Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, βασιζόμαστε σε μεγάλο βαθμό στη δυνατότητα να μοιραζόμαστε και να εκτυπώνουμε τα έγγραφά μας χωρίς δυσκολία. Μορφή Φορητού Εγγράφου (PDF) έχει γίνει η βασική μορφή αρχείου για αυτόν τον σκοπό. Αναπτύχθηκε από την Adobe στις αρχές της δεκαετίας του 1990 και σχεδιάστηκε ώστε να εμφανίζει έγγραφα ανεξάρτητα από λογισμικό εφαρμογών, υλικό και λειτουργικά συστήματα. Γρήγορα έγινε το πρότυπο για διαμοιρασμό και εκτύπωση εγγράφων, και όχι άδικα.
Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε μερικούς από τους βασικούς λόγους για τους οποίους πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε PDF για εκτύπωση. Από τη διατήρηση της μορφοποίησης έως τη διασφάλιση της ποιότητας, τα PDF προσφέρουν μια σειρά από πλεονεκτήματα που τα καθιστούν ιδανική επιλογή για όλες τις ανάγκες εκτύπωσής σας.
5 λόγοι για να χρησιμοποιείτε PDF στην εκτύπωση
1: Διατήρηση της μορφοποίησης
Ένας από τους σημαντικότερους λόγους να χρησιμοποιείτε τη μορφή PDF για εκτύπωση είναι ότι διατηρεί τη μορφοποίηση. Η μορφοποίηση είναι ο τρόπος με τον οποίο το κείμενο και οι εικόνες είναι τοποθετημένα σε μια σελίδα και είναι κρίσιμη για να φαίνεται το έγγραφό σας επαγγελματικό και καλοσχεδιασμένο. Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, η μορφοποίηση εξαρτάται συχνά από το πρόγραμμα και τον υπολογιστή στον οποίο προβάλλεται. Όταν εξάγετε ένα έγγραφο ως PDF, όμως, η μορφοποίηση διατηρείται, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα ή τον υπολογιστή στον οποίο προβάλλεται. Αυτό σημαίνει ότι το έγγραφό σας θα φαίνεται το ίδιο σε κάθε υπολογιστή, κάθε φορά.
Για παράδειγμα, αν δημιουργήσετε ένα διαφημιστικό φυλλάδιο στο Microsoft Word και στη συνέχεια το στείλετε σε ένα τυπογραφείο, μπορεί να μην διαθέτουν την ίδια έκδοση του Word που χρησιμοποιήσατε και το φυλλάδιο να μην φαίνεται το ίδιο στον υπολογιστή τους. Αν όμως εξάγετε το φυλλάδιο ως PDF, η μορφοποίηση θα διατηρηθεί και ο τυπογράφος θα δει το ίδιο φυλλάδιο που δημιουργήσατε εσείς. Αυτό διασφαλίζει συνέπεια και ευανάγνωστο αποτέλεσμα σε όλες τις πλατφόρμες.
2: Τα PDF είναι επεξεργάσιμα
Ένα ακόμη πλεονέκτημα της χρήσης της μορφής PDF για εκτύπωση είναι ότι τα PDF είναι επεξεργάσιμα. Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, μπορείτε εύκολα να κάνετε αλλαγές σε μεμονωμένα στοιχεία του σχεδιασμού. Αλλάξτε τη γραμματοσειρά, προσθέστε εικόνες ή προσαρμόστε τη διάταξη. Όταν στέλνετε ένα έγγραφο σε ένα τυπογραφείο, θέλετε να είστε βέβαιοι ότι ο σχεδιασμός σας παραμένει συνεπής και πιστός στην αρχική σας ιδέα. Η εκτύπωση του εγγράφου μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες και κακή στοίχιση στο τελικό έντυπο.
Τα PDF παραμένουν ίδια, διατηρώντας τη μορφοποίηση και τη διάταξή τους σε κάθε υπολογιστή στον οποίο ανοίγει το αρχείο. Αυτό αποτρέπει ανεπιθύμητες αλλαγές στον σχεδιασμό.
Ωστόσο, για τους τυπογράφους, ορισμένα στοιχεία μπορούν να τροποποιηθούν μέσα στο PDF. Αυτές οι τροποποιήσεις δεν αλλάζουν τον συνολικό σχεδιασμό του εγγράφου· αντίθετα, αυτές οι ρυθμίσεις μπορούν να γίνουν, εφόσον χρειάζεται, ώστε το έγγραφο να προσαρμοστεί καλύτερα στις ρυθμίσεις του πιεστηρίου. Οι τροποποιήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν την προσθήκη ξακρίσματος ή περιθωρίων στο έργο σας ή τη μετατροπή του σε CMYK από άλλο χρωματικό μοντέλο που ενδέχεται να χρησιμοποιήθηκε κατά τον σχεδιασμό.
