비즈니스 문서에서 가장 중요한 부분은 아마도 도입부입니다. 문서의 시작부터 독자의 관심을 사로잡는 것이 중요합니다. 이 가이드는 비즈니스 문서에서 강력한 도입부를 작성하는 핵심 프레임워크를 안내합니다. 이 프레임워크는 거의 모든 비즈니스 문서에 적용할 수 있습니다. 그럼 시작해 볼까요?
강력한 도입부의 중요성
강력한 도입부는 문서 전체의 톤을 결정합니다. 훌륭한 공연의 오프닝 무대처럼, 먼저 시선을 끌고 나머지 내용을 계속 보고 싶게 만듭니다.
비즈니스 글쓰기에서는 독자가 바쁘고 산만한 경우가 많기 때문에 이 점이 더욱 중요합니다. 책을 읽는 사람들과 비교하면, 누구도 액션과 흥미진진한 내용이 가득한 좋아하는 소설을 읽을 때만큼 비즈니스 문서를 읽는 것에 설레지 않을 것입니다. 따라서 좋은 비즈니스 글쓴이의 목표는 문서에 최소한의 흥미와 관심이라도 불러일으키는 것입니다.
Situation-Complication-Solution 프레임워크
비즈니스 문서를 구성하는 방법은 많지만, 그중 단순하면서도 효과적인 프레임워크가 하나 있습니다. 바로 Situation-Complication-Solution (SCS) 프레임워크입니다. 이 방법은 컨설팅 회사에서 널리 사용되며, 보고서, 메모, 제안서 등 다양한 문서 유형에 맞게 응용할 수 있습니다.
SCS 프레임워크는 단순하지만 강력합니다. 상황(Situation), 복잡 요소(Complication), 해결방안(Solution)이라는 세 부분으로 구성됩니다. 각 요소를 차례로 살펴보겠습니다!
1 Situation
Situation이란?
Situation은 현재 상태를 간략히 설명하는 도입 부분입니다. 이 부분은 간결하고 및 사실에 기반하며논의를 위한 무대를 마련해야 합니다. 독자가 동의할 만한 문장을 선택하는 것이 중요합니다. 그래야 공통된 이해 기반을 쌓을 수 있습니다.
Situation 부분 작성 방법
Situation을 작성할 때는 현재 상황을 명확하게 설명하는 몇 문장 정도를 목표로 하세요. 논쟁의 여지가 크거나 지나치게 세부적인 내용은 피합니다. 모두가 동의할 수 있는 기준선을 설정해 이후에 이어질 주장에 더 설득력을 부여하는 것이 목표입니다.
예시:
- "당사 기업의 이익률은 지난 5년간 꾸준히 감소해 왔습니다."
- "현재 전 세계가 겪고 있는 공중 보건 위기는 우리의 일상생활에 상당한 영향을 미쳤습니다."
- "YouTube 채널은 교육 콘텐츠를 전달하는 데 매우 큰 잠재력을 가지고 있습니다."
이러한 문장들은 논쟁의 여지가 적고 독자가 수용하기 쉽습니다. 또한 독자가 다음에 어떤 내용이 올지 생각하게 만들어, 문서의 나머지 부분에 관심을 갖게 합니다.
세부 수준 조정하기
Situation 부분에 담을 세부 정보의 양은 문서의 전체 길이와 복잡도에 따라 달라집니다.
- 두 페이지 분량의 메모처럼 짧은 문서라면 한두 개의 짧은 단락이면 충분합니다.
- 50~100페이지 분량의 긴 보고서라면, Situation 부분이 몇 페이지에 걸쳐 이어질 수도 있습니다.
핵심은 독자의 흥미를 유지하는 것입니다. 독자가 상황이 앞으로 어떻게 전개될지 더 알고 싶도록 만드는 것이 중요합니다.
2 Complication
이제 도입부의 두 번째 부분인 Complication으로 넘어가 보겠습니다. 이 부분에서는 앞에서 설명한 상황에 복잡성이나 흥미를 더하는 요소를 소개합니다.
Complication이란?
Complication은 꼭 문제일 필요는 없습니다. 상황을 더 복잡하거나 흥미롭게 만드는 추가 요소일 수 있습니다. 예를 들어 예상치 못한 변화, 상충되는 관점, 고려해야 할 여러 대안 등이 포함될 수 있습니다.
예시:
- "효율성을 높이기 위한 노력을 기울였음에도 불구하고 운영 비용이 예상치 못하게 증가했습니다."
- "고객 기반은 성장하고 있지만 고객 만족도 점수는 정체되어 있습니다."
- "새로운 기술이 우리 산업을 혁신하며, 기회와 도전을 동시에 가져오고 있습니다."
각 Complication은 흥미 요소를 더해, 무엇이 잘못될 수 있는지 혹은 무엇을 바꿔야 할지 독자가 생각해 보도록 만듭니다.
