Quan parlem de documents digitals, hi ha més del que es veu a simple vista. Darrere de cada arxiu PDF s'amaga un tresor d'informació conegut com a metadades. Però, exactament, què són les metadades PDFi per què són importants? En aquest article ens centrarem en aquest tema, analitzant-ne la rellevància i com pots comprovar les metadades dels teus PDFs.
Què són les metadades PDF?
El terme metadades significa literalment 'dades sobre dades.' . Es refereix a la informació addicional que aporta context, estructura i significat a altres dades. Les metadades descriuen diversos atributs de les dades principals, com ara l'origen, el format, el contingut i l'ús. En essència, les metadades funcionen com un mapa de carreteres que ajuda els usuaris a entendre i navegar pel vast paisatge de la informació digital.
Per què són importants les metadades PDF?
Quan interactuem amb arxius PDF, sovint ens centrem en el contingut visible, com ara el text, les imatges i el format. No obstant això, en segon pla hi ha les metadades, que ofereixen informació valuosa que pot millorar la gestió de documents, verificar l'autenticitat i protegir la privadesa.
Per tant, metadades PDF són importants per diversos motius:
- Organització de documents: Les metadades com el títol, l'autor i la data de creació ajuden a organitzar i classificar els arxius PDF de manera eficient. Això facilita la cerca i la recuperació de documents concrets quan cal.
- Verificació de documents: Les metadades poden servir per verificar l'autenticitat i la integritat dels arxius PDF. Detalls com el nom de l'autor i la data de creació poden ajudar a confirmar l'origen del document i garantir que no s'hagi manipulat.
- Investigacions digitals: En contextos legals o forenses, les metadades poden ser proves crucials. Poden ajudar a establir la cadena de custòdia d'un document, seguir-ne les revisions i oferir informació sobre la seva història i context.
- Privadesa i seguretat: Les metadades poden contenir informació sensible que els usuaris poden no voler compartir, com ara el nom de l'autor, la ubicació o l'afiliació a una organització. Entendre i gestionar les metadades pot ajudar a evitar filtracions involuntàries de dades i protegir la privadesa.
- Col·laboració i comunicació: Quan es col·labora en projectes o es comparteixen documents, les metadades aporten un context valuós i transparència. Saber qui ha creat un document i quan s'ha creat ajuda a mantenir la claredat i la responsabilitat.
En general, les metadades PDF milloren la usabilitat, l'autenticitat i la seguretat dels documents digitals, fet que les converteix en un element essencial de la gestió i la comunicació de documents en diversos àmbits.
Com s'emmagatzemen les metadades en els arxius PDF?
Les metadades en els arxius PDF s'emmagatzemen mitjançant diversos mecanismes. Un d'aquests mecanismes és l'Info Dictionary (o info dict), que forma part del PDF des de la versió 1.0. Aquest diccionari conté informació general sobre l'arxiu PDF mitjançant un conjunt d'entrades d'informació del document. Aquestes entrades són parelles simples de dades formades per una clau i un valor corresponent.
A partir de la versió 1.1 de PDF hi ha vuit claus predeterminades que es poden omplir opcionalment:
- Autor: Indica qui ha creat el document.
- Data de creació: Especifica la data i l'hora en què s'ha creat el document.
- Creador: Identifica l'aplicació o biblioteca d'origen utilitzada per crear el document.
- Productor: Indica el producte que ha creat el PDF. En versions anteriors, podia ser una aplicació com Microsoft Word per crear el document i Acrobat Distiller per convertir-lo a PDF.
- Matèria: Descriu de què tracta el document.
- Títol: Representa el títol del document.
- Paraules clau: Conté paraules clau que descriuen el contingut del document, separades per comes.
- ModDate: Indica la data i l'hora de l'última modificació del document.
És important tenir en compte que els valors de l'Info Dictionary han de ser text; no s'hi permet cap altre tipus de dades. A més, les aplicacions poden afegir els seus propis conjunts de dades a l'info dictionary, cosa que ofereix més personalització i flexibilitat en l'emmagatzematge de metadades dins dels arxius PDF.
Estàndards de metadades PDF
Els estàndards de metadades PDF tenen un paper essencial a l'hora d'enriquir els arxius PDF amb informació necessària per a diversos propòsits.
