Probablement, la part més crítica d'un document empresarial és la seva introducció. Des del principi, és essencial captar l'interès dels lectors. La nostra guia t'explicarà un marc fonamental per crear introductions potents en els teus documents empresarials. Aquest marc es pot aplicar a gairebé tots els documents empresarials que creïs. Comencem!
La importància d'una introducció sòlida
Una introducció sòlida marca el to de la resta del document. És com el número inicial d'una gran actuació: crida l'atenció i fa que el públic vulgui continuar.
En l'escriptura empresarial això és encara més crític, perquè el teu públic acostuma a estar ocupat i distret. En comparació amb les persones que llegeixen un llibre, ningú estarà mai tan entusiasmat per llegir el teu document empresarial com ho estaria amb la seva novel·la preferida plena d'acció i emoció. Com a bon redactor de documents empresarials, el teu objectiu és generar almenys una mica d'expectació i interès en el document.
Marc Situació-Complicació-Solució
Tot i que hi ha moltes maneres d'estructurar documents empresarials, hi ha un marc que destaca per la seva simplicitat i eficàcia: Situació-Complicació-Solució (SCS). Aquest mètode s'utilitza àmpliament en consultories i es pot adaptar a diversos tipus de documents, des d'informes fins a notes internes o propostes.
El marc SCS és senzill però potent. Consta de tres parts: la situació, la complicació i la solució. Analitzem cadascun d'aquests components!
1 Situació
Què és la Situació?
La situació és el segment inicial on descrius breument l'estat actual de les coses. Aquesta part ha de ser concisa i objectiva, i ha de preparar l'escenari per a la discussió. És crucial triar afirmacions amb les quals el teu públic hi estarà d'acord: això crea una base de comprensió compartida.
Com escriure la secció de Situació
Quan escriguis la part de situació, proposa't redactar unes poques frases que descriguin clarament l'escenari actual. Evita afirmacions controvertides o massa detallades. El teu objectiu és establir un punt de partida que tothom pugui acceptar, fent que els teus arguments posteriors siguin més convincents.
Exemples:
- "El marge de benefici de la nostra empresa ha anat disminuint de manera constant durant els darrers cinc anys."
- "La crisi de salut pública a què s'enfronta actualment el nostre món ha tingut un impacte significatiu en la nostra vida quotidiana."
- "Els canals de YouTube tenen una gran capacitat per ensenyar contingut educatiu."
Cadascuna d'aquestes afirmacions no és controvertida i és probable que el lector l'accepti. També el conviden a pensar en què ve després, cosa que el fa interessar-se per la resta del document.
Ajustar el nivell de detall
La quantitat de detall de la secció de situació depèn de la llargada i la complexitat general del document.
- Per a documents breus, com una nota interna de dues pàgines, n'hi ha prou amb un o dos paràgrafs curts.
- Per a documents més extensos, com un informe de 50 o 100 pàgines, la part de situació pot ocupar algunes pàgines.
La clau és mantenir-la captivadora, deixant el lector amb ganes d'entendre com evolucionarà la situació.
2 Complicació
Ara passem a la complicació, la segona part de la introducció. Aquí és on introdueixes elements que aporten complexitat o interès a la situació descrita.
Què és la Complicació?
La complicació no ha de ser necessàriament un problema; pot ser un factor addicional que faci la situació més complexa o interessant. Això pot incloure canvis inesperats, punts de vista diferents o múltiples alternatives a considerar.
Exemples:
- "Tot i els nostres esforços per augmentar l'eficiència, els costos operatius han augmentat de manera inesperada."
- "Tot i que la nostra base de clients està creixent, les puntuacions de satisfacció s'han estancat."
- "Les tecnologies emergents estan revolucionant el nostre sector, i presenten tant oportunitats com reptes."
Cada complicació introdueix una capa d'intriga, convidant els lectors a pensar en què pot fallar o què caldria canviar.
Com elaborar una complicació atractiva
Perquè la complicació sigui efectiva, acaba aquesta secció amb una pregunta que faci pensar. Aquesta pregunta ha de sorgir de manera natural de la complicació que has presentat i ha d'animar els lectors a considerar les implicacions o possibles solucions.
Exemples de preguntes
- "Com podem mitigar l'augment dels costos operatius mantenint els nostres estàndards d'eficiència?"
- "Quines estratègies podem implementar per augmentar la satisfacció dels clients alhora que creix la nostra base de clients?"
- "Com ens hauríem d'adaptar per aprofitar les tecnologies emergents i alhora gestionar-ne els riscos associats?"
En acabar amb una pregunta, convides els lectors a continuar llegint, amb ganes de descobrir com es tractaran aquests reptes o oportunitats.