매력적인 Complication 작성하기
Complication을 효과적으로 만들기 위해서는 이 부분을 생각을 자극하는 질문으로 마무리하는 것이 좋습니다. 이 질문은 앞에서 제시한 Complication에서 자연스럽게 도출되어야 하며, 독자가 그 의미나 가능한 해결책을 고민해 보도록 유도해야 합니다.
질문 예시
- "효율성 기준을 유지하면서 증가하는 운영 비용을 어떻게 완화할 수 있을까요?"
- "성장하는 고객 기반과 함께 고객 만족도를 높이기 위해 어떤 전략을 도입할 수 있을까요?"
- "새롭게 떠오르는 기술의 잠재력을 활용하면서, 그에 수반되는 위험을 관리하기 위해 우리는 어떻게 대응해야 할까요?"
질문으로 마무리하면, 독자는 이러한 도전 과제나 기회를 어떻게 다룰지 알고 싶어 하며 계속해서 문서를 읽게 됩니다.
3 Solution
이제 도입부의 마지막 부분인 Solution으로 넘어가 보겠습니다. Solution은 Complication 부분에서 제기한 질문에 대해 명확하고 간결한 답을 제시해야 합니다.
Solution이란?
Complication과 마찬가지로, Solution도 반드시 구체적인 문제 해결책일 필요는 없습니다. 전달하고자 하는 핵심 메시지나 인사이트가 될 수도 있습니다. 앞에서 제기한 질문들을 바탕으로, 본문을 전개하는 방향을 제시하는 명확한 답을 제공하세요.
솔루션 섹션 작성하기
솔루션 섹션의 마지막에는 문서의 전체 구조를 개략적으로 제시하세요. 세부 구조를 설명하기보다는, 이후에 이어질 핵심 아이디어와 내용을 요약하는 데 초점을 맞추세요. 이렇게 하면 독자가 문서의 구성보다 내용 자체에 집중하도록 도와주고, 관심을 유지할 수 있습니다.
솔루션 문장 예시
"운영 비용을 절감하기 위한 우리의 전략은 자원 배분을 최적화하고 공급업체 계약을 재협상하는 것이며, 비용을 줄이면서 품질을 유지하는 데 중점을 둡니다."
이와 같은 방식으로 솔루션을 제시해 독자가 이어지는 상세한 논의를 준비할 수 있도록 하고, 관심과 몰입을 유지하세요.
상황-복잡성-솔루션 프레임워크 전체 예시
상황-복잡성-솔루션 프레임워크를 어떻게 효과적으로 적용할 수 있는지 보여주기 위해, 간단한 예시를 살펴보겠습니다.
"지난 5년 동안 우리 회사의 이익률은 꾸준히 하락해 왔습니다. 더불어 올해에는 새로운 경쟁사들이 우리 국내 시장에 진입해 시장 점유율에 추가적인 압박을 가하고 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 우리는 무엇을 할 수 있을까요?
본 보고서는 제품 판매에서 솔루션 판매로 전략을 전환함으로써 우리의 시장 점유율을 방어하고 수익성을 높일 수 있는 방법을 설명합니다. 이를 실현하기 위해 필요한 프로세스와 역량, 그리고 구현 로드맵이 어떻게 구성되는지 강조해 보여드리겠습니다."
설명:
상황: 이익률 하락에 대한 서술은 현재 상황을 객관적으로 설명하며 논의의 기반을 마련합니다.
복잡성: 새로운 경쟁사의 등장은 상황에 복잡성과 긴박감을 더해, 어떤 조치를 취해야 할지에 대한 질문을 불러일으킵니다.
솔루션: 제안된 솔루션은 회사의 전략을 제품 판매에서 솔루션 판매로 전환해 경쟁 압박에 대응하고 수익성을 개선하는 것을 목표로 합니다. 솔루션은 필요한 프로세스, 역량, 그리고 구현 로드맵에 초점을 맞춰 간략히 제시됩니다.
마무리
이 상황-복잡성-솔루션 프레임워크 를 활용하면 비즈니스 문서를 새로운 수준으로 개선할 수 있습니다. 현재 상황을 제시하고, 도전 과제를 소개하며, 실질적인 해결책을 제안함으로써 시작부터 독자의 관심을 끌 수 있습니다. 이 접근 방식은 독자의 관심을 유도할 뿐 아니라, 명확하고 설득력 있는 콘텐츠를 통해 읽는 이들을 자연스럽게 안내합니다.
다음 문서에서 이 프레임워크를 적용해 보고, 명확성과 독자 참여도가 어떻게 향상되는지 확인해 보세요. 구조화된 도입부로 독자의 관심을 사로잡고 유익한 정보를 제공해, 비즈니스 문서를 더욱 설득력 있게 만드세요!
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