ビジネス文書でもっとも重要な部分は、議論の余地はありますが、 導入部分です。最初の段階で読者の関心をつかむことが不可欠です。このガイドでは、ビジネス文書で強力な導入文を書くための重要なフレームワークを解説します。このフレームワークは、ほとんどすべてのビジネス文書に応用できます。では、始めましょう。
強い導入文が重要な理由
強い導入文は、文書全体のトーンを決めます。すばらしい公演のオープニングのように、注意を引きつけ、続きを見たいと思わせます。
ビジネス文書では、読者が忙しく気が散っていることが多いため、これはさらに重要です。本を読む人と比べると、誰もアクションやワクワクする展開に満ちたお気に入りの小説を読むときほど、ビジネス文書を読むことに興奮はしません。だからこそ、よいビジネスライターの目標は、文書の中に少しでもワクワク感や興味を生み出すことです。
Situation-Complication-Solution フレームワーク
ビジネス文書の構成方法は数多くありますが、その中でもシンプルで効果的なフレームワークが際立っています。それが Situation-Complication-Solution （SCS）フレームワークです。この手法はコンサルティング会社で広く使われており、レポートやメモ、提案書など、さまざまな種類の文書に応用できます。
SCSフレームワークはシンプルですが強力です。「状況」「複雑化」「解決策」という3つの要素で構成されています。それぞれの要素を見ていきましょう。
1 状況（Situation）
Situation（状況）とは？
状況は、現在の状態を簡潔に説明する冒頭部分です。このパートは 簡潔で と 事実に基づき、その後の議論の舞台を整える必要があります。読者が同意しやすい記述を選ぶことが重要です。共通理解の土台を築けます。
「状況」パートの書き方
状況パートを書くときは、現在の状況をはっきり示す数文程度を目安にしましょう。論争を招くような表現や、細かすぎる説明は避けます。すべての人が合意できるベースラインを作ることで、その後の主張をより説得力のあるものにすることが目的です。
例:
- 「当社の利益率は、過去5年間にわたり着実に低下しています。」
- 「現在、世界が直面している公衆衛生危機は、私たちの日常生活に大きな影響を与えています。」
- 「YouTubeチャンネルは、教育コンテンツを提供する大きな可能性を持っています。」
これらの文はどれも対立を生まない内容であり、読者に受け入れられやすいものです。同時に、「このあと何が起きるのか」を考えさせ、文書の続きを読みたくさせます。
詳細レベルの調整
状況パートにどこまで詳しく書くかは、文書全体の長さや複雑さによって変わります。
- 2ページ程度のメモのような短い文書であれば、1～2段落の簡潔な説明で十分です。
- 50ページや100ページのレポートのような長い文書では、状況パートが数ページに及ぶこともあります。
重要なのは、読み手の興味を引きつけたまま、「この先、状況がどう展開するのか知りたい」と思わせることです。
2 複雑化（Complication）
次に、導入文の2つ目の要素である「複雑化」に移りましょう。ここでは、先ほど説明した状況に対して、複雑さや興味を加える要素を提示します。
Complication（複雑化）とは？
複雑化は、必ずしも「問題」である必要はありません。状況をより複雑または興味深いものにする追加要素でも構いません。予期しない変化や異なる視点、検討すべき複数の選択肢などが含まれます。
例:
- 「効率化を進めてきたにもかかわらず、運用コストが予想外に増加しました。」
- 「顧客基盤は拡大している一方で、顧客満足度スコアは頭打ちの状態です。」
- 「新興テクノロジーが業界を変革しており、機会と同時に課題も生じています。」
それぞれの複雑化は、状況に一層の奥行きを加え、「何がうまくいかないのか」「何を変える必要があるのか」を読者に考えさせます。
効果的な「複雑化」の作り方
複雑化を効果的にするには、このセクションを考えさせる問いで締めくくりましょう。その問いは、提示した複雑化から自然に導かれるものであり、読者に影響や解決策を考えさせるものである必要があります。
問いの例
- 「効率基準を維持しながら、増加する運用コストをどのように抑制できるでしょうか。」
- 「拡大する顧客基盤に合わせて、顧客満足度を向上させるために、どのような戦略を実行できるでしょうか。」
- 「新興テクノロジーを活用しつつ、そのリスクにどのように対処すべきでしょうか。」
問いで締めくくることで、読者は「これらの課題や機会にどう対応していくのか」を知るために、読み進めたくなります。
3 解決策（Solution）
最後に、導入文の3つ目の要素である「解決策」に移りましょう。解決策では、複雑化パートで提示した問いに対して、明確で簡潔な答えを示します。
Solution（解決策）とは？
複雑化と同様に、解決策は特定の問題解決案に限る必要はありません。読者に伝えたい主要メッセージや洞察でも構いません。先ほどの問いに基づき、本編につながる明確な答えを提示しましょう。
ソリューションセクションの作成
ソリューションセクションの最後には、文書の主な構成を概略として示しましょう。詳細な構成説明ではなく、この先に続く主要なアイデアや内容を要約することに重点を置いてください。こうすることで、読者は文書の構成よりも中身に意識を向けたまま、興味を持ち続けることができます。
ソリューション文の例
"当社の運用コストを抑制する戦略は、リソース配分の最適化とサプライヤー契約の再交渉を行い、支出削減と品質維持の両立を図ることです。"
このような形でソリューションを提示することで、読者は続く詳細な議論に備えながら、関心と集中力を保つことができます。
シチュエーション・コンプリケーション・ソリューション・フレームワークの完全な例
シチュエーション・コンプリケーション・ソリューション・フレームワークを効果的に適用する方法を示すために、簡潔な例を見てみましょう。
"当社の利益率はこの5年間、着実に低下しています。さらに今年は、新たな競合他社が当社の国内市場に参入し、市場シェアへの圧力が一段と高まっています。この問題に対して、私たちは何ができるでしょうか？
本レポートでは、製品販売からソリューション販売への転換によって、市場シェアを守りつつ収益性を高める方法を示します。この転換を実現するために必要なプロセスやケイパビリティ、そして実行ロードマップの全体像を明らかにします。"
解説:
シチュエーション: 利益率の低下に関する記述は、現状を客観的に説明することで、議論の土台を築いています。
コンプリケーション: 新たな競合他社の登場により状況は複雑さと緊急性を増し、どのような行動を取るべきかという問いが生まれます。
ソリューション: 提案されたソリューションは、同社の戦略を製品販売からソリューション販売へと転換し、競争圧力への対応と収益性向上の両方を目指すものです。プロセス、必要なケイパビリティ、および実行ロードマップの概要に焦点を当てて、ソリューションの全体像を簡潔に示しています。
まとめ
この シチュエーション・コンプリケーション・ソリューション・フレームワーク を使うことで、ビジネス文書は大きく変わります。現状の説明から始めて、課題を提示し、実行可能なソリューションを示すことで、冒頭から読者を引き込みます。このアプローチは、読者の関心を高めるだけでなく、明確で説得力のある内容で読み手を導くことにもつながります。
次の文書でこのフレームワークを試し、明瞭さと読者の関与がどのように高まるかを体感してください。構造化されたイントロダクションで、読者の関心を引きつけつつ、必要な情報を効果的に伝えるビジネス文書に仕上げましょう。
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