3 Solució
Ara passem a l'aspecte de solució de la introducció, la seva última part. La solució ha de donar una resposta clara i concisa a la pregunta plantejada a la secció de complicació.
Què és la Solució?
De manera similar a la complicació, la solució no ha de ser necessàriament una resposta concreta a un problema, sinó que pot ser un missatge clau o una idea principal que vols transmetre. A partir de les preguntes plantejades anteriorment, proporciona una resposta clara que prepari el terreny per al document principal.
Redactar la secció de la solució
Acaba la secció de la solució presentant l'estructura principal del document. En lloc de detallar l'estructura, centra't a resumir les idees clau i els continguts que seguiran. Aquest enfocament manté el lector interessat en el contingut del document i no tant en la seva organització.
Exemple d'una declaració de solució
"La nostra estratègia per reduir els costos operatius consisteix a optimitzar l'assignació de recursos i renegociar els contractes amb els proveïdors, tot mantenint la qualitat i reduint la despesa."
Formula la teva solució d'aquesta manera i prepara el lector per a la discussió detallada que vindrà a continuació, mantenint el seu interès i implicació.
Exemple complet del marc Situació-Complicació-Solució
Per il·lustrar com es pot aplicar de manera efectiva el marc Situació-Complicació-Solució, analitzem un exemple breu:
"Els marges de benefici de la nostra empresa han anat disminuint de manera constant durant els últims cinc anys. A més, nous competidors han entrat aquest any al nostre mercat local, fet que exerceix una pressió addicional sobre la nostra quota de mercat. Què podem fer per abordar aquesta situació?
Aquest informe descriu com un canvi de la venda de productes a la venda de solucions podria defensar la nostra quota de mercat i augmentar la nostra rendibilitat. Ressaltarem quins processos i capacitats necessitem per fer-ho possible i com serà el full de ruta d'implementació."
Explicació:
Situació: La declaració sobre la disminució dels marges de benefici estableix l'escenari descrivint l'estat actual de manera objectiva.
Complicació: La introducció de nous competidors afegeix complexitat i urgència a la situació, i planteja la qüestió de quines accions cal emprendre.
Solució: La solució proposada canvia l'estratègia de l'empresa, de la venda de productes a la venda de solucions, amb l'objectiu d'afrontar la pressió competitiva i millorar la rendibilitat. La solució es descriu breument, centrant-se en els processos, les capacitats i el full de ruta d'implementació.
Per acabar
Fer servir el marc Situació-Complicació-Solució pot transformar els teus documents empresarials. Captiva els lectors des de l'inici exposant la situació actual, introduint els reptes i proposant solucions pràctiques. Aquest enfocament no només genera interès, sinó que també guia el teu públic a través d'un contingut clar i persuasiu.
Prova d'utilitzar aquest marc en el teu proper document i comprova com millora la claredat i la implicació del lector. Fes que els teus documents empresarials siguin més convincents amb introduccions estructurades que captiven i informen amb eficàcia.
Aconsegueix flexibilitat documental amb PDF2Go!
Converteix, edita i millora els teus documents empresarials fàcilment en línia amb PDF2Go!
Aquest conjunt d'eines potent està dissenyat per gestionar una àmplia varietat de tasques relacionades amb PDF, cosa que el fa indispensable per a la comunicació empresarial.
Tant si crees com si reps fitxers, canvia de format fàcilment a TXT, PDF, o converteix-los des de PDF a Word, Excel, PowerPoint, i més. Assegura't que els teus documents estiguin sempre en el format adequat per a les teves necessitats.
A més de la conversió de fitxers, PDF2Go ofereix diverses altres funcions per optimitzar el teu flux de treball documental:
- Protegeix els teus PDFs: Protegeix els teus documents PDF davant d'accessos, còpies o impressions no autoritzades afegint una contrasenya i encriptant el fitxer. Això garanteix que la informació empresarial sensible es mantingui confidencial.
- Comprimir PDFs: Redueix la mida dels teus PDFs sense comprometre la qualitat. És especialment útil per compartir documents grans per correu electrònic o plataformes en línia.
- Conversió a PDF/A: Converteix documents empresarials a formats fitxers PDF/Aconformes amb la norma ISO, llestos per a l'emmagatzematge i l'arxivament a llarg termini. Això garanteix que els teus documents es conservin en un format estandarditzat per a consultes futures.
Amb PDF2Go, pots optimitzar el teu flux de treball documental i garantir que els teus documents empresarials siguin sempre segurs, accessibles i en el format òptim per a qualsevol situació. Prova-ho avui mateix i gaudeix de la comoditat i l'eficiència d'un conjunt complet d'eines PDF.