3: Τα PDF διατηρούν την ποιότητα
Τα PDF διατηρούν την ποιότητα του περιεχομένου διαφυλάσσοντας την υψηλή ανάλυση των εικόνων και των γραφικών μέσα στο έγγραφο. Κατά τη δημιουργία ενός PDF, ο σχεδιαστής μπορεί να ορίσει το DPI (κουκκίδες ανά ίντσα) σε υψηλό επίπεδο, συνήθως 300 DPI ή υψηλότερο. Αυτό διασφαλίζει ότι, όταν το έγγραφο εκτυπώνεται, οι εικόνες και τα γραφικά θα εμφανίζονται καθαρά και ευκρινή, και όχι pixelated ή θολά.
Επιπλέον, τα PDF υποστηρίζουν και διαχείριση χρωμάτων, ώστε τα χρώματα του εγγράφου να αναπαράγονται με ακρίβεια κατά την εκτύπωση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για σχέδια που χρησιμοποιούν συγκεκριμένα εταιρικά χρώματα ή απαιτούν ακριβή αντιστοίχιση χρωμάτων.
Συνολικά, τα PDF προσφέρουν έναν τρόπο να διασφαλίσετε ότι το τελικό έντυπο έγγραφο θα φαίνεται ακριβώς όπως το είχε σχεδιάσει ο δημιουργός, διατηρώντας την υψηλή ποιότητα του σχεδιασμού ενώ κρατάτε το μέγεθος του αρχείου χαμηλότου.
4: Τα PDF είναι ασφαλή
Το τέταρτο πλεονέκτημα της χρήσης της μορφής PDF για εκτύπωση είναι ότι τα PDF είναι ασφαλή. Όταν χειρίζεστε ευαίσθητες πληροφορίες, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφά σας είναι προστατευμένα.
Τα PDF προσφέρουν διάφορες επιλογές ασφαλείας, όπως προστασία με κωδικό πρόσβασης, ψηφιακές υπογραφές και κρυπτογράφηση. Αυτές οι επιλογές ασφαλείας σας επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος μπορεί να βλέπει, να επεξεργάζεται και να εκτυπώνει τα έγγραφά σαςτου.
Περισσότερα σχετικά με: Πώς να αποτρέψετε την τροποποίηση των αρχείων PDF σας από τρίτους
5: Ιδανικό μέγεθος
Το μέγεθος του PDF μπορεί να παίξει ρόλο στην αποδοτική εκτύπωση.
Άλλες μορφές αρχείων (INDB του Adobe InDesign, PSD του Adobe Photoshop κ.λπ.) τείνουν να είναι μεγάλες και μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα όταν κοινοποιούνται στον τυπογράφο. Επειδή δημιουργήθηκαν σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα και έχουν ιδιαίτερα χαρακτηριστικά ή επίπεδα που είναι διαθέσιμα μόνο σε αυτό, αυτά τα αρχεία ονομάζονται native αρχεία. Καθώς περιέχουν πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από την εφαρμογή στην οποία δημιουργήθηκαν, τα native αρχεία είναι σημαντικά μεγαλύτερα από τα PDF.
Τα PDF μπορούν να βελτιστοποιηθούν για εκτύπωση μειώνοντας το μέγεθος του αρχείου ενώ διατηρείται η ποιότητα του περιεχομένου. Αυτό μπορεί να γίνει με συμπίεση εικόνων, αφαίρεση περιττών δεδομένων και άλλες μεθόδους. Με το μειωμένο μέγεθος, τα PDF μπορούν να μεταφέρονται και να εκτυπώνονται πιο εύκολα και γρήγορα.
Συμπέρασμα
Για τους παραπάνω λόγους, η χρήση της μορφής PDF για την εκτύπωση εγγράφων είναι μια έξυπνη επιλογή. Η δυνατότητα διατήρησης της μορφοποίησης, της ποιότητας, καθώς και η επεξεργασιμότητα, η ασφάλεια και η συμβατότητα είναι όλοι σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη δημιουργία και εκτύπωση των εγγράφων σας.
Επιπλέον, τα PDF είναι ευρέως αποδεκτά και υποστηρίζονται από σχεδόν όλους τους εκτυπωτές, γεγονός που τα καθιστά τη πιο αξιόπιστη μορφή για εκτύπωση. Κατανοώντας τα οφέλη των PDF, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας θα φαίνονται άψογα κατά την εκτύπωση και θα μπορούν να κοινοποιούνται και να προβάλλονται εύκολα από άλλους.
Θυμηθείτε, την επόμενη φορά που χρειάζεται να εκτυπώσετε ένα έγγραφο, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή PDF για τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα.