Aquests són alguns estàndards destacats:
PDF/X i PDF/A: Són subestàndards PDF que requereixen l'ús d'unes metadades específiques. Per exemple, en un fitxer PDF/X-1a hi ha d'haver metadades que indiquin si el fitxer PDF ha estat trampejat. El GWG ad ticket ofereix un mètode estandarditzat per incloure metadades publicitàries en un fitxer PDF mitjançant XMP.
PDF certificat: És un mecanisme propietari orientat a incrustar metadades relacionades amb el preflight. Indica si un fitxer PDF, pensat per ser imprès per impremtes comercials o diaris, ha estat sotmès a les comprovacions adequades de totes les fonts necessàries, imatges amb resolució suficient i altres requisits d'impressió.
Especificació GWG Processing Steps: Un estàndard relativament nou dissenyat per estandarditzar la inclusió d'informació de producció per a la indústria gràfica en fitxers PDF. Aquesta especificació utilitza objectes addicionals i metadades per incloure detalls sobre troquelat, relleu, envernissat i altres processos de producció. L'estandardització d'aquesta informació facilita la col·laboració i l'automatització entre marques, agències de disseny, conversors i impremtes en el flux de treball de producció.
Descobreix les metadades del PDF
Ara bé, com pots comprovar les metadades ocultes dins dels teus fitxers PDF? Afortunadament, hi ha diversos mètodes per fer-ho. Un enfocament habitual és utilitzar aplicacions de programari dissenyades específicament per visualitzar metadades.
Per veure les metadades en un document PDF, pots utilitzar Adobe Readero Adobe Acrobat. Només cal que obris el fitxer PDF i vagis a l'opció "Propietats" al menú Fitxer.
Eines en línia gratuïtes com Metadata2Go.com ofereixen una manera pràctica d'accedir i examinar ràpidament les metadades (sense necessitat d'instal·lar cap programari).
Metadata2Go
Metadata2Go Free Online EXIF Viewer és una eina potent dissenyada per oferir un accés fàcil a les metadades ocultes dins dels fitxers.
Només has d'arrossegar i deixar anar o pujar el teu fitxer, i Metadata2Go revelarà totes les metadades que hi ha amagades!
Una de les funcions clau de Metadata2Go és la seva capacitat per extreure informació valuosa dels teus fitxers independentment del tipus de fitxer. Tant si treballes amb imatges, documents, vídeos, àudio o llibres electrònics, obtén les teves metadades en només uns quants clics!
A més de la seva versatilitat, Metadata2Go dona prioritat a la privadesa i seguretat. L'eina tracta els fitxers amb una seguretat del 100%, assegurant que la informació sensible es manté protegida durant tot el procés de visualització de metadades.
Com afegir o editar metadades?
Afegir o editar metadades en fitxers PDF es pot fer amb diferents aplicacions i eines de programari. Per exemple, programes populars com Microsoft Word, Adobe InDesign, o Adobe Photoshopofereixen opcions per definir metadades.
A Adobe InDesign, pots accedir al menú "File Info" per especificar detalls com el títol del document, la descripció, l'autor, les paraules clau i la informació de drets d'autor. Quan el disseny s'exporta a PDF, aquesta informació s'incrusta als camps de metadades del PDF.
Eines d'edició de PDF com Adobe Acrobat Professional permeten als usuaris afegir o editar metadades. Algunes eines poden oferir connectors per a tipus específics de metadades, fet que facilita la introducció de dades o proporciona directrius clares per introduir la informació. A més, hi ha diverses eines en línia disponibles que permeten editar metadades.
Per acabar
Examinar metadades PDF no és només una qüestió de curiositat; es tracta de garantir transparència, autenticitat i seguretat. Entenent les metadades associades a un fitxer PDF, pots verificar-ne l'origen, seguir-ne les revisions i avaluar-ne la fiabilitat.
A més, conèixer les metadades que contenen els teus documents et permet prendre les precaucions necessàries per protegir la informació sensible i mantenir els estàndards de privadesa.
Així que, la propera vegada que trobis un fitxer PDF, recorda aprofundir en les seves metadades; et pot sorprendre el que hi descobriràs.
