就職活動では、履歴書をATS対応にすることは「あると良い」ではなく「必須」です。多くの企業は 採用管理システム（ATS） を使って、履歴書が人事担当者に届く前の段階でふるいにかけます。履歴書がATS向けに最適化されていないと、採用担当者の目に触れることすらないかもしれません。では、PDFは採用管理システムを通過するのに最適なファイル形式なのでしょうか？
詳しく見ていきましょう。
ATSとは何か、その重要性とは？
ATSソフトウェアは、 特定のキーワード、職種名、スキルに基づいて履歴書をスキャンし、分類・ランク付けします。これにより、採用担当者は不適切な候補者をすばやく絞り込むことができ、採用プロセスの効率が向上します。
しかし、たとえ高いスキルがあっても、履歴書のフォーマットが適切でないとATSの選考を通過できない場合があります。
PDFは本当にATSフレンドリーか？
PDF は、一般的にプロフェッショナルで整った形式と見なされていますが、ATSとの互換性はシステムによって異なります。
PDFのメリット：
- デバイスやプラットフォームが変わっても、レイアウトを一定に保てる。
- 履歴書を整ったプロフェッショナルな印象に見せられる。
PDFのデメリット：
- 一部のATSソフトウェアは、埋め込みフォントや複雑なレイアウトの処理が苦手。
- 古いシステムでは、PDFからテキストを解析しづらい場合がある。
- 画像から作成されたスキャンPDFは、ATSが読み取ることができない。
採用管理システムはPDF履歴書をどう処理する？
「PDFで見た目がきれいなら、そのままATSにも対応している」というのはよくある誤解です。実際はそれほど単純ではありません。ATSは履歴書をスキャンして キーワードを識別し、 職種名、企業名、スキルなどのテキスト情報を解析します。
履歴書をATSフレンドリーにするには、次のポイントを守りましょう。
- 次のような標準フォントを使用する： Arial または Times New Roman.
- レイアウトは1カラム（1列）のみにする。
- 画像、グラフィック、表、装飾要素は使用しない。
- 読みやすさを保つために、適切な行間と配置を心がける。
多くのATSは履歴書を1行ずつ読み込むため、複数カラムや特殊なレイアウトなど、読み取りの流れを妨げる要素があると選考に不利になることがあります。
ATS向けに適した履歴書フォーマット
PDF（Portable Document Format）- 最有力候補
- レイアウトや書式設定をそのまま保持できる。
- 多くのATSソフトウェアと互換性がある。
- スキャンPDFはATSが画像として認識してしまうため避ける。
DOCX（Microsoft Word）- 広く受け入れられている形式
- ATSが解析しやすい。
- 採用担当者が内容を編集・調整しやすい。
- 使用するソフトウェアのバージョンによってはレイアウトが崩れることがある。
プレーンテキスト（TXT）- 安全だがシンプル
- 完全に読み取り可能であることを保証できる。
- 装飾的なレイアウトが使えず、見た目の印象に欠ける。
避けるべき形式
- JPEG、PNG、またはスキャンPDF - ATSは画像を読み取ることができません。
- 古いWord形式（DOC） - 一部のATSはレガシー形式の処理が苦手な場合があります。
最良の結果を得るには、テキストベースで、整理されたレイアウトのPDFを使用しましょう。迷った場合は、履歴書を DOCX で提出するのも安全な選択肢です。
履歴書をPDFに書き出す方法
履歴書をPDFとして書き出す際、少しの工夫で結果が大きく変わります。
- 次のようなプログラムで履歴書を作成し Microsoft Word または Googleドキュメント シンプルでATSに対応したテンプレートを使いましょう。
- DOCX形式での提出を求められた場合は、体裁が整い、プロフェッショナルな形式になっているか確認してください。
- 直接PDFとして保存できない場合は、 PDFコンバーター を使って、ATSに対応した形式を維持しましょう。
追加のヒント
- PDF内のテキストが 選択可能. であることを必ず確認してください。画像ベースのファイルになっていないかを確認します。最も簡単な方法は、PDFリーダーで文書を開き、 Ctrl + A (Cmd + A on macOS) を押してすべての要素を選択することです。すべてのテキストが選択できれば問題ありません。
- ATS用の履歴書スキャナーでテストし、どの程度うまく処理されるか確認しましょう。
避けるべき一般的な書式設定ミス
ファイル形式が正しくても、不適切な書式設定によって選考に不利になることがあります。
避けるべき代表的なミスは次のとおりです。
- 装飾的なフォントや過度な太字・斜体の使用。
- 正しく読み取られない可能性のあるヘッダーやフッターの追加。
- 箇条書きではなく表を使って職務内容をレイアウトすること。
- ATSが解釈できない画像、ロゴ、装飾要素の挿入。
まとめ
ATSに対応した履歴書は、現代の採用市場で注目されるための重要な手段です。PDFは最適な形式であることが多いものの、ATSで問題が起きないよう正しくフォーマットされている必要があります。レイアウトはシンプルかつ見やすく保ち、不要なグラフィックは避け、テキストが機械と人の両方にとって読みやすいことを常に確認してください。
これらのベストプラクティスに従うことで、ATSによる最初のスクリーニングを通過し、面接の機会を得られる可能性が高まります。
