がりを実現し、デザインの高い品質を維持しながら、 ファイルサイズを抑えることができますを高めることでもあります。
4：PDFは安全性が高い
印刷にPDF形式を使う4つ目の利点は、 PDFはセキュリティに優れていることです。機密情報を扱う場合、文書がきちんと保護されていることが重要です。
PDFには、 パスワード保護、電子署名、暗号化など、さまざまなセキュリティ機能があります。これらにより、誰が閲覧・編集・ 印刷できるかを細かく制御できます。を高めることでもあります。
詳しくはこちら: PDFファイルの改ざんを防ぐ方法
5：扱いやすいファイルサイズ
PDFのファイルサイズは、効率的な印刷にも影響します。
その他のファイル形式（Adobe InDesignのINDBやAdobe PhotoshopのPSDなど）はファイルサイズが大きくなりがちで、印刷会社とのやり取りで問題を引き起こすことがあります。これらは特定のソフトで作成され、そのソフトでしか使えない独自機能やレイヤーを含むため、 ネイティブファイルと呼ばれます。ネイティブファイルは、作成元アプリケーションでしか利用できない情報を多く含むため、PDFと比べてかなりファイルサイズが大きくなります。
PDFは印刷用に最適化できます コンテンツの品質を維持しながらファイルサイズを小さくすることで実現できます。画像を圧縮したり、不必要なデータを削除したり、その他の方法を使うことで行います。ファイルサイズを削減することで、PDFはより簡単かつ迅速に転送および印刷できるようになります。
まとめ
以上の理由から、文書を印刷する際にPDF形式を使用するのは賢い選択です。書式を保持し、品質を維持し、編集性・セキュリティ・互換性を提供できることは、文書を作成・印刷する際に考慮すべき重要な要素です。
さらに、 PDFはほとんどすべてのプリンターで広く受け入れられ、サポートされています。そのため、印刷に最も信頼できる形式となっています。PDFの利点を理解することで、印刷時に文書を最適な状態に保ち、他の人とも簡単に共有・閲覧できるようになります。
次に文書を印刷する必要があるときは、 PDF形式にできます。 を使用することを検討してください。最良の結果が得られます。
